Riippumatta siitä, kuinka kovasti yrität välttää niitä, työntekijöiden, johtajien ja asiakkaiden väliset viestinnän esteet tulevat esiin. Viestinnän epäonnistuminen voi aiheuttaa tarpeettomia viiveitä, turhautumista ja mahdollisesti menetettyä liiketoimintaa. Hyvä uutinen on, että on olemassa keinoja voittaa viestinnän esteitä, jotta yrityksesi pysyy sujuvana.
Mitkä ovat viestinnän esteet liiketoiminnassa?
Viestinnän esteet löytyvät kaikkialla yrityksessä, ylhäältä alaspäin keskijohtoon ulkoisiin suhteisiin. Kommunikointihäiriöt tapahtuvat organisatorisesti, kuten silloin, kun ryhmän jäsenet ovat erillisiä tai yksilöllisesti, kun henkilö tulkitsee väärin tai jättää huomiotta mitä toinen sanoo. Ne voivat johtua liian monista häiriötekijöistä työssä tai riittämättömästä selkeydestä projektista. Muutamia esimerkkejä tavallisista viestintäesteistä, joita saatat nähdä yrityksessäsi, ovat:
- Häiriötekijä. Jos et ole läsnä keskustelussa, se todennäköisesti johtaa virheelliseen viestintään. Olipa monta keskeytystä, moniajoa tai kiirehtiä seuraavaan kokoukseenne, häiritseminen on este viestinnälle, joka voi aiheuttaa monia ongelmia. Se on myös helppo korjata, jos opit keskittymään ja olemaan läsnä hetkellä.
- Huono hallinta. Kun työntekijät eivät pidä johtajistaan tai eivät tunne voivansa puhua avoimesti heille, viestintäkanavat sulkeutuvat nopeasti. Johtajat, jotka eivät anna palautetta, eivät kuuntele ongelmia, eivät voi puhua avoimesti asiaankuuluvista yrityksen liiketoiminnoista tai eivät kysy heiltä kysymyksiä, jotka aiheuttavat esteitä viestinnälle, jota ei tarvitse olla.
- Keskustelun puute. Tietysti paras tapa kommunikoida on keskustella. Nykyään ihmiset ovat kuitenkin todennäköisemmin tekstissä tai sähköpostissa, kun heillä on ongelma keskustella. Tämäntyyppinen yksipuolinen keskustelu johtaa usein tarpeettomiin väärinkäsityksiin ja turhautumiseen, ja se voi olla ajanhukkaa. Kysymys, jota voidaan käsitellä suorassa, 15 minuutin pituisessa keskustelussa, muuttuu pikemminkin päivittäiseksi ahdistusta herättäväksi sanojen vaihdoksi, jolla ei ole päätöslauselmaa.
- Fyysiset esteet. Kun johto eristää itsensä rakennuksen eri kerroksesta muusta työvoimasta tai työryhmät osoitetaan erillisiin toimistoihin, luodaan fyysisiä esteitä, jotka johtavat huonoon viestintään.
- Persoonallisuuden erot. On todennäköistä, että yrityksessäsi on useita erilaisia henkilöitä. On myös hyvät mahdollisuudet, että jotkut näistä persoonallisuuksista eivät vain osallistu ja niillä on erilaisia viestintätapoja, jotka johtavat väärinkäsityksiin, stereotypioihin ja hiljaisuuteen.
- Selkeyden puute. Kun on kyse sidosryhmien, asiakkaiden ja henkilöstön kanssa, on tärkeää saada selkeät yrityspolitiikat. Näin ei tehdä usein sekaannusta ja turhautumista, joka johtaa siihen, että ihmiset eivät halua tehdä liiketoimintaa kanssasi.
Jos otat aikaa arvioida työpaikkasi oppiaksesi, miten ihmiset kommunikoivat, löydät todennäköisesti nämä ja muut yleiset esimerkit viestinnän esteistä. Jotkut voidaan ratkaista nopeammin kuin toiset, mutta ne kaikki edellyttävät valmiita osallistumista ja hyviä viestintätaitoja tiimiltäsi.
Viestinnän esteet Esimerkkejä
Kaikki viestinnän esteet eivät ole ilmeisiä. Se saattaa tuntua siltä, että keskustelet ja olette tuottavia, mutta vasta myöhemmin huomaa, ettei mitään todella saavutettu. Seuraavassa kerrotaan, miten joukkueen tapaaminen johtajan kanssa voi olla täynnä viestintää koskevia esteitä:
Tiimi kokoontuu klo 10.00 johtajan kanssa tulevan verkostoitumistapahtuman aikana. Joukkueen jäsenet saapuvat nopeasti, mutta johtajalla on puhelinkeskustelu. Kaikki mahtavat istumaan huoneeseen, eivät tiedä milloin keskustelu päättyy ja milloin kokous alkaa.
