Arkistointijärjestelmät tarjoavat etuja ja haittoja toimistoasetuksiin. Useimmat yritykset käyttävät perinteisiä arkistointijärjestelmiä, joissa arkistokaappeihin toimitetaan paperiasiakirjoja. Yleisin käytetyn arkistointijärjestelmän tyyppi on aakkosjärjestys.
Tarkoitus
Arkistointijärjestelmiä käytetään pitämään asiakirjat organisoituna ja työntekijöille helposti löydettävinä. Perustetaan arkistointijärjestelmä ja työntekijät noudattavat käytössä olevaa järjestelmää.
edut
Aakkosjärjestysjärjestelmät ovat eräänlainen järjestelmä, jota on helppo opettaa ja oppia. Asiakirjat toimitetaan aakkosjärjestyksessä tyypillisesti toimittajan nimen mukaan. Jokainen työntekijä voi löytää tarvittavan asiakirjan niin kauan kuin myyjän nimi on tiedossa.
haitat
Yksi tämän järjestelmän haittapuoli on se, että asiakirjat ovat usein väärin kirjattuja. Toinen haittapuoli on se, että jos jotain on toimitettu myyjän etunimen ja sukunimen mukaan, asiakirjoja on vaikea löytää. Yritysten nimimuutoksia ei ehkä tallenneta oikein, mikä aiheuttaa myös sekaannusta tämän arkistointijärjestelmän kanssa.
