Monilla kirjanpidon osioilla on kovia ja nopeita sääntöjä ja määräyksiä organisaation suhteen ja mikä on ja ei ole sallittua. Tämä ei päde kirjanpitotietojärjestelmiin. On yksinkertaisesti liian paljon mielipiteitä siitä, mitä AIS on ja mitä se ei ole. AIS: n erottaminen muista tietojärjestelmistä on yhtiön johdolle ja kirjanpitäjille asetetut oikeudelliset ja ammatilliset velvoitteet.
Tietovirrat
Yksi AIS: n ominaisuuksista on tiedon kulku. Sitä havainnollistetaan käyttämällä pyramidia, jolla on johto ylhäällä, keskijohtoa juuri sen alapuolella, alla mainitun toiminnanhallinnan ja operatiivisen henkilöstön, joka edustaa tiedonkulun perustaa. Yhtiön suorituskykyä koskevat tiedot kulkevat henkilöstön kautta ylöspäin kaikkiin hallintotasoihin. Ylin johto on vastuussa yhtiön osakkeenomistajille tai omistajille saamastaan tiedosta. Näiden tietojen antaminen yhtiön suorituskyvystä on asiakkaat ja toimittajat, joiden kanssa toimihenkilöillä on päivittäinen yhteys. Näiden tietojen avulla ylin johto suodattaa yhtiön talousarvion tiedot ja ohjeet siitä, miten päivittäistä vuorovaikutusta asiakkaiden ja toimittajien kanssa muutetaan tai parannetaan. Toimittajilta ja asiakkailta saadut tiedot tunnetaan ulkoisina tietovirroina. Henkilöstöstä johtoon ja johdon henkilökuntaan kutsutaan sisäisiä tietovirtoja.
Tapahtumien käsittely
Toinen AIS: n piirre on tapahtumien käsittelyssä. AIS käsittelee kahta erilaista liiketoimintaa. Rahoitustapahtuma, joka on mikä tahansa liiketoimi, joka on luonteeltaan rahallinen, joka vaikuttaa yrityksen organisaation varoihin tai osakkeisiin. Rahoitustapahtuma on päätös, jota ei voida mitata rahallisesti, vaikka se voi vaikuttaa yrityksen yleiseen kirjanpitoon. Esimerkiksi, jos yritys päättää vaihtaa toimittajia nykyisen toimittajan hintojen huomattavan nousun vuoksi, välitön vaikutus ei ole luonteeltaan taloudellista, ennen kuin ensimmäinen tilaus on asetettu.
Kaikki tapahtumat kirjataan kirjanpitotietojärjestelmään, jotta ne voivat vaikuttaa ylimmän johdon päätöksentekoon. Jos ylin johto on tietoinen kustannusten, verojen tai asiakaskunnan mahdollisen menetyksen kasvusta, voidaan päättää tulevien tapahtumien negatiivisten seurausten torjumisesta.
AIS-malli
Tyypillinen AIS-malli kuvaa näitä ominaisuuksia ja sisältää kolme eri vaihetta tiedon käsittelyssä. Ensimmäinen on tiedonkeruu. Kaikkia kolmea vaihetta pidetään tärkeimpänä, sillä jos virheet jäävät huomaamatta, järjestelmä voi luoda epäluotettavia lähtöjä. Tiedonkeruuprosessin kaksi päävaatimusta on, että käytetyt tiedot ovat sekä merkityksellisiä että tehokkaita. Tietojen keräämisvaiheessa on syytä punnita tietojen merkityksellisyys suodattamaan kaikki merkityksettömät tosiasiat järjestelmästä. Tehokkuus edellyttää saman tietojenkeruun keräämistä vain kerran. Tämän laiminlyönti johtaa tarpeettomiin tietoihin. Toinen vaihe on tietojenkäsittely tai yritys järjestää tiedot siten, että johto voi tehdä päätöksiä yhtiön taloudellisista päätöksistä. Yksi esimerkki voisi olla myyntitietojen käyttäminen tulevien myynti- odotusten ennustamiseen. Näiden odotusten perusteella voidaan tehdä päätöksiä henkilöstövaatimuksista. Kolmas vaihe on tosiasiallinen tietojen tuottaminen, joka johtaa päätöksentekoon. Riippumatta siitä, perustuuko päätös taloudellisiin tai ei-rahoitustoimiin, päätös voi vaikuttaa liiketoiminnan päivittäiseen toimintaan ja mahdollisesti yrityksen taloudellisiin näkymiin.
