Vaikka lähes minkä tahansa kokoiset yritykset voivat käyttää yritysjärjestelmää, useimmissa tapauksissa yritys viittaa 500 tai useampaan tietokoneeseen, joka on kytketty samaan verkkoon. Yrityksen koosta riippumatta yritysyritysjärjestelmillä on yksi yhteinen asia: ne vähentävät johtajien ja työntekijöiden pyytämää työtä tietojen hallinnassa. Yritysten järjestelmät yhdistävät koko organisaation käyttämät tiedot ja prosessit ja tekevät niistä ihanteellisimmillaan yhdestä paikasta.
Kolme erilaista yritysjärjestelmää on saatavilla tänään:
- ERP: Enterprise Resource Planning
- CRM: asiakkuuksien hallinta
- SCM: Supply Chain Management
Yrityksen ohjelmistoalustan ymmärtäminen
Jokainen, jolla on tietokone tai matkapuhelin, tuntee jo kahdenlaisia ohjelmistoja: käyttöjärjestelmiä ja sovelluksia. Käyttöjärjestelmät, kuten Microsoft Windows, Linux, Android ja Apple iOS, käyttävät laitteistoa ja tarjoavat alustan, jolla sovellukset voivat ajaa. Sovellukset tai sovellukset ovat ohjelmia, joita käytät pelaamiseen ja työn tekemiseen.
Liiketoimintaympäristössä tietokoneet liitetään yleensä verkkoon yhden tai useamman tehokkaan tietokoneen, joita kutsutaan palvelimiksi, kautta. Palvelin voi sijaita toimistossasi, tai se voi olla jossakin muualla, johon pääset Internetin kautta. Palvelimessa sijaitsevia sovelluksia, joita jokainen yrityksen käyttäjä voi käyttää samanaikaisesti, kutsutaan yrityksen ohjelmistoksi. Yhtiö voi käyttää yritysohjelmistoa, jotta se voi tehdä esimerkiksi raitojen inventointia, hallita myyntiä ja maksuja sekä tallentaa asiakastietoja ja työntekijätietoja.
vinkkejä
-
Kun ihmiset puhuvat pilvestä, he viittaavat palvelimeen tai palvelinryhmään, joita käytetään Internetin kautta.
ERP: Enterprise Resource Planning Systems
Kun yrityksessäsi on useita liiketoiminnallisia toimintoja, ERP-ohjelmistopaketti on usein järkevin.Aivan kuten Microsoft niputtaa työpöytäsovellukset kuten Word, Excel ja Powerpoint yhdeksi paketiksi, joka voi toimia yhdessä, ERP-ohjelmisto yhdistää yrityssovellukset yhteen pakettiin, joka voi toimia myös yhdessä. Näitä sovelluksia, joita yleensä kutsutaan moduuleiksi, voidaan ostaa nipuina ja sitten, kun tarvitset lisää toimintoja, voidaan lisätä lisämoduuleja.
ERP-järjestelmät voivat yleensä sisällyttää moduuleihinsa asiakassuhteita ja toimitusketjun hallintajärjestelmiä.
CRM: asiakassuhteiden hallintajärjestelmät
CRM-ohjelmisto on samanlainen kuin ERP, mutta nimensä mukaan se keskittyy asiakastietoihin. Sitä käytetään useimmiten myyntiin, asiakaspalveluun ja markkinointiin. Kaikki asiakkaasi koskevat yksityiskohdat voidaan syöttää CRM-järjestelmään, joka on saatavilla kaikille muille yrityksesi yrityksille. Asiakkaan organisaation eri henkilöiden henkilökohtaiset yhteystiedot voidaan tallentaa sekä ostaa historiaa, valituksia ja palautuksia. Kun nämä tiedot on syötetty, CRM-järjestelmää voidaan käyttää myynnin ennustamiseen ja markkinointimahdollisuuksien määrittämiseen.
CSM: toimitusketjun hallintajärjestelmät
CSM-ohjelmisto pyörii resursseja ja logistiikkaa, jota tarvitaan tuotteiden saamiseksi asiakkaillesi. Yhteinen toimitusketju sisältäisi raaka-aineiden hankinnan tavarantoimittajilta, tilattaessa niitä ja seuraten lähetyksiä, seuraten sitten valmistusprosessin aikana tuotettuja kohteita, tallentamalla ne varastoon ja lähettämällä ne sitten asiakkaille. Asianmukaisesti optimoitu, CSM-järjestelmä voi automaattisesti toimittaa tilauksia toimittajille ennen raaka-aineiden tarvetta sekä seurata kunkin osaston tehokkuutta valmistettaessa.
Erilaisten ERP-moduulien tutkiminen
Eri moduulit voivat sitten käyttää näitä tietoja ja esittää niitä työntekijöille tarpeen mukaan. Ilman tällaista järjestelmää kirjanpito-osasto voi käyttää yhtä järjestelmää, myyntiosasto toista järjestelmää, kun taas varasto käyttää kolmatta järjestelmää. Jokaisen osaston tiedot pysyisivät omassa siilossaan, jota muut yksiköt eivät pääse käsiksi.
