Pääkirja on tiedosto tai kirja, jossa yritys kirjaa kaikki sen rahoitustapahtumat. Jokaisen tilikauden alussa käynnistetään uusi pääkirja, jossa on avaava saldo. Tänä vuonna kirjanpitäjä tai kirjanpitäjä syöttää jokaisen tapahtuman, joka on jaettu käyttötarkoituksiin. Tämä tehdään tyypillisesti yrityksen antamien tunnusten avulla. Pääkirja ei ainoastaan auta liiketoimintaa, jossa raha on mennyt, vaan se auttaa myös ennustamaan, mitä tarvitaan tulevana tilivuotena.
Syötä laskentataulukon ensimmäisessä solussa tai paperikopion vasemmassa yläkulmassa "G / L-koodi". Tällöin syötetään pääkirjan tilikoodit. Jokainen tilin koodi on osoitettu tietylle osastolle tai ryhmälle, kuten toimistotarvikkeet, postimaksut tai oikeudelliset palvelut.
Kirjoita laskentataulukon toiseen soluun tai pääkirjaan ensimmäisen rivin toiseen kohtaan "Laskun päiväys". Tässä sarakkeessa vastuuhenkilö syöttää päivämäärän, jona luotto tai veloitus tapahtui. Syötä "Laskun numero" seuraavaan soluun.
Syötä seuraavassa kolmessa solussa tai välilyönnissä "Pyydetty", "Tarkista määrä" ja "Maksettu." Pääkirjan ylläpitämisestä vastaava henkilö syöttää tarkistuksen pyytäneelle henkilölle, kuinka paljon ja kenelle se tehtiin. Syötä seuraavassa solussa tai tilassa "Tarkoitus", jotta voit kuvata yksityiskohtaisesti menoja.
Kirjoita ensimmäisen rivin viimeiseen soluun tai pääkirjaan "Tasapaino". Syötä tilivuoden alkujäämä tämän sarakkeen ensimmäiseen soluun otsikon alla.
Syötä kaava, jonka avulla voit lisätä jäljellä olevan saldon automaattisesti "Tasapaino" -sarakkeeseen, jos käytät taulukkolaskentaohjelmaa, kuten Microsoft Excel. Tämän kaavan syntaksi olisi "= viimeinen saldo - tarkistusmäärä". Jos käytät paperikopiota, tasapaino on laskettava manuaalisesti.
vinkkejä
-
Jos yritys käyttää useita alatilejä yhden G / L-koodin alla, kuten esimerkiksi tietyille osastoille veloitettavien toimistotarvikkeiden koodit, käytä kunkin osaston eri taulukon välilehtiä tai pääkirja-sivua kunkin osaston talousarvion saldon avulla.
