Käytäntöjen ja menettelyjen numerointijärjestelmä auttaa käyttäjiä navigoimaan paperi- tai online-käyttöoppaassa. Standardoitu järjestelmä tarjoaa sekä loogisen organisaation että varmistaa, että käyttäjä voi löytää tietoja ilman, että jokainen sivu ja otsikko on skannattava. Laitosorganisaatio ja numeerinen tai aakkosnumeerinen numerointijärjestelmä ovat yksinkertaisia, mutta tehokkaita tapoja varmistaa, että käytännöllä tai menettelyllä voi olla vain yksi mahdollinen sijainti oppaassa.
Politiikan asettelu ja sivunumerointi
Järjestä käytännöt aakkosjärjestyksessä, mukaan lukien jokainen erillinen luku, ja numeroita jokainen luku käyttämällä yhdisteen numeroa, kuten 1.0 ja 2.0. Esimerkiksi, jos henkilöstöosastopolitiikka on luvussa 5, käytä luvun 5.0 kohdassa Henkilöresurssit. Numeroita kunkin luvun sivut peräkkäisessä järjestyksessä, ei peräkkäisessä järjestyksessä käsikirjan alusta loppuun.
Menettelyjen numerointi
Luo menettelyjä varten numerot lisäämällä luvun numerot. Jos esimerkiksi ”5.0 - Henkilöresurssit” sisältää kuusi menettelyä, numeroita ne 5.1: stä 5.6: een ja sisällyttää kunkin menettelyn nimi. Käytä painikkeita, pieniä kirjaimia ja pieniä kirjaimia romanin numeroin, jotta voit määrittää vaiheet ja osa-vaiheet kussakin menettelyssä. Jos esimerkiksi päättymismenettelyt ovat asemassa 5.2, käytä kirjaimia ”a, b ja c” työntekijän päättämisen vaiheiden tunnistamiseksi. Jos jokin näistä vaiheista sisältää alivaiheita, tunnista ne käyttämällä pieniä kirjaimia, kuten "i, ii, iii."
Numerointijärjestelmän näkökohdat
Vaikka hyvä numerointijärjestelmä sallii tarkistusten tekemisen, se ei ole täysin täydellistä täydennysten suhteen. Jos se on mahdollista, koota käyttöohje ja luo numerointijärjestelmä vasta sen jälkeen, kun olet luonut kaikki tarvittavat käytännöt ja menettelyt. Muussa tapauksessa sinun on lisättävä uudet käytännöt käsikirjan lopussa tai numeroitava uudelleen, jotta voit säilyttää aakkosjärjestyksen.