Oletetaan esimerkiksi, että omistat yrityksen, joka teki sateen saappaita. Ilman yritysjärjestelmää jokainen osasto toimisi toisistaan riippumatta. Jos myyntiosasto laski uuden asiakkaan, heidän olisi otettava yhteyttä kirjanpitoon saadakseen asiakkaan käyttöön ja hyväksymään luoton. Kun tilinpäätösosasto on hyväksytty, sen on ilmoitettava myyntiosastolle, että ensimmäinen tilaus voidaan käsitellä. Sitten jonkun pitäisi koordinoida varastoa ja tuotantoosastoa, kun taas osto-osasto ja henkilöstöosastot olisi otettava käyttöön varmistaakseen, että tilauksia on riittävästi. Kukin näistä vaiheista sisältäisi sähköpostit ja puhelut koko yrityksessä sekä asiakkaalle, kunnes tilaus lähetettiin.
Käyttämällä yritysjärjestelmää eri moduulien kautta, kaikki tämä voitaisiin tehdä automaattisesti ja paljon siitä ilman ihmisen vuorovaikutusta, mikä nopeuttaa prosessia ja vähentää inhimillisiä virheitä.
Myyntimoduuli: Myyntiedustajasi laskee uuden asiakkaan, Kanadassa sijaitsevan vähittäiskaupan vaateketjun, joka haluaa ostaa 1000 saman muotoista ja vaihtelevaa kokoa. Hän syöttää asiakkaan tiedot myyntimoduuliin.
Kirjanpitomoduuli: Kirjanpito-osasto saa ilmoituksen siitä, että uusi asiakas on lisätty. He tarkistavat asiakkaan tiedot ja suorittavat luottotarkastuksen. Kun asiakkaan tilaus on hyväksytty, myyntiedustaja saa vahvistuksen, joka sisältää myyntihinnan ja asiakkaan alennuksen.
Varastomoduuli: Koska myyntiedustaja vahvistaa tilauksen, järjestelmä kertoo hänelle, että näitä saappaita on 200 varastossa, jotka voidaan toimittaa välittömästi. Loput saappaat on valmistettava ja ne voidaan lähettää kahden viikon kuluessa.
Tuotantomoduuli: Kun tilaus on vahvistettu, tuotantopäällikölle ilmoitetaan, että hän tarvitsee 800 saappaat tarvittavista kooista.
Henkilöstömoduuli: Viimeisimmän järjestyksen mukaan henkilöstöresursseista ilmoitetaan, että he ovat saavuttaneet uuden kynnyksen, ja neljänneksen päivitetyn myyntiennusteen perusteella olisi palkattava kaksi muuta työntekijää.
Ostomoduuli: Saappaiden uudet tilaukset käynnistävät automaattisesti yrityksen kuminvalmistajan tilauksen pitää varastot vähimmäiskynnyksellä.
Tilausseurantamoduuli: Uusi kanadalainen asiakas voi kirjautua yrityksesi verkkosivustoon nähdäksesi, milloin tilaus lähetetään. Järjestelmässä on myös muita tuotteita, joita vastaavat jälleenmyyjät ovat tilanneet viime kuussa.
Päätöksen tukimoduuli: Näet, että Kanadalle tehdyt tilaukset ovat kukoistaneet ja antavat sinulle tiedot, jotka sinun on päätettävä, olisiko palkata myyntiedustaja kyseisestä maasta. Tarkastellessasi siellä myyviä erityisiä tyylejä ymmärrätte, että tälle uudelle markkinoille voi olla samankaltaisia tyyli-saappaita.
Enterprise-järjestelmien edut ja viat
Oikean yritysohjelmiston valitseminen voi parantaa tuottavuutta, vähentää kustannuksia, lisätä myyntiä ja tehdä hallintapäätökset paljon tehokkaammiksi. Maailmankaupan aikakaudella, jos kilpailijat käyttävät jo yritysratkaisuja virtaviivaistamaan tietovirtojaan, yritystoimintaympäristön puuttuminen saattaisi tehdä sinusta vähemmän kilpailukykyisiä ja saattaa aiheuttaa riskin yrityksellesi.
Toisaalta yritysratkaisun käyttöönotto on aivan samanlainen kuin kaikkien tietojesi munien asettaminen yhteen koriin. Asennuksen ongelmana voi olla jokaisen osaston halvaus. Vuoden 2015 kyselyssä 21 prosenttia vastaajista kuvaili ERP-ratkaisunsa käyttöönottoa epäonnistumisena. Ongelmia voivat olla:
- Koulutetaan henkilöstöä väärin uuden järjestelmän käyttöön.
- Henkilöstövaatimusten ymmärtämättä jättäminen.
- Määrittelemättä tarvittavat tiedot, jotta järjestelmä pääsee käsiksi.
- Hakkerit eivät voi suojata arkaluonteisia tietoja.
Vaikka jotkin ongelmat saattavat aiheuttaa päänsärkyä vain muutaman viikon ajan, toiset voivat kestää useita vuosia. Historiallisesti huono yritystoteutus on ollut tiedossa laskevan miljardeja dollareita. Klassinen tapaustutkimus huonossa ERP-toteutuksessa johti Hersheyn epäonnistumiseen tuoda suklaata vähittäismarkkinoille ajoissa Halloweenille, minkä vuoksi sen osakekurssit laskivat dramaattisesti. Viime vuosina Targetin juurtunut kanava Kanadaan syytettiin myös huonosti järjestetystä ERP-toteutuksesta.
