Useimmat kuka tahansa, joka työskentelee, pommitetaan päivittäin loputtomilla sähköpostiviesteillä. Monet näistä sähköpostiviesteistä skannataan nopeasti ja poistetaan, jos ne jopa avautuvat. Kun lähetät yrityksen sähköpostiviestin kollegalle, työntekijälle tai asiakkaalle, et halua, että se päätyisi hylkäämiseen. Yrityksen sähköpostimuotoon tutustuminen voi vaikuttaa siihen, että sähköpostisi on luettu ja että se on viety virtuaaliseen roskakoriin.
Mikä on yrityksen sähköpostimuoto?
Liiketoiminnan sähköpostimuoto on hyvä tapa lähettää minkä tahansa kirjeenvaihdon yrityksesi puolesta. Se tarjoaa muodollisen rakenteen, jonka avulla voit välittää viestisi ja saada vastauksen.
Yrityksen sähköpostin elementteihin kuuluvat:
- Yksityiskohtainen aihe. Käytä aihepiiriä, joka kannustaa lukijaa avaamaan sähköpostisi. Mitä tarkemmin olet, sitä parempi. Lisää muutama sana siitä, mitä sähköpostiviesti koskee - Seuraavan viikon kokous keskustelemaan ehdotuksesta - pikemminkin kuin epämääräinen sana Hei. Se, että sähköpostiosoitteesi ei tartu roskapostisuodattimeen, ei ole koskaan auttanut sinua lähettämään sitä vastaanottajalle.
- Ammatillinen tervehdys. Kuinka tervehdit henkilöä riippuu jo olemassa olevasta suhteestasi, jos sinulla on sellainen. Jos saavut jonkun uuden tai korkeammalle asemalle, on tarkoituksenmukaista käyttää virallista tervehdystä Hyvä herra Jones. Jos olet työskennellyt tämän henkilön kanssa aikaisemmin ja sinulla on enemmän rento suhde, on hyvä käyttää henkilön etunimeä Hei, Kim. Varmista, että henkilön nimi on kirjoitettu oikein, ja sähköpostiosoite on oikea.
- Tiivis viesti. Yrityksen sähköpostiviestin rungon pitäisi olla suora ja siihen liittyvä. Lukijalla ei ole aina paljon aikaa, joten älä tee sitä liian pitkäksi ja yksityiskohtaiseksi. Käytä lyhyitä lauseita ja kappaleita ja sisällytä vain asiaankuuluvia tietoja. Esimerkiksi lause tai kaksi siitä, miksi haluat tavata ja ehdotetut ajat. Tämä helpottaa myös ihmisten lukemaan viestejä puhelimissaan, jolloin he todennäköisesti avaavat sähköposteja. Varmista, että käytät sähköpostin perusmuodon muotoilua, vaikka olisit houkuttelevia käyttämään paljon värejä tai emojeja.
- Allekirjoitus. Kun lähetät yrityksen sähköpostiviestin, on aina hyvä sulkea sähköpostiosoite. Sisällytä nimesi, työnimike, yrityksen ja yhteystiedot. Se voi sisältää myös linkkejä sosiaaliseen mediaan tai verkkosivustoon, jolloin vastaanottaja voi käyttää niitä. Älä vain sisällä niin paljon tietoa, että se näyttää sekavalta. Allekirjoituksesi voidaan esiohjelmoida sähköpostiasetuksiin, joten se sisältyy automaattisesti kaikkiin lähettämiinsi sähköpostiviesteihin.
Miksi sinun täytyy tietää Business Email -muoto
Yrityksen sähköpostiosoite on olennaisesti samanlainen kuin mikä tahansa muu liikekirje, mutta se lähetetään sähköisesti. Ja, kuten mikä tahansa liikekirje, varmista, että käytät oikeaa muotoa niin, että törmäät mahdollisimman ammattimaisesti. Et halua lähettää sähköpostiviestiä, joka on liian rento tai persoonaton, varsinkin tärkeän liiketoiminnan kannalta.
Yrityksen sähköpostimuoto tarjoaa helpon rakenteen, joka voidaan mukauttaa mihin tahansa yrityksen sähköpostiviestiin. Sen tarkoituksena on kertoa vastaanottajille, mitä viesti on, ja kannustaa heitä avaamaan sähköpostia ja lukemaan se. Liiketoiminnan sähköpostimuodossa voit myös olla muodollinen tai rento vastaanottajasta riippuen. Pidä aina ammattimaisena ja ystävällisenä sähköpostissasi. Kirjoita tavalla, joka kannustaa vastaanottajaa lukemaan viestisi ja vastaamaan pyyntöön.
Esität yrityksesi jokaisella lähettämällesi sähköpostilla. Yrityksen sähköpostiosoitteen oppiminen voi auttaa sinua tekemään hyvän vaikutelman sekä niille, joille työskentelet, että niiden kanssa, joiden kanssa haluat työskennellä.
Liiketoiminnan sähköpostiformaatin esimerkki
Tarkka tapa, jolla muotoilet yrityksesi sähköpostiviestin, riippuu persoonallisuudestasi, sähköpostiviestistä ja siitä, kenelle lähetät sen. Noudata tämän liiketoiminnan perustason sähköpostimuotoa:
Aihe: Kesän markkinointisuunnitelman tarkistaminen
Hei Sam,
Liitteenä on kesäkauden markkinointisuunnitelma, jonka koon. Arvostan sitä, jos voisit tarkistaa sen ja kertoa minulle, jos sinulla on ehdotuksia.
Onko sinulla aikaa mennä tämän kanssani seuraavana tiistaina tai keskiviikkona?
Kiitos,
Jenny
nimi, yrityksen nimi ja yhteystiedot
Kuten aina, muista tarkistaa oikeinkirjoitus ja kielioppi, ennen kuin osaat lähettää.
