Sopimushallinnan ohjelmisto on suunniteltu tehostamaan sopimusvalvojia, joiden tehtävänä on kehittää ja ylläpitää toimittajien ja myyjien sopimusten suuri työnkulku. Se tarjoaa digitaalisen ratkaisun ja keskitetyn sijainnin sopimusten hallintaan. Markkinoilla on valikoima sopimushallinnan ohjelmistoja, ja kukin niistä tarjoaa erilaisia ominaisuuksia.
Kehitetään tietokanta kattavista sopimusmalleista. Sopimushallinnan ohjelmistolla on yleensä mahdollisuus tallentaa yleisiä luokkakohtaisia sopimuksia, jotka toimivat uusina neuvotteluina. Luokittele sopimusten tietokanta auttamaan ylläpitäjiä, jotka hallinnoivat suuria määriä myyjä- ja toimittajasopimuksia useiden tavaroiden ja palvelujen hankinnasta.
Seuraa sopimusten muutoksia. Sopimusneuvotteluvaiheessa sopimushallinnan sovellus voi antaa ylläpitäjille mahdollisuuden arvioida sopimusten historiallisia muutoksia. Tämä voi olla hyödyllistä arvioitaessa sopimusneuvotteluprosessia, esimerkiksi tunnistamalla neuvottelujen aikana tehdyt myönnytykset. Lisäksi ohjelmistosovelluksiin sisältyy tyypillisesti kalenterijärjestelmiä, joissa on kutsuja, työkaluja tietojen jakamiseen osapuolten kanssa koko yrityksessä sekä kykyä ajoittaa ja kehittää tiettyjä sopimuksia koskevien kokousten esityslistoja.
Seuraa sopimuksen suorituskykyä. Sopimussuoritusvaatimukset voivat olla seurantatoiminto sopimusohjelmiston kautta. Kun keskeinen suorituskykyvaatimus on saatu päätökseen, tämä voidaan todeta sopimushallinnan ohjelmistossa. Tämä auttaa järjestelmänvalvojia tunnistamaan sopimuksia, jotka tarvitsevat huomiota, esimerkiksi silloin, kun suorituskykyvaatimuksia ei toimiteta vakiintuneiden aikataulujen mukaisesti.
Hallitse päättyneitä sopimuksia. Sopimushallinnan ohjelmisto antaa järjestelmänvalvojille mahdollisuuden merkitä sopimukset päätökseen. Sopimukset voidaan päättää useista syistä. Tämä johtuu tyypillisesti suorituskyvyttömyydestä. Tämän tiedon seuranta voi auttaa määrällisten tietojen arvioinnissa. Esimerkiksi organisaatio saattaa haluta tarkastella toistuvia syitä sopimusten päättymiselle ja jopa tunnistaa yksiköt, jotka tuottavat kaikkein päättyneimmät sopimukset.
Hallitse suljettuja sopimuksia. Organisaation tekemä tarkastus suljetuissa sopimuksissa tehtyjen sopimusten suorituksen osalta voisi sisältää toimittajan suorituskyvyn arvioinnin. Sopimushallinnan ohjelmistosta saatavilla olevat määrälliset tiedot helpottavat kvantitatiivisten tietojen laatimista, joita voidaan käyttää arviointeihin. Lisäksi voidaan laatia raportteja suljettujen sopimusten kokonaismäärästä tietyn ajanjakson aikana, mukaan lukien talousarviota koskevat arvioinnit.
Varoitus
Neuvottele oikeudellisen neuvonantajan kanssa sen varmistamiseksi, että sopimushallinnan ohjelmistojen ominaisuudet ovat sopimusoikeudellisten vaatimusten mukaisia sen valtion sisällä, jossa hallitukset tekevät sopimuksen.
