Yritysten omistajille ja palveluntarjoajille ei ole epätavallista alittaa asiakkaita. Jos esimerkiksi olet web-suunnittelija ja hanke, jossa työskentelet, vie enemmän aikaa ja vaivaa kuin luulit, saatat haluta veloittaa enemmän. Tällöin on järkevää antaa asiakkaalle veloitusmuistio tai veloitusilmoitus. Tätä asiakirjaa käytetään laajalti kaikilla toimialoilla, jotta laskutusta, pankkitapahtumia ja muita tapahtumia voidaan lisätä.
vinkkejä
-
Veloitusmuistio tai maksukortti on myyjien antama lomake, joka ilmoittaa asiakkaille, että niitä ei ole laskutettu tai veloitettu riittävästi. Sen tehtävänä on hallita erääntyneen laskun erää ja korjata laskutusvirheet.
Mikä on veloitusmuistio?
Oletetaan, että omistat digitaalisen markkinointitoimiston, ja yksi asiakkaistasi pyytää lisäpalveluja tilauksen tekemisen jälkeen.Voit joko antaa debit-muistion tai uuden laskun, joka kattaa nämä palvelut. Jos valitset ensimmäisen vaihtoehdon, on välttämätöntä tallentaa maksukortti kuukausittaisesta erääntyneiden saamisten selvityksestä.
Pankit antavat veloitusmuistioita, jotka ilmoittavat asiakkaille maksuista lainoista, koroista, palautetuista sekkihinnoista, DDA: n veloitus- ja luottokuluista jne. Tätä asiakirjaa voidaan käyttää myös veloittamaan palkkio tai korvata asiakastilillä jäljellä oleva luottotase. Ajattele sitä epävirallisena laskuna.
Debit vs. luottomaksut
Yrityksen omistajana on tärkeää, että ymmärrät eron maksu- ja luottomaksujen välillä. Jälkimmäistä käytetään pienentämään määrää, jonka ostaja on myyjälle. Ostajat kirjaavat tämän velkojen saldon vähenemisen, kun taas myyjät kirjaavat sen myyntisaamisiin.
Yleensä yritykset antavat luottolomakkeen, kun asiakkaalta veloitettavat maksut ovat liian korkeat. Esimerkiksi tehdas voi laskea 2 000 dollarin laskun 200 yksikköä kohti, kun kukin yksikkö maksaa 10 dollaria. Ostaja ilmoittaa tehtaalle, että viisi yksikköä on viallinen. Tällöin tehdas voi myöntää $ 50 luottolomakkeen ja tallentaa tapahtuman myyntisaamisiinsa.
Luottolomakkeessa määritetty summa voidaan palauttaa ostajalle tai hakea ostosta. Debit-muistion tavoin tämä asiakirja on yleensä edellisen laskun yhteydessä. Molemmissa asiakirjoissa on tarkoitus korjata laskutusvirheet ja laskuvirheet.
Debit-muistion luominen
Veloitusmuistio on suhteellisen helppo luoda. Selvitä ensin, kuinka paljon rahaa asiakkaasi velkaa. Valitse seuraavaksi formaatti, kuten maksulipu tai kirjallinen kirje. Lisää seuraavat tiedot veloitusilmoitukseen:
- Asiakkaan nimi ja yritystiedot
- Yrityksen nimi ja yhteystiedot
- Yrityksen verotunnus
- Asiakkaan viitenumero (valinnainen)
- Laskun numero ja päivämäärä
- Lyhyt kuvaus ostetuista tavaroista tai palveluista
- Ostajan velka
- Maksuehdot, mukaan lukien mahdolliset myöhästymismaksut
Ilmoita syy, miksi olet antanut maksukortin. Kuvailkaa, mitä on maksettu ja miksi. Käytä ammattimaista sävyä. Jos veloitusilmoitus liittyy edelliseen laskuun, lisää sen numero muistiinpanoon. Oletusasetuksista riippuen voit käyttää taulukkolaskentaohjelmaa, tekstinkäsittelyohjelmaa, laskutusohjelmistoa tai maksutapahtumamalleja. Monet sivustot, kuten Smartsheet, Template.net ja Biztree, tarjoavat ilmaisia malleja, jotka voidaan räätälöidä tarpeidesi mukaan. Sinun tarvitsee vain täyttää, ladata ja tulostaa lomake.
Kun olet valmis, lähetä veloitusmuisti asiakkaillesi. Jos he eivät maksa ajoissa, luo ja lähetä toinen veloitus. Harkitse QuickBooksin kaltaista ohjelmistoa, jotta voisit pitää kirjaa debet- ja luottoilmoituksista, laskuista ja muista taloudellisista asiakirjoista.
