Jokaisella yrityksellä on toimialasta riippumatta hallinnollisia tehtäviä, joita on käsiteltävä, jotta yritys voi toimia tehokkaasti. Näitä tehtäviä hoitaa usein sihteeri, vastaanottovirkailija, hallintoavustaja, johtaja avustaja tai toimistonjohtaja. Pienemmissä yrityksissä, joissa tällaisia rooleja ei ehkä ole, työntekijöiden on työskenneltävä yhdessä varmistaakseen, että hallinnolliset tehtävät on saatettu päätökseen.
Tietojen tallentaminen
Tärkeiden asiakirjojen laatiminen asianmukaisissa paikoissa oikea-aikaisesti on hallintotehtävä, joka sisältää kansioiden asettamisen arkistokaappeihin tai asiakirjoihin online-dokumenttienhallintaohjelmissa. Tarkat arkistointijärjestelmät varmistavat, että työntekijöillä on pääsy kirjanpitoon, asiakastietoihin ja tutkimukseen.
Tietojen etsiminen
Asiakkaiden, johtajien ja työtovereiden tietojen tutkiminen joko verkossa, toimistojen arkistointijärjestelmissä tai kirjoissa on olennainen hallinnollinen tehtävä, joka auttaa yrityksiä hankkeiden aloittamiseen ja lopettamiseen tarvittavilla tiedoilla. Nämä tiedot kootaan, tiivistetään, jaetaan usein tarvittaville henkilöille ja esitetään raportissa tai laskentataulukossa.
Puhelinvastaajat
Olitpa sitten mainostoimisto tai itsepalvelupesula, asiakkaat ottavat yhteyttä tuotteisiin ja palveluihin, käyttötunteihin, tietopyyntöihin tai hinnoittelua koskeviin kysymyksiin. Näihin puheluihin vastaaminen ja asiakkaiden tarpeiden noudattaminen on hallinnollinen velvollisuus, joka voi vaikuttaa yrityksen menestykseen tai epäonnistumiseen. Epäonnistunut viestintä potentiaalisten asiakkaiden kanssa voi jättää organisaation huonon vaikutelman. On tärkeää, että tämän hallinnollisen tehtävän hoitaja on henkilökohtainen, kohtelias ja asiantunteva yrityksestä.
Tervetuloa vierailijat
Kun kävijä saapuu toimistoon, vastaanottovirkailija tai sihteeri istuu yleensä ovella sanomalla "hei", tervetuloa vierailija työpaikkaan, avustaa kysymyksissä ja ohjaa hänet sopivaan henkilöön, toimistoon tai divisioonaan. Olipa kyseessä toimittaja, joka pudottaa paketin, tai asiakas, joka saapuu aikataulun mukaiseksi, tervehdys vierailijat ovat olennainen hallinnollinen tehtävä.
Laitteiden ja tarvikkeiden ostaminen
Toimitushuoneiden ja -kaappien pitäminen paperilla, kynillä ja muilla toimistotarvikkeilla on hallinnollinen tehtävä. Tähän tehtävään osoitetut tehtävät sisältävät tilauksia muilta työntekijöiltä, tilausten seurantaa, erien levittämistä saapuessa ja laskujen käsittelyä, yleensä yhdessä rahoitusryhmän kanssa.
Luo ja hallinnoi kirjallisia viestejä
Sähköpostien ja liikekirjojen kirjoittaminen raporttien, laskentataulukoiden ja tietokantojen luomisen lisäksi hallinnollisiin tehtäviin kuuluu myös näiden kirjallisten viestien jakamisen luominen ja hallinta. Olipa kyse viestinnästä työntekijöille tai asiakkaille, tehtävät suoritetaan käyttämällä tekstinkäsittely- ja taulukkolaskentaohjelmia ammattimaisia, lyhyitä asiakirjoja varten.
Kokouksen valmistelu
Konferenssitilojen ja kokoustilojen perustaminen, catering-järjestelyjen tekeminen, audiovisuaalisten laitteiden tilaaminen ja käyttöönotto sekä esityslistojen valmistelu kuuluvat hallinnollisiin tehtäviin. Nämä keskeiset tehtävät ovat välttämättömiä, kun yrityksillä on konferensseja tai asiakastapaamisia toimistossa tai sen ulkopuolella.
