Hyvin hoidettu arkistointijärjestelmä mahdollistaa tärkeiden tietojen nopean käytön ja säästää yrityksen rahaa säästämällä aikaa. Yritykset, koulut, valtion virastot ja jopa jokapäiväiset ihmiset käyttävät arkistointijärjestelmiä järjestääkseen asioita. Valitse toimistosi neljästä eri arkistointijärjestelmästä. Jokainen tarjoaa omia etuja ja haittoja.
Aakkosellinen arkistointijärjestelmä
Järjestä kirjaimet aakkosjärjestyksessä nimen mukaan - joko henkilön, yrityksen tai aiheen nimi - aakkosten kirjainten mukaisesti. Käytä tätä arkistointijärjestelmää kahdella eri menetelmällä. Ajankohtainen aakkosjärjestysjärjestelmä, joka tunnetaan myös nimellä sanakirjajärjestelmä, tallentaa yksittäiset tietueet aakkosjärjestyksessä. Nämä arkistointijärjestelmät toimivat hyvin, kun säilytetään pieni määrä tietueita, alle 5 000 tiedostoa Ancomin, arkistointiyhtiön, mukaan.
Tämä järjestelmä osoittautuu ongelmalliseksi, kun sinulla on paljon asiakkaita tai asiakkaita, joilla on sama nimi. Käytä maantieteellistä järjestelmää - jota kutsutaan myös tietosanakirjaksi tai luokitelluksi järjestelmäksi - järjestämään suurempia tietomääriä. Tässä järjestelmässä ryhmitellään aiheet yhdessä laaja-alaisten luokkien perusteella sijainnin, kuten kaupungin, maakunnan tai valtion mukaan. Kunkin luokan luokat ja tiedostot on järjestetty aakkosjärjestyksessä.
Numeerinen arkistointijärjestelmä
Kun käytät numeerista arkistointijärjestelmää, määritä numerot kullekin tiedostolle ja järjestä numerot peräkkäisessä järjestyksessä. Saman nimisen henkilöiden tiedostoilla ei ole päällekkäisiä otsikoita kuin aakkosjärjestyksessä. Tämä järjestelmä tarjoaa myös paremman tiedostojen luottamuksellisuuden, koska nimiä ei näy tiedostoissa ja ne toimivat hyvin, kun käsitellään suuria tiedostoja. Sen sijaan, että määrittäisit tiedostoja numeroon, käytä aikajärjestelmää, joka asettaa tiedostot järjestyksessä päivämäärän mukaan.
Terminaalin numeron arkistointijärjestelmä
Kun käytät päätelaitteen numeron arkistointia, määritä tiedostonumerot peräkkäisessä järjestyksessä, mutta tallenna ne kahden viimeisen numeron mukaan. Ancom antaa esimerkkejä 17234-numeron löytämisestä. Ensin siirry arkistojärjestelmän 34-osaan ja etsi sitten kyseisen osan 72 alue ja etsi lopulta tiedostoa 1. Tämä järjestelmä toimii hyvin, kun pidät yli 10 000 tiedostoa.
Aakkosnumeerinen arkistointijärjestelmä
Järjestä tiedostoja aakkosnumeerisessa arkistointijärjestelmässä sekä kirjaimia että numeroita käyttäen. Käytä esimerkiksi kahta kirjainta ilmaisemaan tilaa, jossa asiakas asuu, ja sen jälkeen numero, joka osoittaa hänen tilinumeronsa. Tämä mahdollistaa helpomman esisovittamisen, kun tarvitset suuren määrän tiedostoja samasta paikasta.
