Toimistossa tuotettu teksti on tullut vasta huolellisesta kirjoituksesta tai nopeasta kirjoittamisesta. Tämä vaati paljon huolta asiakirjan luomisesta ja paljon aikaa, jolloin korjauksia tarvittiin. Nykyään liiketoimintateksti on helppo vaihtaa ja tuottaa nopeasti tekstinkäsittelyohjelmistojen ja tietokoneiden takia, jotka molemmat ovat yleisiä työvälineitä.
Kuvaus
Tekstinkäsittelyasiakirja on mikä tahansa tekstipohjainen asiakirja, joka näyttää samalta riippumatta siitä, katsotaanko se tietokoneen näytöllä tai tulostetaan paperikopiossa. Koska luot käsikirjoituksia tietokoneohjelmistolla, voit nopeasti kirjoittaa tekstiä ja muuttaa vuorovaikutteisesti yleistä ulkoasua tai sanan ulkoasua.
Ohjelmisto
Yleisin tekstinkäsittelyohjelmisto on Word, joka on osa laajempaa Microsoft Office Suite -ohjelmistoa. Sen pääasiallinen haitta on korkeat kustannukset, vaikka muutkin kaupalliset kilpailijat, kuten Corel WordPerfect, ovat olemassa. Muita ilmaisia vaihtoehtoja ovat Internet-pohjaiset Google-dokumentit ja avoimen lähdekoodin ohjelma OpenOffice Writer, jotka molemmat voivat avata ja käsitellä Word-tiedostoja. Huomaa, että useiden tuettujen tiedostotunnisteiden joukossa Word käyttää yleisesti doc- ja docx-tiedostoja.
tyylit
Tekstinkäsittelyasiakirjoissa käytetään yleensä tyylejä, jotka varmistavat pitkän käsikirjoituksen eri osien välisen johdonmukaisuuden. Voit esimerkiksi määrittää otsikkotyylin, jossa näkyy tietty fontti, väri ja koko. Tämän jälkeen voit käyttää tätä tyyliä kaikki asiakirjan otsikot. Jos päätät, että haluat muuttaa otsikoiden ulkoasua, esimerkiksi lisäämällä kirjasinkokoa, sinun ei tarvitse muuttaa kutakin otsikkoa erikseen. Sen sijaan säädä otsikkotyyliä ja kaikki teksti, johon tyyliä käytetään, muuttuu myös automaattisesti.
Viitteet
Viitteet muuttavat tekstiä automaattisesti olosuhteiden mukaan. Voit esimerkiksi luoda sivunumeroita sisältävän sisällön ja indeksin. Jos muutat sivujen määrää, sinun ei tarvitse säätää sivun viittauksia erikseen. Sen sijaan nämä numerot säätyvät automaattisesti, kun tulostat asiakirjan.
siirrettävyys
Tekstinkäsittelydokumentti voi helposti vaihtaa tietoja muiden ohjelmistojen kanssa. Voit esimerkiksi tuoda kaavion taulukkolaskentaohjelmasta esimerkiksi sen sijaan, että budjettipiirustusta kartoitetaan raskaasti uudelleen. Siten muuttamalla laskentataulukon numeroa säädät automaattisesti kaavion asiakirjassa. Vastaavasti, jos käsikirjassa on tietoja, kuten nimiä ja osoitteita, joita haluat käyttää erillisessä ohjelmassa, voit helposti viedä nämä tiedot jatkokäsittelyä varten.
