Yritykset laativat usein pyyntöjä ehdotuksille, kun heillä on hankkeet, joita he haluavat suorittaa. RFP on urakoitsijoiden pyyntö tehdä tarjouksia hankkeista, joita nämä yritykset suunnittelevat. RFP ilmoittaa hankkeen kuvauksen, pätevyyden, ajoitustiedot ja muut projektin yksityiskohdat. Urakoitsijat saavat RFP: n ja määrittävät, haluavatko he luoda ehdotuksen työhön. RFP: n myöntävä yhtiö hyväksyy ehdotukset tiettyyn päivämäärään saakka ja valitsee sitten yhden urakoitsijan hankkeen myöntämiseksi.
Kuvaile yritystäsi. Ensimmäinen askel RFP: n luomisessa on kuvata yrityksesi. Ilmoittakaa, kuinka kauan se on ollut yrityksessä, sen tarjoamat tuotteet tai palvelut ja muut yrityksen kuvaavat yksityiskohdat.
Ilmoita hankkeen kuvaus. Kuvaile yksityiskohtaisesti, mitä etsit. Sisällytä hankkeen sijainti, hankkeen sijainti ja tarkoitus. Kuvaile projektin tehtäviä ja hankkeen tavoitteita.
Suunnittelun eritelmät. Anna täsmälliset tiedot hankkeesta. On ehdottoman tärkeää antaa tarjouksentekijöille kaikki tarvitsemansa tiedot, jotta se voi onnistuneesti suorittaa perusteellisen ja tarkan ehdotuksen työstä.
Ilmoita määräaika. Tarjoa yksityiskohtia projektin aikajanasta. Kun oletat, että hanke alkaa, ja päivämäärä, jolloin hanke olisi saatettava päätökseen. Ilmoitetaan määräaika, jona sopimuspuolet, jotka haluavat tehdä tarjouksen, lähettävät ehdotuksia.
Kuvaile, miten urakoitsijat voivat vastata. Anna ohjeita urakoitsijoille, jotka ilmoittavat heille, mistä he voivat lähettää ehdotuksensa ja hyväksyttävät menetelmät. Voit halutessasi vastaanottaa ne postitse tai voit hyväksyä fakseja tai sähköpostiviestejä, jotka sisältävät ehdotuksia. Sisällytä yhteyshenkilön nimi ja puhelinnumero, jotta urakoitsijat voivat pyytää lisätietoja hankkeesta tai saada vastauksia kysymyksiin.
Selitä, miten hankkeen voittaja valitaan. Sisällytä kriteerit, joita käytät päätöksen tekemisessä. Kuvaile erittäin tärkeitä asioita, kuten urakoitsijoiden tärkeiden ehdotusten merkitystä ja lähettämistä määräajassa.
