Uusien yritysten omistajat, tietokone tiedostojen hallinta on tehtävä, joka on usein lykätty tai jopa ohitetaan. Useimmat yritykset kuitenkin työskentelevät, tallentavat, hakevat ja tallentavat paljon tietoja tietokoneen tiedostojen muodossa. Jos tämä on yrityksesi tapauksessa, tarvitset toimivan tiedostorakenteen, lähestymistavan tiedostojen nimeämiseen, jota on helppo ymmärtää ja paljon muuta. Vahva luominen, varastointi, organisointi ja varmuuskopiointi auttavat sinua mittakaavassa yritystäsi kasvattaessa.
vinkkejä
-
Tietokonetiedostojen hallinta on vahva luominen, tallennus, organisointi ja varmuuskopiointi yrityksesi tiedoille, jotka auttavat sinua mittakaavassa yritystäsi kasvattaessa.
Miksi tiedostonhallinta on yrityksellesi ratkaisevan tärkeää
Jos käynnistät uuden yrityksen, on houkuttelevaa unohtaa tiedostojen hallinta. Sinulla ei todennäköisesti ole niin paljon tietokonetiedostoja aluksi, ja on epäilemättä monia muita kiireellisiä asioita, jotka vaativat huomiota.
Aikaa viedä älykkään tiedostonhallintajärjestelmän käyttöönotto alusta alkaen maksaa kuitenkin osinkoja tulevina vuosina. Skaalautuva, järjestetty tiedostojärjestelmä kasvaa yrityksesi kanssa ja pitää tiedostosi turvassa ja järjestyksessä, vaikka tiedostojen määrä kasvaisi eksponentiaalisesti.
Vaihtoehtoisesti tiedostonhallinnan lykkääminen luo sotkuisen, käyttökelvoton järjestelmän, joka maksaa aikaa ja tehokkuutta. Asianmukaisen järjestelmän käyttöönotto tässä vaiheessa on erittäin kallista ja siihen liittyy yleensä korkeatasoisia konsultteja ja lisävarusteita.
Tiedonhallintajärjestelmä, joka on helposti ymmärrettävissä, suoraviivainen työskennellä ja helppo laajentaa, on arvokas liiketoiminta.
Tiedostorakenteen luominen
Miten yrityksesi päättää järjestää tietokonetiedostoja vaikuttavat päivittäisiin toimintoihin, projektinhallintaan ja asiakassuhteisiin tulevina vuosina. Jos et löydä ja hakea oikeaa asiakirjaa nopeasti, yrityksesi voi lopulta menettää asiakkaita tai mainetta.
Paras tapa järjestää tiedostoja vaihtelee liiketoiminta-alueittain. Ajattele ensin, miten yrityksesi luo ja käsittelee asiakirjoja ennen kuin valitset organisaation tai hierarkkisen lähestymistavan.
Sisäinen tiedostorakenne voi olla laaja ja matala tai kapea ja syvä. Ensimmäinen lähestymistapa luo lukuisia ylätason kansioita ja vähemmän alikansioita. Tämä voi johtaa useiden asiakirjojen tallentamiseen useisiin kansioihin. Toinen lähestymistapa sijoittaa useita kansioita vanhempaan kansioon. Hybridirakenteita voidaan myös luoda tasapainon saavuttamiseksi näiden kahden hierarkiatyypin välillä. Henkilökohtaisen mieltymyksen ja liiketoiminnan välttämättömyyden pitäisi määritellä erityinen lähestymistapa.
Tiedostojen hallintapalveluiden lisääntyessä, jotka auttavat hakemaan tiedostoja helpommin, jotkut ihmiset ja yritykset ovat hylänneet tiedostojen kansiot kokonaan ja tyhjentäneet kaikki asiakirjat yhteen pääkansioon. Tämä ei ole toivottavaa. Kaikki yritykset luovat enemmän asiakirjoja vuoden kuluessa kuin sellainen tasainen rakenne voi helposti hallita. On tärkeää luoda jonkinlainen tiedostorakenteen rakenne, joka auttaa luokittelemaan tiedostosi, mikä puolestaan tekee niistä helpommin paikannettavissa.
