Vaikka sähköposti ja muut digitaalisen viestinnän muodot ovat varjostaneet faksin suosion suhteen, monet yritykset ja yksityiset lähettävät edelleen fakseja. Faksit ovat erityisen käyttökelpoisia, kun lähetät allekirjoitettua asiakirjaa, kun paperikopion digitaalinen tiedosto ei ole käytettävissä ja kun lähettäjillä tai vastaanottajilla ei ole pääsyä tietokoneeseen tai PDA: han. Kun olet luonut faksimallin, voit käyttää sitä uudelleen ja uudelleen.
Tarvittavat kohteet
-
Tietokone, jossa on tekstinkäsittelyohjelma ja tulostin
-
Kynä
-
Paperi
Luo vakio 8-1 / 2-by-11-tuumainen tekstinkäsittelydokumentti, jossa on vaakasuora tekstilohko ylhäällä, kaksi lyhyttä saraketta alla ja suuri tekstiruutu sarakkeiden alla.
Lisää puhelinnumerosi, faksinumerosi ja sähköpostiosoitteesi asiakirjan yläreunassa olevaan horisontaaliseen tekstilohkoon. Lisää yrityksesi logo tarvittaessa vaakasuuntaisen lohkon vasempaan nurkkaan.
Lisää vastaanottajan nimi, tarvittaessa yrityksen nimi, faksinumero ja puhelinnumero vaakalohkon alapuolella olevaan sarakkeeseen. Kirjoita myös "Re:" ja kirjoita faksien aihe (esimerkiksi "Today's Orders" tai "July Sales Figures").
Kirjoita oikeanpuoleiseen sarakkeeseen nimi, tarvittaessa yrityksen nimi, faksinumero ja puhelinnumero. Sisällytä lähetettävien sivujen määrä, myös kansilehti. Kirjoita päivämäärä, jona lähetät faksin. Jos lähetät faksin muille henkilöille, lisää "CC:" ja kirjoita tarvittaessa vastaanottajan nimi ja nimet ja yrityksen nimet.
Lisää sivun alareunassa olevaan ruutuun kaikki lisäsanomat, jotka sinulla on vastaanottajalle.
Korjaa asiakirjasi kirjoitusvirheitä, kirjoitusvirheitä ja kielioppivirheitä, kuten virheitä, jotka voivat tehdä teistä näyttämättömänä.
vinkkejä
-
Voit tulostaa kansilehden ja kirjoittaa tekstiin, tai voit kirjoittaa tiedot tekstinkäsittelydokumenttiin. Jälkimmäinen on parempi, koska joskus käsinkirjoitus ei välitä yhtä selkeästi kuin painettu teksti.
