Nykypäivän maailmassa voit kommunikoida ammattimaisesti useilla tavoilla. On tärkeää tietää, että kirjeen, sähköpostiviestien ja tervehdyskorttien asianmukainen kirjeenvaihto on sääntöjä. Pienet virheet voivat tehdä eron kirjeenvaihdon ja häntä loukkaavan henkilön vaikuttamisen välillä. On myös hyödyllistä tietää, milloin sähköpostiviesti riittää kirjoitettuun kirjeeseen tai käsinkirjoitettuun muistiinpanoon verrattuna.
Perinteiset kirjeet
Tulosta perinteiset kirjeet kirjelomakkeelle käyttäen raskaampaa tai kuvioitua varastoa. Kirjelomakkeessa on oltava lähettäjän nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Jos kirjelomaketta ei ole saatavilla tai kirjain on henkilökohtainen, kirjaimen lähettävän henkilön tai henkilöiden oikea nimi tulee ilmoittaa vasemmassa yläkulmassa. Esimerkiksi, jos sinä ja puolisosi lähetät kantelukirjeen yritykselle, on seuraavat:
Herra ja rouva John A. Doe 123 Main St. Anywhere, USA 555-555-5555 [email protected]
Seuraavaksi on lueteltava kirjeenvaihtosi vastaanottaja ja osoite vasemmassa reunassa. Nimi ja osoite olisi oltava muodollisia, mukaan lukien hänen nimensä ja nimensä.
Päivämäärä tulee seuraavaksi kirjoitettuun muotoon, esimerkiksi: 23.6.2010. Tähän päivämäärään sisältyy rivi, joka viittaa kirjaimen aiheeseen käyttäen lomaketta "RE: (viite)".
Tervehdys on seuraava, ja sen pitäisi heijastaa suhdettasi puolueeseen. Jos olet ensiluokkainen, tervehti häntä "Dear" -merkillä ja sisällyttäkää hänen etunimi. Jos kirje menee osastolle tai tuntemattomalle vastaanottajalle, käytä "Dear Sirs" tai "Dear Sir tai Madam:" tai jopa "Kenelle se koskee".
Kaikkien liikekirjojen on suljettava virallisesti. Paras valinta ammatilliselle päättymiselle on yksinkertaisesti "Ystävällisin terveisin". Vältä epätasaisia päät.
Käsinkirjoitetut muistiinpanot
Käsinkirjoitettu muistiinpano on sopiva monissa liiketoimintaolosuhteissa, kuten kiitos, onnittelut saavutuksista, valmistelut, perheen syntymät, promootiot ja surunvalittelut.
Kirjekuoressa tulee olla vastaanottajan virallinen nimi ja osoite. Palautusosoitteenne pitäisi näkyä kirjekuoren takaosassa, vaikka se voi mennä edestä vasemmassa yläkulmassa.
Kortissa pitäisi olla tuttu tervehdys, joka perustuu suhdeesi. Jos käytät ensimmäistä nimeä, käytä etunimeä. Jos näin ei ole, valitse kunnioittavaa tervehdystä, joka sopii tunteeseen.
Pidä muistiinpanon runko lyhyt ja kirjoita tai tulosta siististi sinisellä tai mustalla musteella. Jos sinulla ei ole kunnollista käsialaa, etsi joku, joka tekee.
Mennä asiaan. Jos sanot kiitos, valitse lause tai kaksi, joka muistuttaa vastaanottajaa siitä, mitä kiität hänelle, mutta älä tule liian yksityiskohtaiseksi. Jos olet onnittelemassa jotakuta, sisällyttäkää se, mitä ja mikäli tarpeen, miten sait tiedot. Jos asiakkaan sitoutuminen oli esimerkiksi sanomalehdessä, leikkaa ilmoitus ja lisää se korttiin tai viittaa siihen muistiinpanossa.
Lopeta huomautus "Vilpittömästi". Allekirjoita kirjain, jossa on virallinen nimesi ja nimesi, jos olet vähemmän tuttu vastaanottajalle. Jos olet tutumpi, etunimesi on sopiva.
Sähköposti
Sähköposti tarjoaa uuden keskustelun aiheen yritysviestinnän käytöistä. Ensimmäinen sääntö on tietää, että vastaanottaja hyväksyy sähköpostin kirjeenvaihdon.
Esitä kunnioitettava sähköpostiprofiili. Oman osoitteenne ja aiheenne pitäisi olla tunnistettavissa ja heijastavat yrityksesi tai ammatillisen asemasi. Jos esimerkiksi lähetät sähköpostia asiakkaille, sen pitäisi olla "[email protected]" "[email protected]" sijaan.
Sisäistä osoitetta ei tarvita, kuten perinteisissä kirjaimissa, joten aloita tervehdyksellä, jonka pitäisi heijastaa suhdettasi vastaanottajan kanssa ja olla mahdollisimman muodollinen. Yhteinen liiketoiminta-sähköposti faux pas on yksinkertaisen tervehdyksen puute, joka kertoo vastaanottajalle, että sähköposti on tarkoitettu hänelle.
Älä käytä sähköpostiviestiä sellaisen liiketoimintakysymyksen ratkaisemiseen, jota pitäisi käsitellä henkilökohtaisesti. Vältä sähköpostin ristiriitoja ja muista, että sähköpostit elävät ikuisesti kiintolevyillä ja palvelimilla ja niitä voidaan käyttää tuomioistuimessa.
Vältä yritystoiminnan sähköpostit. Jos sinun on sisällytettävä monia yksityiskohtia, luo heille asiakirja ja liitä se sen sijaan, että asetettaisiin ne sähköpostin kehoon.
Vältä hymiöitä, tietokoneen slangia, huutomerkkejä tai kysymysmerkkejä useammin kuin kerran, ja lippislukkoa. Jos sinulla on epäilyksiä sisällöstä tai muodosta, yritä tulostaa sen kirjelomakkeeseen ja arvioida sen ammattimaisuutta. Jos se ei näytä olevan ammattimainen paperilla, se ei ole ammattimainen sähköpostissa.
Tee sulkemisammattilainen "Kiitos" tai "Vilpittömästi". Yrityksenne ja yhteystietosi pitäisi siirtyä sähköpostisi allekirjoitukseen. Skannattu tai muuten sähköisesti muotoiltu allekirjoitus on hyväksyttävä. Jos käytät normaalisti lainausmerkintää, tunnisteita tai muita tietoja, arvioi, miten se sopii liike-elämän tilanteisiin.