Kymmenen minuuttia myöhemmin johtaja kiinnittää huomionsa huoneeseen kuuluviin ihmisiin ja pyytää kokousta varten esityslistan. Kenelläkään ei ole sellaista, joten joku sotkee nopeasti kirjoittamaan yhden. Tällöin johtaja häiritsee toista puhelua, joka vaatii häntä poistumaan toimistosta 15 minuutissa tavata jonkun muun paikan päällä. Tämä johtaa kiireiseen kokoukseen, jossa ihmiset eivät kysy paljon kysymyksiä, koska he haluavat kattaa mahdollisimman paljon materiaalia nykyisen rajoitetun ajan.
Kun kokous on päättynyt ja jokainen on palannut toimistoonsa, tiimi voi toteuttaa muutamia asioita: he eivät kyenneet käsittelemään joitakin tärkeitä asioita, joita oli keskusteltava, he kokivat kiirehtimään ja ohittamatta johtajaa yrittäessään keskustella siitä, mitä he tekivät ja he eivät ole enää mukana suunnittelemassa tulevaa verkostoitumistapahtumaa kuin ne olivat ennen kokousta. Viestinnän esteet aiheuttivat ajanhukkaa ja tuottavuuden puutetta kaikille osapuolille.
Muut viestinnän esteet ovat räikeitä, kuten tiimin jäsen, joka jättää puuttumatta tehtävän määräaikaa antamatta sinulle syytä tai johtajaa, joka soittaa ja soittaa puhelimella aina, kun yrität keskustella. Se voi olla organisatorista byrokratiaa, joka estää uusien ideoiden syntymisen todellisuudessa tulossa tai sisäisen kontaktien puuttumisen eri tasojen työntekijöiden keskuudessa.
Ulkoiset viestintäongelmat
Jos olet liiketoiminnassa, joka palvelee asiakkaita, ulkoinen viestintä on yhtä tärkeää. Jos et esimerkiksi mainosta selkeästi, kuinka kauan myyntihinnat ovat voimassa, saatat joutua vihaisille asiakkaille, jotka vaativat, että he maksavat vain sen, mitä myyntihinta on yksi kuukausi myöhemmin. Jos annat asiakaspalvelun tietoja sivustossasi, mutta et suora tapa ottaa yhteyttä asiakaspalveluun, saatat päätyä julkisiin valituksiin sosiaalisen median sivuille yhden valituksen sijaan, jota olisi voitu käsitellä nopeasti ja yksityisesti.
Riippumatta siitä, ovatko viestinnän esteet ilmeisiä tai hienovaraisia, he eivät tee mitään auttaakseen yritystä menestymään. Itse asiassa he voivat lopulta aiheuttaa paljon enemmän ongelmia kuin odotat.
Viestintäratkaisujen aleneminen
Saatat ajatella, että sinun ei tarvitse viettää aikaa yrityksesi viestinnän parissa, mutta viestintäongelmien huomiotta jättämisestä on monia seurauksia. Viestinnän esteet johtavat turhautuneisiin työntekijöihin ja asiakkaisiin, jotka eivät tunne kuulevansa. Kun näin tapahtuu, henkilöstö motivoituu vähemmän, mikä johtaa tuottavuuden, luovuuden ja innovoinnin puutteeseen. Asiakkaiden ja asiakkaiden tehokkaan kommunikoinnin epäonnistuminen voi jopa johtaa menetettyyn liiketoimintaan.
Jos työntekijät eivät tunne, että he sanovat asiat tai vaikuttavat, he saattavat lopettaa puhumisen kokonaan eivätkä kommunikoida silloin, kun jokin on väärä tai kun määräaikaa ei noudateta. Tämä johtaa tehottomuuteen, virheisiin ja yrityskulttuuriin, joka kannustaa eristämiseen työryhmän sijaan.
Kun ihmiset eivät tunne, että heillä on avoimet kanavat kommunikoida, monet sulkevat ja menevät läpi heidän työnsä. Tämä ei luultavasti ole sitä, mitä haluat tapahtua yrityksessäsi, minkä vuoksi on tärkeää asettaa etusijalle hyvä viestintä henkilöstön ja ulkoisesti asiakkaiden, toimittajien ja asiakkaiden välillä.
Miten voittaa viestintäesteitä
Paras tapa selviytyä viestintäesteistä on estää niitä ensi sijassa. Tämä tapahtuu määrittämällä yrityksellesi selkeästi määritelty politiikka, joka kannustaa viestintään. Se voi olla niin yksinkertainen kuin lyhyen aamukokouksen asettaminen ongelmien ja hankkeiden tai monimutkaisemman hierarkian käsittelemiseksi, jossa määritellään, kenelle puhua, kun ongelma ilmenee. Näin kaikki tietävät, että heillä on mahdollisuus tulla kuulluksi.
Tämä viestintäpolitiikka on kirjoitettava ja tarkistettava kaikkien uusien palkkaajien kanssa, ja sitä on tarkistettava ja päivitettävä säännöllisesti nykyisen teknologian ja yrityksen käytäntöjen mukaisesti. Tarvittaessa kommunikointitaitojen koulutus ja erityiset viestintäpolitiikkasi voivat olla hyödyllisiä erityisesti niille, jotka eivät ole parhaita kommunikaattoreita.
