Perustelu Raportit suosittelevat muutoksia liiketoimintapolitiikoissa tai -menettelyissä. Ne tarjoavat todisteita, jotka oikeuttavat ongelman ratkaisemisen tai suorituskyvyn parantamisen. Ne tarjoavat usein ratkaisuja, jotka johtavat taloudellisiin säästöihin tai voittoihin. Tehokkaan raportin luomiseksi sinun on esitettävä vakuuttavia argumentteja ja todisteita, jotka tukevat ehdotettuja muutoksia.
Käytä perusmuistion otsikkoa (To / From / Date / Subject) ja täytä se. Selvitä, kenen pitäisi lukea raportti, joka on kirjoittanut sen ja mitä sisällön aihe on.
Kirjoita aloitusosa, joka kuvaa raporttisi ongelmaa tai tarkoitusta. Selitä muutamassa lauseessa, mitä suosituksesi ovat, ja selitä niiden tuomat edut.
Kirjoita raporttisi johdanto, jossa tarkennetaan tarkemmin raporttisi tarkoitusta ja merkitystä. Sisällytä asiaankuuluvat taustatiedot, jotka auttavat lukijaa ymmärtämään suositustenne motiivit ja perustelut.
Käytä raporttisi pääosaa selittämällä, miten ehdotat suositusten täytäntöönpanoa. Anna yksityiskohtaiset tiedot uusista menettelyistä tai ratkaisuista ja niiden vaikutuksista. Selitä, kuka on mukana, mitä he tekevät, mitä se maksaa ja kuinka kauan se kestää.
Ilmoita tutkimuksemme tai menetelmät, joita seurasit, jotta pääsisitte päätelmiin. Sisällytä haitat ja ongelmat, joita uudet menettelyt saattavat aiheuttaa, sekä hyödyt. Ole tarkka, järjestä materiaali loogisesti ja ole oikeudenmukainen; tämä lisää väitteitä.
Suorita perusteluraporttisi lyhyt yhteenveto johtopäätöksistänne ja suosituksistasi. Älä lisää uusia tietoja tässä vaiheessa; sen sijaan tarkastele suosituksiasi tukevat tärkeimmät argumentit. Kirjoita muistiinpanon lyhyt kohta.
vinkkejä
-
Korosta suositusten edut ja selitä, miten ne ylittävät mahdolliset haitat. Pidä kirjoituksesi positiivisena. Vältä sanoja kuin ehkä, ehkä ja mahdollisesti. Anna tasapaino raporttiin keskustelemalla vaihtoehtoisista ratkaisuista. Aseta mielestänne lupaavampi suositus viimeiseksi. Selvitä, mihin toimiin mielestänne kannattaa ottaa kantaa. Vältä yleisyyksiä; ole tarkka. Esittele jokainen suositus aktiivisella verbillä, jotta voisit lisätä ehdotuksiasi.
