Tietokonepohjaiset kirjanpitojärjestelmät ovat kasvaneet niin yleisesti, että se on tuskin järkevää kuvitella nykyaikaisia vaihtoehtoja, jotka perustuvat pelkästään käsinkirjoituksiin ja vanhoihin koulujen lisäämisen koneisiin. Mutta se on helppo tulla liian riippuvaiseksi tietokoneistetusta kirjanpidosta. Ennen kuin sukellat syvemmälle teknologiaratkaisuihin, harkitse mahdollisia haittapuolia, joiden avulla kone ja ohjelmisto voivat tallentaa kaikki tiedot ja laskea olennaiset numeeriset suhteet.
Tietojen laatu
Tietokoneistetun kirjanpitojärjestelmän tietojen laatu riippuu syöttämiesi tietojen laadusta. Voit kirjoittaa QuickBooks-sivustoon jokaisen yksittäisen tarkistus-, kuitti- ja laskun, mutta jos et ole määrittänyt QuickBooks-tilikarttaa, joka vastaa tarkasti yrityksesi monimutkaisuutta, ponnistelut antavat vain osittaisia tai merkityksettömiä tietoja. Jos yrityksesi toimii esimerkiksi useiden eri tilien, kuten verkkokauppiaiden, tiili- ja laasti- myymälöiden sekä suoramyynnin kautta asiakkaille, kirjanpitotietosi eivät ole erityisen merkityksellisiä, ellet seuraa näitä kategorioita erikseen.
Ihmisen elementti
Vaikka tietokoneistetut kirjanpitojärjestelmät käyttävät teknologiaa laskettaessa summia ja tallentamaan tietoja, ihmisten on syötettävä nämä tiedot, ja nämä ihmiset on koulutettava. Henkilöstön kouluttaminen ohjelmistoissa voi olla kallista, ja tietoa on päivitettävä säännöllisesti, koska tietokoneistetut kirjanpitojärjestelmät muuttuvat, joskus joka vuosi. Virheet tapahtuvat monissa oppimiskäyrän vaiheissa, ja tietokoneistettu järjestelmä, jonka kaavat perustuvat toisiinsa, todennäköisesti yhdistävät näennäisesti yksinkertaisia virheitä, minkä vuoksi ongelman lähde on vieläkin vaikeampi löytää.
Teknologian kustannukset
Käytännössä jokainen tietokoneistetun kirjanpitojärjestelmän osa on kallista. Tietokoneet ovat eksponentiaalisesti kalliimpia kuin paperirekisterit, ja kirjanpitotietojen edellyttämä ohjelmisto lisää lisäkustannuksia, jotka on usein uusittava tai päivitettävä vuosittain. Saatat joutua myös korottamaan varoja korjauksiin tai palkkaamaan ammattilaisia koulutukseen, mukautettuun ohjelmistoon tai erottamaan erityisen monimutkaiset viat.
Turvallisuus ja pysyvyys
Tietokonepohjaiset kirjanpitojärjestelmät ovat alttiita tietoturvaongelmille. Pilvipohjaiset järjestelmät tallentavat yrityksesi tiedot etänä, missä se voidaan hakata. Järjestelmä saattaa olla tartunnan saaneella viruksella, joka tuhoaa tai vioittuu tietoihin. Tietokoneet kaatuu myös säännöllisesti, joten jos et ole erityisen huolellinen tiedostojen varmuuskopioimisesta, saatat menettää monen tunnin työn. Joten kun tietokoneistetut kirjanpitojärjestelmät järjestävät tietoa ja tekevät laskelmia nopeasti ja tehokkaasti, ne voivat luoda väärän turvallisuustunteen. Tärkeintä on, että he eivät voi koskaan olla täysin paikallaan järjestelmien suorassa tuntemuksessa tai ensimmäisen käden tuntemisessa operaatiosi yksityiskohdista.