Riippumatta siitä, minkä järjestelmän haluat toteuttaa, sen on oltava helppokäyttöinen, turvallinen ja luotettava. Ajattele, kuka luo ja työskentelee näiden tiedostojen kanssa, ja harkitse sitten, miten heidän työnsä tarpeet voidaan paremmin täyttää tiedostorakenteella.
Toinen helppokäyttöisyys on esteettömyys. Jos ensisijaisten asiakirjojen työntekijöiden on käytettävä mobiililaitteissa olevia asiakirjoja, on tärkeää miettiä, miten nämä asiakirjat luetellaan, niitä käsitellään ja käsitellään näissä laitteissa, kun luot tiedostojen hallintapolitiikan. Lisäksi haluat ottaa käyttöön tiedostonhallintamenetelmän, joka pitää tiedostot synkronoituna kaikissa laitteissa.
Lopuksi sisällyttäkää tiedostojen varmuuskopiointisuunnitelmat tiedostojenhallintajärjestelmään. Ihannetapauksessa sinun pitäisi luoda useita varmuuskopioita tiedostoistasi. Nämä varmuuskopiot on tallennettava eri tietokoneisiin, joista ainakin yksi ei sijaitse työpaikan tiloissa. Muista määrittää, kuka tekee varmuuskopioita, kuinka usein ja millä tekniikalla tietokoneesi tiedostojärjestelmässä.
Tarvittavien tietokoneiden löytäminen
Nimityskäytäntöjen ja tiedostorakenteen pitäisi auttaa löytämään ja hakemaan oikean asiakirjan nopeasti, kun se on tarpeen. Tiedostojen nimet, jotka sisältävät satunnaisia aakkosnumeerisia sarjoja tai jopa "DATE + CLIENT NAME", voivat olla hämmentäviä ja haittaa hakua.
Tiedostonimien tulisi olla järkeviä kaikille käyttäjille ja ne on helppo tunnistaa kunkin tiedoston tyyppi, tarkoitus ja perussisältö.
Yhdenmukaisen tiedostojen nimeämiskäytännön lisäksi harkitse tiedostonhallintajärjestelmän lisäämistä. Tämä on tietokoneen sovellus, joka auttaa tiedostojen tallentamisessa ja järjestämisessä. Se voi tarjota ominaisuuksia, jotka mahdollistavat omistajien ja myöhempien käyttäjien seurannan, luomispäivän ja viimeisimmät muutokset sekä muut tiedot, jotka voivat auttaa sinua työskentelemään ja ylläpitämään tiedostoja.
Tiedostonhallintapalvelut, kuten Dropbox ja Google Drive, voivat auttaa sinua tarjoamalla etsintäystävällisemmän ulkoasun ja käyttöliittymän. Sen sijaan, että muistaisit monimutkaisia tiedostorakenteita tai nimeämissopimuksia, voit yksinkertaisesti etsiä mitä tarvitset.
Yrityksen käytäntöjen kirjoittaminen kirjoittamisessa
Kun rakenne- ja nimeämissopimukset on ratkaistu, luo yrityksellesi luonnosasiakirja, jossa kuvataan kaikki valitut tietokonetiedostot. Vaikka olisit ainoa työntekijä, tämä ei välttämättä aina ole. Virallinen asiakirja, jossa kuvataan tietokoneen tiedostojen hallintapolitiikkaa, auttaa, jos laajennat ja palkkaat työntekijöitä tulevaisuudessa. Se auttaa myös yritystäsi ylläpitämään yhtenäistä tiedostojenhallintatapaa ja varmistamaan arvokkaiden tiedostojen turvallisuuden.
