Toimistotiedostojen järjestämisellä on merkittävä vaikutus tehokkuuteen ja tuottavuuteen. Arkistointijärjestelmän tulisi perustua siihen, miten tiedostoja käytetään toimistossa, mitä tiedostojen ominaisuuksia useimmin kutsutaan ja miten tiedostoja pyydetään suullisesti. Näihin kysymyksiin vastaaminen auttaa sinua määrittämään parhaan järjestelmän tiedostojen järjestämiseen.
Tarvittavat kohteet
-
Arkistokaappi
-
Tiedoston kansiot
-
Tiedoston tarrat
Määritä, järjestätkö tiedostot aakkosjärjestyksessä aiheen mukaan, numeerisesti käyttämällä ennalta määrättyä numerointijärjestelmää tai kronologisesti joko luodun päivämäärän tai eräpäivän mukaan. Luo väliaikaisia ja pysyviä tiedostoja. Väliaikaiset tiedostot ovat tällä hetkellä aktiivisia tiedostoja, joiden päättymispäivämäärä on määritetty, jolloin tiedosto voidaan joko tuhota tai sijoittaa arkistoituihin tiedostoihin. Esimerkkejä väliaikaisista tiedostoista ovat nykyiset projektit, toimintatavat ja luettavat materiaalit. Pysyvät tiedostot ovat sellaisia, joita ei käytetä niin usein, mutta ne on säilytettävä arkistoissa tulevaa käyttöä varten.
Kirjoita merkinnän otsikot ja määritelmät dokumenttiin, johon voi viitata. Esimerkiksi, jos käytät numeerista arkistointijärjestelmää, kirjoita aihe jokaiselle numerolle ja näytä esimerkkejä asiakirjoista, jotka sisällytettäisiin kyseiseen aiheeseen. Tämä auttaa säilyttämään johdonmukaisuuden asiakirjojen esittämisessä.
Luo väliaikaisia asiakirjoja, pysyviä asiakirjoja ja roskia. Lajittele asiakirjat ennen niiden sisällyttämistä arkistointijärjestelmään. Älä tee tiedostoja, joita ei tarvitse tallentaa.
Valitse tiedoston tallennuspaikka. Voit päättää, että tilapäiset aktiiviset tiedostot on tallennettava pöytälaatikkoon, jossa ne ovat helposti saatavilla. Henkilökunnan kesken jaettavien tiedostojen tulisi sijaita keskitetysti toimistossa. Jos käytät suojattavia tiedostoja, kuten asiakkaan henkilökohtaisia tietoja sisältäviä tiedostoja, käytä lukituskaappia ja määritä, kuka toimistossa on käytettävissä.
Luo tiedostot. Merkitse tiedostot aakkos-, numeeri- tai aikajärjestelmällä. Muista, että vaikka haluat olla tarkkoja tarrojen otsikoilla, haluat myös, että otsikot ovat riittävän laajat, jotta ne kattavat useita dokumenttityyppejä. Esimerkiksi sen sijaan, että merkitsisit tiedoston, jossa on tietty kokouksen nimi, luo tiedosto kokouksiin, joihin osallistui vuoden aikana, ja tallenna siihen kaikki asiaankuuluvat asiakirjat. Tämä estää sinua luomasta lukuisia tiedostoja, joissa vain yksi tai kaksi asiakirjaa tallennetaan.
vinkkejä
-
Muista yksinkertainen on aina parempi. Yritä välttää monimutkaisia arkistointijärjestelmiä, joita sinun ja henkilökunnan on vaikea muistaa. Käytä kauttakirjoitustiedostoa tietyissä tehtävissä, kuten laskun maksamisessa tai laskutuksessa. Järjestä tickler-tiedosto kuukausittain tai päivittäin tehtävien mukaan ja poista tiedosto, kun tehtävät suoritetaan joko heittämällä asiakirjat pois tai siirtämällä ne pysyvään tiedostoon.
