Vaikka joillakin pienyritysten omistajilla olisi mieluummin juurikanavan leikkaus kuin omalla kirjanpidollaan, kirjanpito on välttämätön osa yrityksen liiketoimintaa. Kirjanpidon edut ovat sen kyky kertoa numeerinen tarina siitä, mitä yrityksessäsi tapahtuu - joka voi auttaa sinua parantamaan toimintaa, tulosta kannattavammaksi ja pysymään ongelmana paikallisten ja liittovaltion verovirastojen kanssa. Perusteellinen ja tarkka kirjanpito voi auttaa sinua tekemään mahdolliset lainanantajat ja sijoittajat, kun yrityksesi etsii rahoitusta.
vinkkejä
-
Liiketoiminnan kirjanpidon käytön edut liittyvät lukuihin. Nämä luvut auttavat sinua ymmärtämään, mikä menee hyvin ja missä on parannuksia.
Mikä on kirjanpidon päätavoite?
Kirjanpidon päätavoitteena on seurata yrityksen tuloja ja menoja. Liikevaihto on kaikki rahat, jotka kulkevat yrityksellesi tavaroiden ja palveluiden myynnistä ja muista tulotyypeistä, kuten korotetuista koroista tai vuokrasta tai rojalteista. Kulut ovat kaikki, mitä yrityksesi ostaa toiminnastaan ja infrastruktuuristaan, kuten materiaaleista, työvoimasta, vuokrasta, tarvikkeista, postimaksuista, vakuutuksista, ajoneuvokuluista, ammatillisista palveluista, mainonnasta ja laitteista.
Tiedot, jotka kirjanpitäjäsi tai kirjanpitäjäsi keräävät tuloista ja kuluista, muodostuvat kirjanpitokertomusten laatimisesta, jotka antavat välttämättömiä tietoja yrityksen taloudellisesta asemasta. Nämä raportit auttavat sinua määrittämään vahvuutesi ja puuttumaan heikkouksiin. Ne tarjoavat myös tiedot, joita tarvitset veroilmoitukseen.
Tuloslaskelma on yhteenveto kirjanpitotiedoista tuloista ja menoista. Se vastaa ja luetteloi kaikki ostoksesi asiaankuuluvissa luokissa, kuten vuokraus ja palkkalisto, ja sitten luetellaan nämä summat yleiskatsauksen aikaansaamiseksi. Samoin se tiivistää tulot, jotka perustuvat tulonlähteeseen, kuten tukkukauppaan tai vähittäismyyntiin. Tuloslaskelma on tärkeä, koska se osoittaa, kuinka paljon olet tosiasiallisesti ansainnut päivän lopussa. Tämä alaraja on summa, joka on jäljellä sen jälkeen, kun kokonaiskustannukset on vähennetty kokonaistuloista.
Tase on tilannekuva kokonaistaloudellisesta asemastasi tietyllä hetkellä. Se on tärkeää, koska se laskee yhteen nettovarallesi. Taseen omaisuusosassa luetellaan kaikki yrityksesi omistamat varat, mukaan lukien käteisvarat, saatavat velat, myyntisaamiset, hyllyt ja arvokkaat pitkäaikaiset ostot, kuten suuret laitteet. Taseen velkaosassa on kaikki velat, mukaan lukien lyhytaikaiset ja pitkäaikaiset lainasaldot ja velat. Yhtiön nettovarallisuus lasketaan taseessasi esitettyjen tietojen perusteella vähentämällä kokonaissitoumuksesi kokonaisvaroista.
Rahavirtalaskelma tai kassavirta pro forma on kirjanpito, jonka avulla voit ennustaa, milloin sinulla on käytettävissä oleva pääoma ja milloin sinulla on kassavirtaa. Lausuman ulosvirtausosassa luetellaan kaikki odotetut saapuvat käteesi, eriteltyinä kuukausittain. Tämän rahan ei välttämättä tarvitse olla tuot- teiden tai palvelujen myynnistä saatuja tuloja. Se voi sisältää myös lainoja tai investointeja. Lausuman ulosvirtausosa sisältää kaikki ennakoidut lähtevät rahasi, mukaan lukien palkanlaskennan kulut, materiaalikustannukset, vuokrat ja vakuutusmaksut. Odotetut menot eivät sisällä vain vähennyskelpoisia liiketoiminnan kuluja. Listaa myös lainan pääoman maksut, jotka eivät ole verovähennyskelpoisia eivätkä tule esiin tuloslaskelmaasi. Jokaisen sarakkeen alimmalla rivillä näkyy lähtevistä rahoista vähennettävät lähtevät menot, mikä osoittaa, kuinka paljon rahaa voit odottaa olevan käytettävissä kuukauden lopussa.
Mikä on kirjanpitäjän tarkoitus?
