Nykyään yritykset ovat onnekkaita, koska niillä on monia työkaluja tehokkaan viestinnän helpottamiseksi. Viestinvälityssovelluksista videopuheluihin ja online-tiimien yhteistyöympäristöihin ei ole pulaa tavoista kommunikoida kollegoiden, asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja yritysten sidosryhmien kanssa. Vaikka on olemassa useita eri viestintäjärjestelmiä, yritykset voivat sisällyttää päivittäisiin prosesseihinsa, mutta tehokkaan viestinnän ominaisuuksia tarvitaan edelleen riippumatta siitä, mitä alustaa käytetään.
Kuuntele keskustelua huolellisesti
Kuunteleminen on keskeinen tekijä tehokkaan viestinnän kannalta. Liiketoiminnassa on tärkeää harjoittaa aktiivista kuuntelemista, mikä tarkoittaa pyrkimystä kuulla ja ymmärtää, mitä joku sanoo sinulle. Jos työtoveri puhuu kanssasi ongelmasta asiakkaan kanssa, on tärkeää ymmärtää yksityiskohdat ennen kuin siirryt ratkaisuun.
Ihmiset eivät pidä keskustelusta jonkun kanssa, joka ei vie aikaa kuunnella, mitä heidän on sanottava. Jos haluat näyttää kollegallesi, että olet aktiivisesti listattu, voit toistaa tai sanoa uudelleen keskustelun osia osoittaakseen ymmärryksesi tilanteesta asiakkaan kanssa. Kysymysten esittäminen yksityiskohtien selventämiseksi on myös tapa kuunnella ja saada kattava käsitys suuresta kuvasta.
Tunne yleisösi
Viestien muokkaaminen yleisön perusteella on tehokkaan viestinnän kriteeri. Se, mitä sinun täytyy sanoa yhdelle henkilölle, ei ole oikeassa toiselle heidän roolinsa mukaan organisaatiossa ja heidän tietämyksensä aiheesta. Jotta voisit saada viestisi tehokkaasti, sinun on muutettava kieltä, ääntä ja mediaa niin, että se sopii yleisölle.
Esimerkiksi tapa, jolla puhut organisaatiosi johtoon, voi olla erilainen kuin puhut vertaisverkossa, vaikka viestisi sisältö olisi sama. Jotkut käyttävät enemmän virallista kieltä esimiesten kanssa ja käyttävät satunnaisia liikekieliä kollegojensa kanssa. Yrityksesi kulttuuri vaikuttaa myös siihen, miten kommunikoi sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien kanssa.
Ole tiivis, täydellinen ja oikea
Tarjoamalla tiivis ja pisteellinen viestintä auttaa välttämään toistoa ja turhautumista. Poistamalla tarpeettomat tiedot viestinnästä voit vähentää väärinkäsitysten mahdollisuuksia. Nykyään ihmisten huomionlähtö on lyhyt, joten viestin saaminen kymmenessä minuutissa on tehokkaampaa kuin 30 minuutin ottaminen. Jos esimerkiksi tapaat asiakkaan kanssa myyntimahdollisuuksia, näytä heille, että kunnioitat heidän aikaa pitämällä esityksesi mahdollisimman lyhyenä.
Vaikka tehokas viestintä on lyhyt ja ytimekäs, sen on myös oltava täydellinen. Tämä tarkoittaa, että viestin on sisällettävä kaikki asiaankuuluvat tosiasiat, ja se olisi järjestettävä loogisesti, joten se on helppo seurata. Perustuen siihen, kenen kanssa puhutte, voit ottaa tietyt osa-alueet tietoonsa ja antaa yksityiskohtia, joita he eivät ehkä tiedä. Viestin täyden merkityksen tarjoaminen on avain viestintään tehokkaasti. Jos esimerkiksi työskentelet uuden liikekumppanin kanssa ja keskustelet hankkimalla niitä, on tärkeää, että heille toimitetaan kaikki tarvitsemasi materiaalit. Tarjoamatta tätä arvokasta tietoa toimittaja ei välttämättä pysty toimittamaan oikeita osia, mikä voi aiheuttaa turhautumista, viivästyksiä ja huonoja suhteita.
Tosiseikkojen tarjoaminen sellaisina kuin ne ovat liioittelematta niitä, on yksi hyvien viestintätaitojen ominaisuuksista ja välttää epäselvyyttä ja sekaannusta. Jos käsittelet asiakkaan valitusta työntekijän kanssa, sinun on saatava palautetta molemmilta osapuolilta ongelman ymmärtämiseksi.
