Tehokkaan liiketoimintaraportin kirjoittamiseen on useita ominaisuuksia. Esimerkiksi esimiehen on esitettävä raportit etukäteen, jotta ne sisältävät kaikki tarvittavat tiedot. Lisäksi johtajien tulisi selittää erityisiä ehtoja tai sanoja, jotka ovat tyypillisen lukijan tietopohjan ulkopuolella. Viisi keskeistä ominaisuutta korostavat kuitenkin tehokkaimpia liiketoimintaraportteja.
täydellisyys
Raporttien on oltava täydellisiä siinä, mitä he yrittävät välittää. Paras tapa varmistaa täydellisen raportin kirjoittaminen on varmistaa, että kattat kaikki tavoitteet. Markkinointitutkimusraportin tavoitteet voivat olla esimerkiksi asiakastyytyväisyystason määrittäminen tuotteilla, hinnoilla ja asiakaspalveluilla. Tavoitteena voi olla myös selvittää, miksi jotkut asiakkaat ovat lopettaneet tuotteiden tai palveluiden ostamisen. Tyypillisen liiketoimintaraportin rakenne sisältää johdannon, rungon ja johtopäätöksen. Sinun tulisi myös sisällyttää yhteenveto johtajille tai kollegoille, joilla on vain aikaa tarkastella raporttisi tuloksia. Käytä tiivistelmäsi yhteenvedossa ja korosta vain tärkeimmät kohdat tai havainnot.
tarkkuus
Raporttien tulee aina olla tarkkoja, kun mainitaan tosiasioita tai lukuja. Esimerkiksi markkinointipäälliköt saattavat haluta jakaa raportteihinsa taloudellisia tietoja. Rahoituspäällikkö voi tarjota markkinointitutkimuksen johtajalle neljännesvuosittaiset myynti- ja tulosluvut kahdelle eri vuodelle. Markkinointitutkimuspäällikön tehtävänä on ilmoittaa nämä myynnit ja voitot tarkasti, kun ne sisällytetään raporttiin. Samoin sinun tulee varmuuskopioida joitakin lausuntojasi viittauksilla. Siksi sinun on varmistettava, että ymmärrät täysin toisen tekijän lausunnot, ennen kuin teet niihin viittauksia.
Yksinkertaisen kielen käyttäminen
Raportin viestin pitäisi olla yksinkertainen verkkosivuston Entrepreneur mukaan mukaan. Sinun pitäisi kirjoittaa raportit ikään kuin osoittaisit jonkun, jolla on nuorempi korkea-asteen koulutus. Käytä yksinkertaisia sanoja ja selityksiä abstrakteja ideoita tai aiheita varten. Johtajan tulisi myös välttää teknisten termien käyttäminen, kun hän osoittaa yleisön jäseniä kentän ulkopuolelta. Esimerkiksi markkinointitutkimuksen ammattilaisissa olisi käytettävä sanoja "monivalinta" ja "täynnä tyhjiä" markkinointitutkimusten "avoimen" ja "suljettu" sijaan. Pidä myös lauseet lyhyinä ja pisteinä.
Oikea oikeinkirjoitus, välimerkit ja verbitiivi
Yksinkertaisesti ei ole mitään syytä tehdä raportteja oikeinkirjoituksen tai kielioppivirheiden kanssa. Suorita raportit aina tietokoneen oikoluvun avulla. Pyydä joku muu korjaamaan raporttisi mahdollisten kielioppivirheiden tai väärien verbien aikakirjojen käytöstä. Varmista, että olet sisällyttänyt pilkkuja, jaksoja, kysymysmerkkejä ja huutomerkkejä kaikkien raporttien oikeaan paikkaan.
Käytä aktiivista ääntä
Aktiivisen äänen avulla voit kirjoittaa raporteissasi auktoriteetin vastakohtana passiiviselle äänelle. Käytä sellaisia sanoja tai lauseita, kuten suoritettuja, hallittuja ja tutkittuja, passiivisten vastineiden sijasta: suoritusta, hallintaa ja kartoitusta. Käytä sanoja "ed", koska ne edustavat aktiivisempaa ääntä.
