Kuukausiraportit ovat arvokkaita osastolla tapahtumien ja tulosten kirjauksena ja panoksena koko liiketoimintaan. Koulutuksessa he tarjoavat myös hyödyllistä tietoa eri osastoilta edistymisestä ja tuloksista. Ne ovat levyjä, jotka voidaan yhdistää suurempiin asiakirjoihin, jotta saadaan yleiskuva yrityksestä tai korkeakoulusta.
Kirjoita esittely aiheesta, miksi pyydät kuukausiraporttien toimittamista. Näytä hyvät syyt, miksi niitä tarvitaan, ja heidän panoksensa yritykselle, korkeakoululle tai yliopistolle kokonaisuudessaan.
Kuvaile edunsaajille koituvia etuja, sillä useimmat ihmiset ajattelevat tätä ylimääräisenä työnä. Kuukausiraportti voi olla tilaisuus kehua ja osoittaa, missä asiat ovat menneet hyvin. Se voi myös olla tilaisuus mainita alueita, joilla tukea tarvitaan, tai jotain, jota tarvitaan jatkossa. Se voi myös olla raportti tietyn hankkeen edistymisestä. Korosta raporttien merkitys yksilön mielen suunnittelussa ja keskittämisessä hänen osastonsa ponnisteluihin.
Anna päivämäärät ja määräajat vuodelle, jolloin kuukausiraportit vaaditaan. Korosta, miksi niiden on oltava ajoissa, koska ne ovat yleensä osuutta laajempaan raporttiin, ja tämä voi viivästyä, jos kuukausiraportit viivästyvät.
Tarjoa malli, jos mahdollista, joka sisältää tärkeimmät kohdat, jotka haluat kattaa kuukausiraportissa. Tämä helpottaa vastaajien valmiutta ja säästää aikaa joka kuukausi. He voivat muuttaa mallia tarvittaessa. Vaihtoehtoisesti voit antaa kirjeen ohjeita avustamaan raportin kirjoittajia. Eri osastot antavat erilaisia tietoja - esimerkiksi joitakin taloudellisia ja joitakin myyntejä -, joten eri malleja voidaan tarvita. Pyydä raportin kirjoittajaa luettelemaan luokat erillisille arkkeille.
Jaa kirjaimen jokainen osa kappaleisiin. Ilmoittakaa syyt, joiden vuoksi kuukausiraportti vaaditaan ensimmäisessä kohdassa. Kuvaile edunsaajat toisessa. Mainitse päivämäärät ja määräajat kolmannessa kohdassa tai anna erillinen luettelo päivämääristä. Mainitse malli tai ohjeet neljännessä kohdassa. Sisällytä viimeisimmässä kappaleessa oleva huomautus vastaanottajan avusta. Ole tiivis ja miellyttävä.
vinkkejä
-
Liikekirjan kirjoittaminen edellyttää tiettyjä muodollisuuksia. Jos aloitat kirjeen jonkun kanssa, sen pitäisi lopettaa "Kunnioittavasti". Jos aloitat "Dear Sir tai Madam", sen pitäisi lopettaa "Kunnioittavasti." Terveyden alla tulisi olla viittaus tai aiheen yksityiskohtainen rivi, tässä tapauksessa "Kuukausiraportit".
Varoitus
Kirjoita kirje pyyntöön, mutta varmista, että raportit tarvitaan joka kuukausi.
