Johtajasi on pyytänyt sinua tutkimaan markkinakehitystä ja laatimaan osastollesi raportin, jotta yrityksesi voi luoda strategian markkinaosuuden ja voittojen lisäämiseksi. Tässä vaiheessa sinun on päätettävä, minkä tyyppistä raporttia kirjoitetaan. Virallisten ja epävirallisten raporttien erojen tunteminen auttaa sinua valitsemaan oikean tyylin.
Epävirallinen raportti
Epäviralliset raportit ovat tyypillisesti sisäisiä raportteja, ja ne voivat mennä muille osaston jäsenille ja osastopäälliköille. Niitä käytetään myös raporteissa, jotka liikkuvat koko yrityksessä. He käyttävät henkilökohtaisia nimimerkkejä ja supistuksia. Vaikka raportti voi olla useita osia pitkä, se on tyypillisesti paljon lyhyempi kuin virallinen raportti. Sisältösivua ei ole. Epäviralliset raportit voidaan muotoilla jopa muistiona.
Epävirallinen rakenne
Sinun johdanto ja päätelmät sisältyvät raportin tekstiin, eikä abstrakteja ole. Lisää tarvittaessa lyhyitä otsikoita. Johdanto-osassa kerro lyhyesti ongelma, mitä olet tehnyt ja lopullinen johtopäätöksenne. Sinulla on kohdeyleisö, joten puhu suoraan heille keskustelussa. Ilmoittakaa tosiasiat ja älä koristele yksityiskohtia, mutta varmista, että raportti on ymmärrettävää. Muistuta lukijalle, mitä johtopäätökset olivat. Raporttisi on oikeutettu 10–12 pisteen fontilla. Sisällytä suositukset ja edistysaskel, jota olet tehnyt ongelman ratkaisemiseksi. Ole positiivinen odotusten ja suositusten suhteen.
Muodollinen raportti
Jos kirjoitat raporttia ylimmälle johdolle tai toiselle organisaatiolle, tarvitset virallisen raportin. Virallisia raportteja käytetään myös korkeakoulututkimuksiin. Viralliset raportit ovat pidempiä ja hyvin tutkittuja. Muodolliset raportit ovat persoonattomia, harvoin henkilökohtaisia nimimerkkejä ja supistuksia.Tiivistelmät sijaitsevat eri sivuilla ja niissä on yleensä useampi kuin yksi otsikko. Muodollisia raportteja voi edeltää myös ehdotus. Sisällytä sisältösivu, jos raportti on yli viisi sivua pitkä. Saattaa tarvita kirjeen kirjeen tai muistion.
Muodollinen rakenne
Sisällytä kansilehti, joka muistuttaa kirjakansiota. Tiivistelmä tiivistää lyhyesti ongelman, tutkimusprosessin ja lopulliset päätelmät yhdellä sivulla tai vähemmän. Otsikkosivusi kattaa raportin nimen, henkilön, joka on laatinut raportin, julkaisijan ja jättöpäivän. Yhteenveto alustavasta väitöskirjastasi tai tutkimuksen tarkoituksesta ja sisällyttäkää kaikki yksityiskohdat, jotka ovat tarpeellisia yleisölle ymmärtääkseen kysymyksen. Sisällytä sisällysluettelo ja luettelo taulukoista ja kuvioista. Kertomuksen sisältöön sisältyy johdanto, yleiskatsaus tutkimukseen ja lopulliset päätelmät ja suositukset. Lopeta raporttisi kuittauksilla, luettelo viitteistä, joissa olet sijoittanut tutkimuksen ja liitteet.