Kirjanpitäjän tehtävänä on tiivistää kirjanpitäjän työsi laatimalla raportit. Kirjanpitäjä voi myös täyttää verolomakkeet ja neuvoa sinua parhaiten käyttämään ja säästämään rahaa. Saatat joutua palkkaamaan ammattitaitoista kirjanpitäjää riippuen siitä, missä määrin olet työskennellyt numeroiden kanssa, yrityksesi monimutkaisuudesta ja verotustilanteestasi.
Kirjanpitäjän tarkoitus on syöttää kuitit ja laskut tietokantaan, pääkirjaan tai laskentataulukkoon, jotta voit seurata kuluja ja myyntiä. Useimmat kirjanpitojärjestelmät ovat tietokoneistettuja, koska kirjanpito-ohjelmat voivat järjestää ja lisätä numeroita nopeammin ja tehokkaammin kuin käsin kirjoitetut järjestelmät. Sinun ei kuitenkaan tarvitse tietokoneohjelmaa yrityksen kirjanpidon tekemiseksi. Käsinkirjoitettu järjestelmä, joka seuraa myyntiä ja kustannuksia, tarjoaa myös tarvitsemasi tiedot.
Voit tehdä oman kirjanpidon seuraamalla tuloja ja kuluja ja seurataksesi näitä tietoja tavalla, joka on hyödyllinen sinulle ja tilintarkastajalle. Tietojen tulisi olla helposti luettavia ja ymmärrettäviä, ja niiden tulisi vastata yrityksen liiketoimintaansa. Kirjanpitotietosi ovat hyödyllisiä tilintarkastajalle, koska se tarjoaa tarvittavat tiedot veroilmoitusten ja laina-asiakirjojen laatimiseksi. Samat tiedot voivat olla hyödyllisiä sisäisesti, jotta saat tietoa yrityksestänne, kuten esimerkiksi siitä, kuinka paljon tuloistasi tulee tukkukaupasta verrattuna vähittäismyyntiin ja kuinka paljon kulutat materiaaleihin verrattuna työhön.
Vaikka vuokraat kirjanpitäjän ja kirjanpitäjän järjestämään taloudellisia tietojasi ja valmistelet verolomakkeitasi, sinulla on edelleen kirjanpitoasioista yrityksen omistajana. Sinun on tallennettava kaikki tarvitsemansa tiedot, kuten kirjoittamasi laskut ja saadut kuitit yrityksesi ostamista varten. Mitä enemmän järjestäytyneitä nämä asiakirjat ovat, kun tuodaan ne kirjanpitäjälle ja kirjanpitäjälle, sitä vähemmän sinun on maksettava aikaa. Kirjanpitäjä tarvitsee pidempään järjestää kenkälaatikon, joka on täynnä kuittauksia kuin työskennellä menetelmällisesti tiedoston avulla, joka on jo lajiteltu päivämäärän tai luottokorttitilin mukaan.
Mitkä ovat kirjanpitosäännöt?
Kirjanpitosäännöt koskevat tapoja, joilla menot ja tulot kirjataan järjestelmään veloituksina tai luottoina. Nämä säännöt koskevat kaksinkertaista kirjanpitoa, joka on ollut laajalti käytössä myöhään keskiajalla. Kaksoismerkintäjärjestelmät eivät ainoastaan seuraa tulojasi ja kustannuksiasi, vaan ne osoittavat myös, miten rahaa ja varoja liikkuu yrityksesi ympärillä. Kaksoismerkintäjärjestelmässä jokainen merkintä, joka syötetään veloituksena, on tasapainotettava vastaavalla luotolla ja päinvastoin. Vaihtoehto kaksinkertaisen kirjanpidon kirjanpidolle on yksiosainen järjestelmä, jossa yksinkertaisesti luetellaan ja yhdistetään tulot ja kulut ilman sisäänrakennettuja protokollia näiden tietojen yhteensovittamiseksi todellisen taloudellisen tilanteen kanssa.
Henkilökohtaisilla tileillä työskennellessään henkilö, joka siirtää varoja liiketoimintaan, on hyvitettävä, kun vastaanottaja tai liiketoiminta on veloitettava. Tämä tuntuu vastakkaiselta, koska varat ovat jättäneet yksilön kädet ja ne on siirretty yrityksen käsiksi. Kirjanpito-tileissä ei kuitenkaan aina kerro todellisia käteisvaroja. Pikemminkin ne viittaavat maksettaviin tai omistettuihin summiin. Kun henkilö, kuten omistaja, siirtää rahaa liiketoiminnalle, tämä tapahtuma lisää tiliä tai laskee sitä ja edustaa määrää, jonka yritys on velkaa kyseiselle henkilölle. Samalla varojen siirrolla luodaan yritystilille veloitus, koska vaikka käteinen on käytettävissä ja saatavilla, se on nyt velkaa sen antaneelle henkilölle.