Vaikka ihmiset tietävät, että heillä on pistorasiaan kuulla, työntekijöille on edelleen tärkeää osallistua aktiivisesti viestinnän parantamiseen koko yrityksessä. Kannusta henkilökuntaa:
- Keskustele henkilökohtaisesti. Jos mahdollista, keskustele henkilökohtaisesti. Näin ei ole sekaannusta äänestä tai merkityksestä. Jos on, se voidaan käsitellä välittömästi ja poistaa turhautumista ja väärinkäsittelyä. Kannusta henkilökuntaa poimia puhelinta ja puhua, jos he eivät voi tavata henkilökohtaisesti, varsinkin jos ongelma on monimutkainen. Käytä vain sähköpostia ja tekstiä, kun se on viimeinen keino tai nopea kysymys.
- Rajoita häiriötekijät. Keskustelut edellyttävät sekä puhumista että kuuntelemista. Varmista, että kuuntelet todella rajoittamalla keskeytyksiä, asettamalla puhelimen alas ja keskittymällä siihen, mitä toinen henkilö sanoo. Tämä auttaa voittamaan viestinnän esteet ja tekemään toiselle henkilölle tunteen kuulla ja arvostamaan. Häiriöt olisi rajoitettava henkilökohtaisesti tai puhelimessa.
- Onko sinulla avoin ovipolitiikka. Kannusta avoin ovipolitiikkaa, jotta ihmiset tietävät voivansa puhua esimiehille tai muille joukkueille milloin tahansa. Tämän politiikan tulisi koskea myös sidosryhmiä ja asiakkaita, joiden pitäisi tuntea, että he voivat tavoittaa yrityksessäsi sopivan henkilön milloin tahansa, jos heillä on ongelmia tai huolta.
- Luo sosiaalisia mahdollisuuksia. Ihmiset ovat todennäköisemmin mukana heidän tuntemiensa ihmisten kanssa. Sosiaalisten mahdollisuuksien luominen yrityksesi sisällä ja ulkoisten asiakkaiden verkottumistapahtumat voivat auttaa ihmisiä tutustumaan toisiinsa ja avaamaan viestintälinjat. Kun ihmiset ovat tavanneet ja keskustelleet, he todennäköisesti tuntevat olonsa mukavammaksi puhua tulevaisuudessa.
- Pidä se yksinkertaisena. Toinen yhteinen este viestinnälle yrittää tehdä hyvän vaikutelman. Ole oma itsesi. Laita kieli tai muodollinen sanasto vastineeksi henkilökohtaisista tarinoista ja selkeästä, suppeasta kielestä. Ole ystävällinen, lämmin ja aito. Jos se on ammatillinen suhde, ylläpidä rajojasi ja pidä silti herkkä käsiteltävälle kysymykselle.
- Vahvista. On tärkeää tunnustaa muiden ihmisten kokemukset ja vastata niihin. Katso kehon kieltä ja tunteita sekä kuuntele vaihdettavia sanoja. Ole kunnioitettava saamistasi tiedoista ja mahdollisista tunteista. Kysy kysymyksiä, ole positiivinen ja anna hyödyllistä ja tukevaa palautetta, kun voit.
- Harkitse kulttuuria. Pidä mielessä ilmaisuja, eleitä ja uskonnollisia ja poliittisia uskomuksia, jotka liittyvät eri kulttuureihin, kun keskustelet niin, ettei viestiäsi tulkita väärin. On myös tärkeää tarkistaa kaikki kulttuuriryhmien yleistykset ja stereotypiat ennen hyppäämistä päätelmiin. Miten ihmiset ajattelevat, reagoivat ja näkevät maailman voi vaihdella suuresti kulttuurin vuoksi.
- Priorisoida. Keskity vain informaatioihin, jotka haluat välittää tiedonsiirron sijaan. Liian paljon tietoa kerralla voi johtaa siihen, että kuuntelija on hukkua, mikä johtaa toimettomuuteen. Esittämällä vain asiaankuuluvia tietoja, ilmoitat selkeämmin, mikä on tärkeää ja mitä vastaanottajan on tehtävä.
- Korjaa kehon kieltä. Tiedonanto ei ole vain sanoja. Se tulee myös kehosta. Kuinka istut ja liikkuvat keskustellessasi jonkun kanssa usein sanoo paljon enemmän kuin sanat koskaan. Silmäkosketuksen tekeminen ja asianmukaisten ei-sanallisten eleiden käyttäminen menee pitkälle. Vältä etsivän ärsyttävää, stressaavaa tai hajamielistä, jotta joku ei halua puhua kanssasi.
Joidenkin selkeästi määriteltyjen politiikkojen, koulutuksen ja käytännön avulla voit estää viestinnän esteitä hidastamasta yritystäsi, mikä lisää tehokkuutta.
