Jokaisen yrityksen ja yleisön kanssa työskentelevän on kommunikoitava yleisön kanssa jossain vaiheessa. Mutta se ei ole ihanteellinen, jos osapuoli jakaa resurssejaan ensisijaisen liiketoiminnan ja liiketoiminnan selittämiseksi maailmalle - juuri silloin, kun PR-virastot tulevat sisään. Kaikki sen suolaa arvokkaat PR-virastot hyödyntävät erilaisia menetelmiä tullakseen tehokkaaksi kasvoksi ja ääneksi asiakkaalle, jota se edustaa.
Sama Sivu kuin Asiakas
Ennen kuin PR-virasto voi saada viestin asiakkaan puolesta, sen on selvitettävä, mitä se viesti on. PR-edustajat istuvat yhteistyössä asiakkaidensa kanssa selvittääkseen kaiken, mitä he voivat tehdä heidän toiminnastaan. Yrityksille nämä tiedot sisältävät niiden yleiset tehtävät, tuotteet, palvelut ja miten ne tuovat ne markkinoille. Julkisille henkilöille, jotka sisältävät tietoa henkilön ammatillisista projekteista sekä henkilökohtaisista yksityiskohdista, jotka voivat vaikuttaa yleiseen mielipiteeseen. Kaikkien asiakkaiden osalta virasto luo protokollan tietojen vaihtamiseksi, jotta se ei koskaan unohda mahdollisuutta esittää uutta kehitystä yleisölle.
Lehdistötiedotteiden kirjoittaminen
PR-virastojen perustuotteena on lehdistötiedote, tiedot uutistoimistojen julkaisemista varten. Uutistoimistot haluavat julkaista lehdistötiedotteita etenkin hitaiden uutispäivien aikana, koska se merkitsee vähemmän työtä paperin täyttämiseksi. Muistutus on, että lehdistötiedotteessa tarvitaan vain vähän muokkausmuutoksia - muuten uutiset eivät halua tuhlata arvokasta aikaa siihen, mikä on luultavasti oleellista tietoa. Yksi tapa arvioida PR-viraston laatua on pyytää lehdistötiedote-näytteitä ja tarkastella niitä Associated Press -tyyppisiä ohjeita vastaan. Jos julkaisuja tuskin erottaa toisistaan todellisista uutisartikkeleista, ja kävellessäsi edelleen positiivisella vaikutelmalla julkaisusta edustetusta organisaatiosta, virasto on tehnyt työnsä hyvin. Toisin kuin todellisessa uutisartikkelissa, ei ole tärkeää, että lehdistötiedotteessa on tarkkoja lainauksia. Yleensä PR-kirjailija muodostaa lainausmerkkejä - mutta vain asiakkaiden puolesta - ja pyytää asiakkaalta hyväksyntää ennen kuin lehdistötiedote lähetetään uutistoimistoille.
Suhteiden luominen uutistoimistoihin
PR-virastojen olisi pidettävä luetteloa uutistoimistoista, joihin he lähettävät lehdistötiedotteita. Vielä tärkeämpää on, että PR-ammattilaiset luovat puhesuhteita toimittajiin, jotka etsivät tietoa asiakkaasta. PR-ammattilaiset ovat yhdyskäytävä kaikesta edustamansa organisaation tiedosta. Tämä tarkoittaa, että PR-virasto on toimittajan ensimmäinen yhteystieto asiakkaan tietoja varten, ja virasto toimii joko asiakkaan tiedottajana tai toimittajan kanssa kosketuksessa asiakkaan organisaation asianmukaiseen henkilöön. Toisinaan viraston työntekijä toimii kolmanteen osapuolena haastattelussa ohjaamaan kysymyksiä ja vastauksia myönteiseen suuntaan.
Sosiaalisen median läsnäolon hallinta
Sosiaalisen median kehittämisen myötä suhdetoiminta-alan ammattilaisten rooli on laajentunut niin, että se sisältää asiakkaiden edustuksen verkossa. Jos asiakkaalla on blogi, Facebook tai Twitter -profiili, PR-virastolla pitäisi olla pääsy siihen; jos asiakkaalla ei ole mitään, viraston tulisi perustaa se. Toisin kuin lehdistötiedotteet, sosiaalisen median läsnäolo on suoraan yleisölle. Tämän seurauksena viraston ei tarvitse huolehtia uutiskirjeen noudattamisesta tai asiakkaan puolesta puolueellisesta, koska kukaan ei odota, että julkinen henkilö tai yritys ei tuota omaa sarvetaan. Kuten tiedottajavelvollisuudet tai tiedotteet lehdistötiedotteissa, sosiaalisen median päivitykset olisi kirjoitettava ikään kuin tiedot ovat suoraan asiakkaalta, toisin kuin vuokratun kolmannen osapuolen näkökulmasta.
