Täytetyssä lomakkeessa W-9 merkityt henkilötiedot ovat välttämättömiä palkanlaskentaprosessin ja maksutietojen toimittamiseksi sisäiselle tulopalvelulle. Parhaana käytäntönä pyydetään W-9: n valmistumista työntekijän ensimmäisenä työpäivänä ja lähettämään W-9-pyynnön uusille urakoitsijoille. Jos urakoitsija ei noudata, lähetä virallinen kirje, jossa on miellyttävä mutta tiukka pyyntö täytetystä lomakkeesta.
Lomake W-9 Perusteet
Lomake W-9 on IRS-asiakirja, jossa kuvataan veronmaksajan nimi, osoite, liittovaltion veroluokitus ja sosiaaliturvatunnus tai työnantajan tunnistenumero. IRS ei määrätä, että yritykset pitävät W-9-tiedostoja tiedostossa. Yritysten on kuitenkin kerättävä ja ilmoitettava lomakkeessa luetellut henkilötiedot kaikille työntekijöille ja urakoitsijoille, jotka maksavat vuosittain yli 600 dollaria. W-9: n kerääminen on kätevä tapa tehdä se. Tämän vuoksi yhtiöllä tulisi olla W-9-tiedosto jokaiselle työntekijälle ja urakoitsijalle.
W-9: n pyytäminen
Varmistaaksesi W-9: n keräämisen kaikista työntekijöistä, sisällyttäkää W-9-lomake pakolliseen ensimmäisen päivän paperityöhön uusille palkkaajille. Pyydä uusia työntekijöitä suorittamaan kaikki paperityöt paikan päällä ja palauttamaan sen henkilöstöedustajalle ensimmäisen päivän loppuun mennessä.
Kun hankit uuden urakoitsijan tai myyjän, liitä lomake W-9 alkuperäiseen sopimukseen. Pyydä myyjältä W-9-pyyntökirjeessä lomakkeen täyttäminen ja palauttaminen mahdollisimman pian. Harkitse sellaisen käytännön käyttöönottoa, joka maksaa vain toimittajille, joilla on voimassa oleva W-9-tiedosto, ja merkitse tämä käytäntö pyynnön kirjaimessa.
Seuranta
Jos sinulla on vaikeuksia saada valmis W-9 ulos työntekijöiltä tai urakoitsijoilta, kommunikoi taktisesti, mutta lujasti, että W-9 on tarpeen ennen maksun suorittamista. Selitä työntekijöille, että lomakkeessa olevat tiedot ovat välttämättömiä palkanlaskennan käsittelemiseksi ja maksujen suorittamiseksi. Jos myyjä ei palauta W-9: tä viikon tai kahden kuluessa, lähetä toinen pyyntökirja seurantaan. Jos sinulla on dokumentoitu käytäntö, muistuta myyjää siitä, että et voi maksaa niitä ilman lomaketta. IRS edellyttää, että teet muodollisen pyynnön W-9: lle, joten säilytä kopio tästä kirjeestä.
Ei W-9
Jos sinulla ei ole vuoden lopussa W-9-toimittajia, sinun on vielä ilmoitettava maksut IRS: lle. Täytä ja lähetä lomake 1099-MISC urakoitsijalle ja jätä sosiaaliturvatunnus tyhjäksi. IRS vastaa huomautuksella, että numero puuttuu, jonka sinun on toimitettava toimeksisaajalle yhdessä varmuuskopiointilomakkeen ja toisen W-9: n kopion kanssa. Olet velvollinen pidättämään verot tulevista maksuista tähän urakoitsijaan - lähdevero on tällä hetkellä 28 prosenttia - ja urakoitsija saa 50 dollarin maksun IRS: ltä.
