Olemme kaikki kokeneet myymäläpäällikön tai omistajan, joka ei usko sanaan "Asiakas on aina oikeassa." Onko kyseessä myynti, jota ei kunnioiteta tai huono asiakaspalvelu, huutaminen ja kohtauksen tekeminen eivät korjaa ongelmaa. Itse asiassa se voi vain pahentaa tilannetta. Niin vaikeaa kuin se saattaa kuulostaa, kun kohtaat lämpöä hetkessä, on tärkeää pysyä rauhallisena ja tietää, että on olemassa tuottavampi tapa ratkaista kaikki liiketoimintaan liittyvät ongelmat.
Tiedä, kenelle otat yhteyttä. Valituksellasi on parempi mahdollisuus tulla kuulluksi, jos osoitat sen tietylle henkilölle eikä "kenelle se voi koskea". Jos valittavasi henkilö on johtaja, etsi myymälän omistajan tai yrityksen toimistossa olevan henkilön nimi. Voit yleensä löytää nämä tiedot yhtiön verkkosivuilla.
Anna asiakirjoja. Sisällytä kirjeen mukana kaikki kuitit. Varmista, että pidät kopion tietueistasi.
Ole ammattimainen. Jos olet yhä haihtumassa tapahtuman yli, älä aloita kirjoittamista ennen kuin olet rauhoittunut. Ei ole ammattimainen toivoa kipua ja kärsimystä. Ystävällisesti ilmoittakaa, mitä mielestäsi he tekivät väärin, ja selitä miksi.
Kerro yritykselle, miten haluat saada korvauksen. On tärkeää ilmoittaa, miten haluat, että yritys ratkaisee tämän ongelman. Haluatko palautuksen tai vain anteeksipyynnön? Ole valmis neuvottelemaan, jos pyyntösi ei täyty. Jotain on parempi kuin mikään.
Seuranta. Yksi valitusviesti ei välttämättä riitä muutoksen aikaansaamiseen. Ota yhteyttä yritykseen uudella kirjeellä, jos et ole kuullut kenellekään haluamastasi määräajasta.
Ota yhteyttä ulkopuolisiin lähteisiin. Jos haluat ratkaista valituksen, saatat joutua ottamaan ulkopuolisen lähteen, kuten alueesi Better Business Bureau tai paikallisen kauppakamarin.
