Olitpa yksihenkilöinen tiimi tai täysimittainen yritys, jolla on toimistomenettelyt ja ohjeet, on loistava tapa luoda yrityksellesi joitakin perussääntöjä. Tämä ei ainoastaan auta sinua päivittäisissä tehtävissä, vaan se voi myös auttaa uusia palkkaajiasi, kun he aloittavat toimintansa ja vakiintuneet työntekijät, kun he tarvitsevat tarkistaa hallinnollisia asioita.
Suuntaviivojen laatiminen ja niiden saatavuus
21. vuosisadan toimiston käsikirjan luominen on hyvä paikka aloittaa. Toimistokäsikirjassa olisi käsiteltävä liiketoimintasi tärkeitä näkökohtia koskevia prosesseja ja menettelyjä ja mainittava kaikki merkittävät kohdat liittovaltion, valtion ja paikallisten työlainsäädäntöjen perusteella. Sisällytä tiedot lomapolitiikoista, syrjimättömistä politiikoista ja työntekijöiden korvauksista.
Siihen voit myös sisällyttää yrityksen tehtävän, vision ja perusarvot. Nämä auttavat kaikkia yrityksiä pysymään tiellä ja työskentelemään samalla päämäärällä. Se voi sisältää suuntaviivoja työntekijöiden käyttäytymiseen, pukeutumissääntöihin, tupakointiin, työaikaan, palkkaan, tarjouksiin ja etuihin. Tee käsikirjasi jokaisen työntekijän saataville tarjoamalla se sekä verkossa että tulostettuna. Anna kaikille työntekijöille kopio ja pyydä heitä allekirjoittamaan vahvistusviesti, jossa kerrotaan, että he ovat lukeneet suuntaviivat ja ymmärtäneet ne.
Teknologian huomioiminen 21. vuosisadan toimistossa
21. vuosisadan toimistossa on tärkeää integroida tekniikka suuntaviivoihisi. Riippumatta toimialasta, jolla työskentelet, teknologialla on tärkeä rooli toimistoissa. Monet asiat tehdään tietokoneissa ja älypuhelimissa. Päätä, jos yrityksesi käyttää toimistoteknologiaa henkilökohtaisista syistä ja mitä turvatoimenpiteitäsi ovat. Ovatko työntekijät oikeutettuja käyttämään puhelimia työskennellessään? Määrittämällä tällaiset säännöt voit selvittää erimielisyydet ennen niiden tapahtumista.
Ohjeiden luominen jokaiselle roolille tai osastolle
Yrityksestäsi riippuen voit päättää määrittää menettelyt jokaiselle osastolle tai yritykselle. Esimerkiksi, jos sinulla on valmistusosasto, niiden menettelyt ovat epäilemättä erilaiset kuin myyntiosasto ja markkinointiosasto. Kirjoittaessasi päivittäisiä menettelytapoja yrityksesi jokaiselle alueelle, autat uusia työntekijöitä nopeammin ja ohjaamaan kokenutta henkilökuntaa, kun he unohtavat tietyn tehtävän. Viittauspaikka auttaa myös seuraamaan kaikkea yrityksessäsi. Jotkut toimistot, joilla on useita tasoja työntekijöitä, voivat halutessaan sisällyttää organisaatiokaavion, joten jokainen on tietoinen siitä, mikä on heidän roolinsa yrityksen suuremmasta kuvasta.
Viestinnän linjojen pitäminen auki
Ohjeet voidaan päivittää aina, kun uusi tärkeä elementti on sisällytettävä. Niiden ei tarvitse olla kiveä. Varmista, että olet yhteydessä säännöllisesti henkilökuntaan, kun lisäät mitään toimistokäytäntöihin tai toimiston käsikirjaan. Lisäksi kaikkien toimistosi käytäntöjen tulisi olla helposti saatavilla. Varmista, että henkilökunta tietää, mihin he voivat kääntyä apua, jos heillä on kysymys loma-ajasta, matkapuhelimen käytöstä, työntekijöiden korvauksesta tai muusta modernista toimistokäytännöstä.