Käsitellessään todellisia tilejä, kuten kiinteistöjä ja koneita, kirjanpitosäännöt edellyttävät, että veloitat uudet ostot ja luottotuotteet, jotka olet myynyt tai muuten poistanut käytöstä. Omaisuus on alun perin kirjattu veloitukseksi, koska olet käyttänyt rahaa sen hankkimiseen. Jos myyt sen tai poistat sen käytöstä sen jälkeen, kun se on ylittänyt sen käyttöiän, poistat veloituksen tai hyvität tilin, joka edustaa sitä, mitä olet ostoksesta velkaa.
Kun yrityksesi ostaa materiaaleja tai maksaa vuokraa, kirjanpitosäännöt edellyttävät, että lähetät nämä tapahtumat debitiksi. Toisaalta, kun myyt tuotteita tai palveluita, kirjanpitojärjestelmä käsittelee näitä tapahtumia luottoina. Ostot, jotka vaativat lähteviä varoja, vähentävät yrityksen pääomaa, joten niitä seurataan debitteina. Tulot ja muut voitot, kuten tulevat vuokrat, lisäävät yhtiön pääomaa, joten niitä seurataan luottoina.
Vaikka nämä kirjanpitosäännöt koskevat sitä, miten jokainen liiketoimi näkyy kirjanpitojärjestelmässä, sinun ei tarvitse tosiasiallisesti ymmärtää ja soveltaa niitä, ellei teet merkintöjä kaksinkertaiseen kirjanpitojärjestelmään, joka ei ole ohjelmoitu ohjelmoimaan tietojasi. Jos käytät esimerkiksi käsinkirjoitettua kirjanpitoa kirjanpitojärjestelmän perustana, sinun on päätettävä joka kerta, kun kirjoitat merkinnän, onko kyseinen tapahtuma veloitus tai luotto ja jossa vastaava veloitus tai luotto tulee näkyviin. Jos käytät kirjanpito-ohjelmistoa, kuten QuickBooksia, tarkistuksesi, laskusi ja myyntitulot näkyvät automaattisesti oikeassa luotto- ja maksutilissä sekä niihin liittyvät veloitukset tai hyvitykset.
Miten käytät kirjanpitoa liiketoiminnassa
Kirjanpidon edut eivät ole vain hyvän liiketoimintastrategian asia, vaikka kirjanpitotieto auttaa varmasti strategioimaan ja suunnittelemaan. Mikään yritys ei voi selviytyä ilman minkäänlaista kirjanpitojärjestelmää. Jos yrityksesi tekee ostoksia ja myyntiä ilman, että olet seurannut ostamiasi ja myymiäsi määriä, sinulla ei ole mitään keinoa selvittää, oletko ansainnut voittoa tai kärsinyt tappiota vuoden lopussa. Et tiedä, kuinka paljon olet velkaa ja kuinka paljon omistat, joten et voi arvioida, kuinka paljon saapuvasta rahasta voit peruuttaa henkilökohtaiseen käyttöön ja kuinka paljon sinun pitäisi säilyttää yrityksesi pankkitilillä tulevaa liiketoimintaa varten kulut.
Kirjanpitotiedot antavat myös arvokasta tietoa yrityksen toiminnasta. Sen avulla voit verrata myyntiä eri luokkiin eri aikoina, esimerkiksi tarkastella eri tuotteiden trendejä myyntikohteissa. Se antaa sinulle työkalut ja tiedot, joiden avulla voit tarkastella kulujasi prosentteina tuloistasi, jotta näet, ovatko marginaalit kestäviä ja miten yrityksen suorituskyky on verrattu alan toimijoiden kilpailuun. Rahavirta pro forma antaa sinulle mahdollisuuden etsiä pääoman lähteitä ennen kuin tarvitset niitä ja suunnitella suuria ostoksia vastaamaan vuoden aikoja, jolloin käteisellä on runsaasti rahaa. Liiketoiminnan harjoittaminen ilman kirjanpitotietoja on kuin lentäminen ilman tutkaa.
Kirjanpito on myös välttämätöntä yrityksesi selviytymiselle, koska sinulla on lakisääteinen velvollisuus ilmoittaa tuloista ja veroista. Ilman täydellistä ja tarkkaa kirjanpitojärjestelmää et tiedä, kuinka paljon olet ansainnut ja käyttänyt, eikä sinulla ole tarvittavia tietoja paikallisten, valtiollisten ja liittovaltion verolomakkeiden täyttämiseksi. Jos yrityksesi tarvitsee koskaan rahoitusta, lainahakemuksessasi on lähes varmasti edellytettävä, että sisällytätte myös aiempien vuosien tilinpäätökset ja todennäköisimpiä ennusteita myös tuleville kausille.