Ota palaute viestiin
Tehokas viestintä edellyttää oikea-aikaisen palautteen antamista ja vastaanottamista. Palaute auttaa näyttämään sekä sinulle että henkilölle, jolle olet yhteydessä, onko viesti lähetetty ja vastaanotettu tarkasti. Jos palaute on täysin poissuljettu, se voi osoittaa, että et ole kommunikoinut tehokkaasti tai että vastaanottaja ei ymmärtänyt täysin merkitystäsi.
Liiketoimintaympäristössä palaute on kriittinen, kun työskentelet tiimissä. Jos esimerkiksi olet johtotehtävissä, sinun on annettava henkilökunnallesi rakentava palaute heidän suorituksestaan, roolistaan ja viestintätaidoistaan asiakkaiden kanssa. Palaute sisältää myös kiitosta, joka voi lisätä yrityksen moraalia ja lisätä toveruutta.
Palautteen tarjoamisen lisäksi tehokas viestintä edellyttää myös sen vastaanottamista. Rakentava palaute on hyödyllinen suorituskyvyn parantamiseksi työssä. Jos olet vastuussa puheenvuorosta esimerkiksi koko yrityksen kokouksessa, kysy varmasti avainhenkilöitäsi palautteesta puheen jälkeen. Heidän palautteestaan kerrotaan, onko puheesi tehokas viestisi saamisessa, ja kertoo sinulle, ymmärtääkö henkilökuntasi tärkeimmät kohdat, joista halusit kommunikoida. Niiden palaute näyttää myös alueet, joilla sinun on parannettava viestintätaitojasi. Jos esimerkiksi kritiikki oli, että puhe oli liian pitkä, tiedätte, että seuraavan kerran voit työskennellä tiiviimmin viestinnässä.
Näytä kunnioitusta keskustelun kautta
Kunnioittaminen ihmisten kanssa, joiden kanssa olet yhteydessä, on tärkeä kriteeri tehokkaalle viestinnälle. Ihmiset ovat motivoituneempia ottamaan yhteyttä kanssasi, jos osoitat heille kunnioitusta ja heidän ajatuksiaan. Jos esimerkiksi kohtaat näkymän ensimmäistä kertaa, voit osoittaa kunnioitusta käsittelemällä heidät nimensä avulla, mikä tekee heistä tuntuu arvostetulta. Aikaa lukea heidän liiketoiminnastaan ja käsitellä heitä keskusteluissasi on pitkä matka näyttäessäsi heille kunnioitusta.
Jos puhut liikekumppanin kanssa puhelimitse, näytä kunnioituksesi pysymällä keskittymällä käsi kädessä olevaan keskusteluun. Sen sijaan, että olisit tarkistanut sähköpostisi tai selaillessasi verkkoa puhuessasi puhelimessa, pidätte heidän kanssaan puhelun aikana kunnioittavaa.
Kun viestit sähköpostitse kollegojeni kanssa, ota ylimääräinen muutama minuutti oikaisemaan viestisi, joten se ei sisällä kirjoitusvirheitä eikä oikeinkirjoituksia tai kielioppivirheitä. Näytät kunnioitusta ottamalla aikaa rakentaa viestisi huolellisesti.
Älä unohda ei-sanallista viestintää
Sanat, joita käytämme kommunikointiin, muodostavat alle 10 prosenttia viestistämme. Tämä tarkoittaa, että ei-sanalliset signaalit ovat kriittisiä tehokkaan viestinnän kannalta. Äänesi sävy näyttää, miten tunnet olosi, kun olet yhteydessä. Jos haluat olla ystävällinen, varmista, että sävysi on ystävällinen.
Käsin eleet, asenne ja kehosi kieli auttavat välittämään sanojenne merkityksen. Ylittämällä aseesi signaaleja, jotka olet puolustautunut tai suljettu, kun otat yhteyttä silmiin, näytät, että haluat luoda yhteyden.
Kiinnitä huomiota ei-sanallisiin signaaleihin, joita henkilö, jolle puhut, välittää. Niiden asento, sävy ja kehon kieli osoittavat, miten he tuntevat, mitä sanot, ja auttaa ohjaamaan tapaa, jolla olet yhteydessä niihin.
Hyvä viestintäjärjestelmän vaatimukset
Hyvä viestintäjärjestelmä edellyttää, että valitset oikean viestintäjärjestelmän kyseiselle työlle. Niin monta vaihtoehtoa, kuten puhelin, viestintä, sähköposti ja henkilökohtainen, on valittava keskustelun aiheeseen parhaiten sopiva väline. Esimerkiksi, et tekisi pomostasi tekstiä eroamaan paikasta tai pyytäisi korotusta. Tällaisia tärkeitä keskusteluja tulisi järjestää henkilökohtaisesti. Samoin sinun ei tarvitse henkilökohtaista kokousta vähäisempiin liiketoimintakysymyksiin, jotka voidaan välittää sähköpostitse säästää aikaa ja resursseja.
