Organisaatiot käyttävät aloitusraportteja edistääkseen tiettyjen hankkeiden tai työpaikkojen edistymistä toiminnan aloittamisen jälkeen. Aloitusraportin osat vaihtelevat arvioitavan hankkeen tai työn tyypin mukaan. Alustavan raportin tekijät valitsevat yleiset perustekijät, jotka ovat olennaisia asiakirjan sisällyttämiseksi. Niihin voi sisältyä johdanto, jakso, joka päivittää edistymistä, selvitys arviointimenetelmistä, säännökset vaatimustenmukaisuudesta, taloudelliset yksityiskohdat ja lisävarusteet. Raportti voi päättyä yhteenvetoarviointiin ja siihen liittyviin liitteisiin.
Esittelyssä projekti
Kuten nimestä käy ilmi, "aloitus" -raportissa kuvataan hankkeen käynnistämisen aikana saavutettua edistystä. Johdanto sisältää kuvauksen projektista ja sen tarkoituksesta, ja siihen voi sisältyä alkuarvioinnin tarkoitus ja kopio kysymyksistä.
Metodologia
Kertomuksessa olisi selitettävä käyttämänsä menetelmät. Siinä on annettava yksityiskohtaisia tietoja menestyksen mittaamiseen käytetyistä indikaattoreista ja siitä, miten arvioinnista kerättyjä tietoja käytetään. Jos arvioinnissa kysytään kysymyksiä, sisällytä tietolähteet, kuten projektityöntekijät, erityiset asiakirjat ja tietueet.
Progress-päivitys
Päivityksen osio voi seurata metodologian selitystä. Tähän jaksoon sisältyvät aikataulun mukaiset tavoitteet ja toimet, jotka on täytetty raportin päivämäärään saakka. Projektin aikataulusta poikkeamat tai muutokset otetaan huomioon myös edistymispäivityksen osassa.
Vaatimustenmukaisuuden tiedot
Jos hanketoiminnoissa on noudatettava määräyksiä tai organisaatiota koskevia ohjeita, on annettava yksityiskohtaiset tiedot noudattamisesta erillisessä osassa. Tämä sisältää kaikki sovellettavat liittovaltion, valtion tai paikalliset vaatimukset, jotka projektin on täytettävä.
Taloudelliset tiedot ja muut tarpeet
Anna yksityiskohtaiset tiedot hankkeen varainhoidosta, mukaan lukien arvio siitä, pysyykö hanke talousarvion sisällä. Seuraavassa osassa on esitettävä, mitä hankkeen johtajia on jatkettava ja lopetettava, kuten materiaalit, laitteet, tarvikkeet, työvoima ja lisärahastot. Selitä, miten nämä tarpeet vaikuttavat hankkeen tulevaan työhön.
Yhteenveto
Alustavan raportin yhteenveto-osana voi olla tiivis hankkeen arviointi tähän mennessä. Yhteenveto voi sisältää suosituksia jatkuvasta edistymisestä.
liitteet
Raportissa käytettävät viittaukset, joita yleisesti viitataan raportin tekstissä, on määritelty yksityiskohtaisesti liitteessä. Hankkeen kaikki asiaankuuluvat asiakirjat sisältyvät aloitusraportin liitteisiin.
