Joskus asiakassuhde ei juuri toimi. Ehkä asiakas on liian vaativa, sillä on epärealistisia odotuksia, maksaa myöhässä tai ei vain sovi yhteen yrityksenne kanssa. Kun on selvää, että työsuhde ei ole enää kestävä, on aika leikata siteitä ammattimaisesti ja yksinkertaisella tavalla.
Ole ammattimainen
Kirjeenne pitäisi tulla teiltä yrityksen kirjelomakkeella. Aikaa kirjeiden toimittaminen niin, että annat vastaanottajalle riittävästi aikaa korvata palvelusi. Osoita henkilöitä, joille työskentelet, johtaaksesi suostumukseen ja saat sitten oikeuden siihen. ”Vaikka olen ollut iloinen olla teidän PR-edustajana viimeisten viiden vuoden aikana, voimaan 1. toukokuuta 2015, en enää pysty palvelemaan tässä tehtävässä.”
Tarjoa selitys
Selittämällä, miksi olet ampunut asiakas, voi olla hankalaa, varsinkin jos suhde oli hämmentävä tai jos olet huolissasi, asiakas saattaa puhua teistä huonosti. Yksi vaihtoehto on olla rehellinen ja mainita erityinen syy. "Valitettavasti pelkään, että meillä on huomattavasti erilaisia filosofioita määräaikojen ja julkaisujen aikataulujen täyttämisestä, enkä enää tunne, että voisin olla tehokas puolestapuhuja tässä asiassa."
Jos haluat olla vähemmän vastakkainen, yleisempi tekosyy voi välttää kovia tunteita. Esimerkiksi: ”Pelkään, että olen ylittänyt itseni ja pakko leikata edustamiesi asiakkaiden määrää.”
Tarjoa viimeistelyaikataulu
Jos asiakas ei ole käyttäytynyt kauheasti epäammattimaisesti, mikä edellyttää välitöntä katkeamista, laadi aikataulu jäljellä olevien hankkeiden loppuunsaattamiseksi. ”Suunnitelman mukaan valmiit puristussarjat toimitetaan kuukauden loppuun mennessä. Päivitän myös verkkosivustosi lehdistöarkistot ja annan sinulle sekä digitaalisia että kovia kopioita eri puheenvuoroista ja esityksistä, jotka olen kirjoittanut sinulle viime vuosina. Lopullinen lasku on liitetty avuksesi."
Tee viittaus
Jos asiakas ei ole juuri sinulle sopiva, mutta voisi olla arvokas voimavara kollegalle, tarjoa viittaus. ”Haluaisin viedä sinut kollegani Jane Smithin ABC Public Relationsin puoleen. Hänellä on runsaasti kokemusta asiakkaiden hoidosta omalla toimialallasi, ja mielestäni sinun persoonallisuutenne ja liike-elämän filosofiat olisivat hyviä. Jos haluat järjestää tapaamisen, haluan mielelläni asettaa sen."
Kirjoita Cordial Close
Tuo kirjeesi loppuun sydämellisesti ja ammattimaisesti. Tarjoa keskustelua asiasta puhelimitse, jos asiakas haluaa. ”Kiitos myös mahdollisuudesta edustaa yritystäsi. Jos sinulla on kysyttävää tai haluat keskustella henkilökohtaisesti, ota rohkeasti yhteyttä minuun. Toivotan teille jatkuvaa menestystä kaikissa ammatillisissa pyrkimyksissänne. ”
Suojele itseäsi
Jos sinulla on jonkinlaista epäilystä asiakkaan ampumisesta oikeudellisesta näkökulmasta, pyydä asianajajaa tarkistamaan sopimuksen ehdot ennen kirjeen kirjoittamista. Et halua rikkoa kirjallista sopimusta, et täytä velvoitteita, joista olet hyväksynyt tai ette anna asianmukaista ilmoitusta.
