Ennen kuin projekti alkaa, projektipäällikkö saattaa kohdata suurimman haasteen jokaiselle joukkueelle, joka määrittelee hankkeen budjetin. Hänen on päätettävä hankkeen alkuvaiheessa vahvistamastaan perusbudjetista, ja hän jatkaa hankkeen seurannassa ja mukauttamisessa hankkeen etenemisen yhteydessä hankkeen alkuvaiheessa.
Hankkeen talousarvion yleiskatsaus
Hankkeen budjetti toimii suuntaviivana ja sisältää kaikki yrityksen tai yrityksen tiimille aiheutuvat kustannukset. Lasketut kustannukset sisältävät kokoaikaisen henkilöstön, konsulttien ja väliaikaisen henkilöstön henkilöstökustannukset; hankkeen erityismateriaalien kustannukset; toimistotarvikkeet, kuten paperi ja paperiliittimet; kaikki tarvittavat lisenssit tai muut kolmannen osapuolen hyväksynnät; ja pehmeät tavarat. Niin paljon muuttujia, että hankkeen budjetti ei ole tarkoitettu muistuttamaan laskusta, vaan se on ohje, joka auttaa pitämään työryhmän ja asiakkaan tietoisina meneillään olevista kustannuksista. Hankkeen johtaja ja budjettivaliokunta tai johtava kehittäjä laskevat nämä mahdolliset kustannukset.
Hankkeen talousarvion todellisuus
Koska satunnaiset tapahtumat tulevat esiin minkä tahansa hankkeen aikana, budjetti on usein liikkuva tavoite. On tärkeää, että projektipäällikkö seuraa ja raportoi talousarvion muutoksista jatkuvasti sellaisten muuttujien vuoksi, kuten odottamattomat kokoukset ja matkustaminen, ongelmanratkaisu ja virheenkorjaus tai ylityöt, jotka täyttävät määräajat.
