Liikekirje voi sisältää liitetiedostoja, jotka jatkavat tiedon lähettämistä kirjeessä tai antavat lisätietoja, jotta ymmärrystä voidaan parantaa. Termi kiinnitys vaihdetaan usein termi kotelo. Samankaltaisuudesta huolimatta he eivät ole yksi ja sama asia. Ymmärtäminen näiden kahden välillä ja miten mainita ne yrityksesi kirjeissä tekee ammattimaisemmaksi ja jopa antaa sinulle kilpailuetua.
vinkkejä
-
Kun liitetiedostoa tai koteloa mainitaan liikekirjeessä, merkitse liitteenä oleva tiedosto tai asiakirjan nimi suluissa.
Liite vs. kotelo
Varmista ensinnäkin, että ymmärrät eron liitteiden ja koteloiden välillä. Vaikka molemmat antavat sinulle enemmän tietoa ja lisäresursseja, ne edustavat erilaisia asioita.
Kuten nimestä voi päätellä, liite on kirjeeseen liitetty asiakirja tai tiedosto. Sen katsotaan olevan osa kirjainta, kun se korostaa keskeisiä kohtia, tarjoaa lisätietoja tai tukee lausuntoa. Kun kirjoitat kirjeen, katso liitteenä olevia asiakirjoja. Voit esimerkiksi liittää sopimuksen ja mainita sen kirjeessä sekä asiaankuuluvia tietoja siitä, mitä siihen liittyy.
Kotelot puolestaan ovat erillisiä asiakirjoja. Jos esimerkiksi lähetät liikekirjeen mahdolliselle uudelle kumppanille, voit liittää esitteen, markkinatutkimuksen tai vertailukaavion. Tähän asiakirjaan ei tarvitse viitata kirjeessä. Valinta on sinusta.
Liitetiedostot tekstissä
Kun mainitaan toisessa asiakirjassa olevia tietoja tekstissä, käytä suluissa joko postia tai sähköistä kirjeenvaihtoa. Huomioi liitteenä oleva tiedosto tai asiakirjan nimi suluissa. Olettaen, että kirje viittaa puhelinvalitukseen, viittaus sisältäisi valitusasiakirjan nimen, kuten: (Mukana: Asiakaspalvelu-lehti, 1/5/2017).
Tekstissä olevat viittaukset lisäävät lisätietoja kirjeen sisältöön. Viittaus saattaa viitata laskentataulukon tietoihin, transkripteihin tai muihin kirjaimiin. Käytä helposti luettavia tiedostoja, jotka kuvaavat asiakirjaa. Jos asiakirja tulostetaan, nimeä se samalla tavalla. On myös hyväksyttävää liittää liitteitä, joilla on aakkosellinen kirjain, kuten "Liite A."
Useiden liitteiden viittaaminen
Muistuta lukijaasi myös liitteiden tekstin viittauksen lisäksi kirjeiden lopussa olevista liitteistä. Kirjoita vasemmassa alakulmassa olevan allekirjoittajan nimi "Liitteet". On vapaaehtoista luetella kaikkien liitteiden nimi kirjeen lopussa, mutta se on hyvä käytäntö varsinkin jos niitä on paljon. Tämä antaa vastaanottajalle paremman käsityksen siitä, mitä odottaa ja mitä tiedostoja hän tarvitsee eniten.
Koteloiden käyttö
Koteloita ei mainita usein todellisessa tekstissä, mutta tämä ei ole kovaa sääntöä. Jos kotelot mainitaan yrityskirjeessä tai muistiossa, käytä samaa menetelmää kuin liitteissä. Esimerkkejä kotelosta ovat jatkaminen tai sovellus. Nämä tiedostot viittaavat kirjaimen loppuun allekirjoittajan painetun nimen alla vasemmalla alareunalla.
Käytä "koteloa" yhdelle kotelolle ja "kotelot" useammalle kuin yhdelle. On myös hyväksyttävää lisätä siihen sisältyvien kohteiden kokonaismäärä, kuten Kotelot: 4. Jos kirje on mainittu kirjeessä, mutta sitä ei ole liitetty siihen, huomaa se nimellä "w / o Enclosures".
Suositeltu hallituksen muoto
Hallituksen kirjeenvaihdossa on joskus tehty ero liikekirjan ja muistion välillä. Kirjaimilla viitataan "kappaleena", kun taas muistiinpanot viittaavat niihin yleensä "liitetiedostoina". Näitä asiakirjoja kutsutaan tekstissä usein määritetyn aakkosjärjestyksen mukaan, kuten "Liite A.".
Luettele kaikki liitetiedostot tai kotelot, vaikka toinen sivu onkin tarpeen, jotta se voidaan tehdä asianmukaisesti, mainitsemalla "Liitteet: Sivu 2." Jos viitattu asiakirja ei ole käytettävissä, tämä merkitään lisäämällä "w / o encl". antaa vastaanottavalle osapuolelle tietää, että asiakirja ei ole käytettävissä eikä sitä siten ole mukana. Tarkista erityisistä julkisyhteisöistä mallin erityispiirteet tai ainutlaatuiset muotoiluohjeet.
