Yritykset käyttävät toimistohallintokäsikirjoja kouluttaakseen työntekijöitä, luomaan tai ostamaan ohjelmistoja ja parantamaan toimiston tehokkuutta. Ohjelmisto on suuri osa toimistotoiminnoista ja vaatii menettelyjä, joilla määritellään tietokonetoiminnot, kuten tietoturva, tietokannan luonti ja käyttö, sähköpostiprotokolla ja virustorjunta. Menettelyohjeissa on usein vuokaavioita, jotka auttavat luomaan tai ostamaan toimistosi tarpeita vastaavaa ohjelmistoa.
Toimistojen ylläpitäjät vastaavat tietueiden ja asiakirjojen käsittelystä ja hallinnasta. kokousten, konferenssien ja erityistapahtumien valmistelu; matkajärjestelyjen tekeminen; ja kommunikoida asiakkaiden, johdon, toimittajien ja henkilöstön kanssa. Tehokas toimintakäsikirja kuvaa toimistokäytäntöjä selvästi ja mahdollisimman yksityiskohtaisesti. Uuden työntekijän on voitava tutustua käyttöoppaaseen, jossa on tietoja toimistomenettelyistä.
Tarvittavat kohteet
-
3-renkaan sideaine
-
Tekstinkäsittelyohjelma
Hallintotoimiston menettelyjen kirjoittaminen
Tunnista menettelyt
Toimiston hallintomenettelyn käsikirja koostuu useista menettelyistä. Aloita korkeimmalla tasolla, yleisimmät menettelyt ja toimi alas yksityiskohtaisimpiin. On laadittava korkean tason vuokaavio, jossa ilmoitetaan, miten kukin menettely sopii tähän luokkaan. Kaavioiden ansiosta uusien työntekijöiden kouluttaminen on erittäin helppoa, koska se on graafinen esitys heidän työnsä virtauksesta. Alla oleva esimerkki on yksinkertainen esimerkki toimistomenettelyistä.
1. Office Records
1.1 Ostotarvikkeet 1.2 Hakeminen 1.3 Mail Handling 1.4 Aikataulu
1.3 Postin käsittely
1.3.3 Sähköpostin vastaanottaminen -> 1.3.4 Lajittele Mail -> Vaatii välitöntä vastausta? -> Kyllä -> Merkitse kiireeksi -> Toimita ei -> Älä merkitse -> Toimita
Kun kirjoitat käsikirjaa, anna kirjalliset yksityiskohdat jokaisesta osasta. Esimerkiksi:
1.3.3 Sähköpostin vastaanottaminen Sähköpostin lajittelu tapahtuu postilaatikkoon ja toimitetaan kullekin osastokonttorille viimeistään klo 10.00. Toimiston avustaja poimii viestin, lajittelee sen (katso 1.3.4) ja määrittää, edellyttääkö posti välittömästi vastausta (katso 1.3.5).
Kerää menettelytietoja
Tämä on tärkein vaihe kirjoitusprosessissa ja vaatii eniten aikaa. Varmista, että ymmärrät kuvaamasi menettelyn ja hankkeen laajuuden. Ymmärrä tämän menettelyn yleisö ja miten se sopii korkeamman tason menettelyihin. Ketkä ovat menettelyn toimittajia? Ketkä ovat omistajia ja aiheen asiantuntijoita? Ketkä ovat asiakkaita? Kun olet ymmärtänyt edellä mainitut tiedot, toimi seuraavasti:
- Kirjoita joukko haastattelukysymyksiä. Mitä sinun on tiedettävä, jotta voit kirjoittaa yksityiskohtaisen menettelyn?
- Suorita haastattelut ja dokumentoi tulokset.
- Luo vuokaavio, joka kuvaa prosessin, työvaiheiden ja lähdön tuloa.
- Tarkasta prosessin omistajien kanssa luomasi vuokaaviot tarkkuuden vuoksi.
Kirjoita luonnos käsikirjaksi
Valitse käsikirjan muoto ja varmista, että johto on samaa mieltä. Esitä koko käsikirja. Et halua kirjoittaa käsikirjaa uudelleen, koska siinä ei ole sopimusta muodosta tai sisällöstä. Käytä 3-renkaista sideainetta, jotta muutokset ja päivitykset voidaan tehdä helposti. Sisällytä seuraavat asiakirjat jokaiselle dokumentoidulle menettelylle:
- otsikko
- esittely
- Yleiskatsaus
- Päivämäärä
- Menettelyn omistaja - Käytä nimikkeitä tarpeen mukaan ja välttää henkilöiden käyttämistä
- Vuorokaavio, jossa on vaiheittaiset kuvaukset
- Määritelmät
- Menettelyssä käytetyt materiaalit tai ohjelmistot
- Kuvitukset, taulukot, kaaviot ja grafiikat
Tarkista ja muokkaa
Tarkasta asiasta vastaava johtoryhmä, menettelyn omistaja ja menettelyn asiakas. Jos asiakas on organisaation ulkopuolella, varmista, että sinulla on jo hyväksytty johto ennen tarkistuksen pyytämistä.
Saatat haluta jonkun muun kuin kirjoittajan läpi prosessin jokaisen vaiheen testata sen tarkkuutta ja täydellisyyttä. Jos on olemassa oikeudellisia rajoituksia, varmista, että sisäinen oikeudellinen organisaatiosi tarkistaa ohjeen noudattamista varten.
Analysoi ja korjaa mahdolliset havaintoprosessin aikana havaitut puutteet ja kirjoita lopullinen versio. Saat lopulliset allekirjoitukset asianmukaisella tasolla ennen asiakirjan julkaisemista.
Määritä yksi käsikirjan omistaja, joka vastaa päivitysten dokumentoinnista.
