Digitaalinen maailma on tehnyt viestinnästä epäilemättä tärkeimmän osaamisen sekä yksityisille että yrityksille. Kun viestintä hajoaa yrityksen sisällä, se on usein ennustaja siitä, milloin muut työpaikkadynamiikat seuraavat tätä alaspäin suuntautuvaa kierrosta. Viestinnän hallitsemiseksi on ymmärrettävä muodollisen ja epävirallisen viestinnän väliset olennaiset erot, ja kun kukin niistä on parasta soveltaa. Kun kommunikaatio on nestemäinen ja avoin, se johtaa usein lisääntyneeseen tehokkuuteen, parempiin suhteisiin ja suurempaan moraaliin.
Mikä on yritysviestintä?
Ennen muodollisten ja epävirallisten viestintämenetelmien monimutkaisuuteen pääsyä on hyvä olla peruspilari siitä, mitä yritysviestinnässä on.
Yritysten viestintä voi olla sekä sisäistä että ulkoista. Toisinaan se voi olla työntekijöiden kouluttaminen brändi-kuvasta ja siitä, miten sekä säilyttää että suunnitella brändi kaikilla ponnistuksillaan. Viestintää käytetään sidosryhmäsuhteiden rakentamiseen. Messagingin kautta vauriot hallitaan tai pahenevat, kun asiat kulkevat sivuttain. Viestintä määrittelee markkinoinnin, suhdetoiminnan ja ulkoisen brändin tuntemuksen. Viestinvälitys ja viestintä ovat sitä, että yritykset luovat kehyksiä sille, mihin he ovat menossa ja mitkä projektit putoavat.
Lyhyesti sanottuna yritysviestintä on lähes jokaisen modernin liiketoiminnan osa. Viestinnän kunnioittaminen on keskeinen tapa, jolla sekä työntekijät että johto voivat siirtyä uraansa korkeampiin korkeuksiin.
Mitkä ovat muodolliset ja epäviralliset viestintämenetelmät?
Mikä tahansa tapa, jolla päätetään tehdä jotain tunnetuksi, on viestintämenetelmä ja lajike on laaja. Joissakin on:
- Puhuminen vesijäähdyttimen ympärillä.
- Yrityksenlaajuisen tai henkilökohtaisen sähköpostiviestin lähettäminen.
- Lähettäminen yritysfoorumeille.
- Jakaminen yrityksen uutiskirjeessä.
- Pöytäkirjan lisääminen ruokasaliin ilmoitustaululle.
- Keskinäinen chat-viestintä.
- Ryhmä- tai ryhmäkeskustelut yhtiössä Slack-ryhmässä tai Basecamp-kortissa.
- Yritysten pyöreän pöydän käsittely.
- Puheenvuoro yrityksen piknikissä.
- Mikä tahansa tekstiviesti, sosiaalinen media ja jopa videot.
- Sidosryhmäkertomuksen antaminen.
Mikään näistä menetelmistä ei ole tehoton viestintään. He kaikki saavat sanan. Kysymys kuuluu, ovatko ne sopiva menetelmä kyseiselle viestille? Vielä tärkeämpää on, ovatko ne sopimattomia?
Joillakin alueilla tekstiviestit tuntien jälkeen voivat olla lain vastaisia tai työntekijän sopimusten ehtoja. Ystäväsi Facebookissa voi olla sopimatonta esimiehelle tai esimiehelle, koska se voi johtaa työajan tuntemattomaan epävarmuuteen. Alueittain-alueelle ja yrityksen väliseen viestintään liittyy lukuisia ongelmia ja huomioita, jotka sekä johtajien että työntekijöiden olisi tunnustettava ja ymmärrettävä.
Esimerkkejä epävirallisista viestintämenetelmistä
Epäviralliset viestintämenetelmät ovat viestintävälineitä, jotka eivät noudata yrityksen komentoketjua tai noudattavat yhtiön parhaita käytäntöjä. Siihen voi sisältyä juoruja, huhuja, rento pulista, taukoa ja kauempana. Se tapahtuu sähköpostiviestien, tekstien, ryhmäviestintäsovellusten, käsinkirjoitettujen muistiinpanojen, raporttien jälkikäteen, puhelinsoittojen ja jopa tiimien blogien kautta. Usein se on peer-to-peer, mikä tarkoittaa, että se esiintyy harvoin eri tasoilla toimivien henkilöiden kanssa.
Yleensä se voi olla kiihkeä, suunnittelematon, rento ja vahvistamaton. Tavallisesti sitä ei pidetä lopullisena sanana, ja sen uskotaan usein jäävän pois ennätyksestä.
Ehkäpä yksi työntekijä sanoo: ”Näin myyntiraportit ja mielestäni se merkitsee huonoja asioita työturvallisuudellemme.” Tämä on epävirallinen viestintä, joka ei millään tavalla edusta yrityksen pohjapiiriä. Myynti voidaan laskea useista syistä, suurelta asiakkaalta, joka ilmoittaa konkurssiin, ja tuotekehitykseen, joka ylittää uuden käynnistyksen, joka voi tehdä vanhan tuotteen vanhentuneeksi. Jotta kuka tahansa voisi ottaa niin flippantin kommentin kuin evankeliumi, se voi olla vaarallista joukkueen moraalille. On tärkeää, että työntekijät ymmärtävät satunnaiset havainnot, koska ”henkilökohtainen viestintä” yhdeltä henkilöltä voi vahingoittaa ryhmää.
Sano toinen työntekijä lähettää yrityksen laajuisen tekstin, joka kutsuu kaikkia tuntikausijuomia varten Wanda's Watering Hole -ravintolassa, jossa happy hour -juomat ovat halvimmat koskaan. Tämä on saattanut tapahtua yritystilillä ja siihen voi liittyä työntekijöitä, mutta se on epävirallinen ja rangaistusvirasto. Ja nämä ovat hyviä tiiminrakentajia, ja niitä olisi kannustettava, mutta yhtiöllä olisi oltava käytäntöjä tällaisten tapahtumien järjestämisestä - kuten esimerkiksi yrityksen sähköpostitilien kautta.
Epävirallinen viestintä voi olla myös kaikenlaista tuuletusta. Työntekijät puhuvat viikonloppuistaan tai levittävät uutisia, että Joycella oli vauva. Jalkapallo-altaat, jutteleminen säästä, parkkipaikasta tarttuminen tai ääneen ihmetellä uuden vuosineljänneksen tuotetiedotteet - nämä ovat epävirallisia.
Kun työpaikalla tapahtuva viestintä on epävirallista, ei usein ole tarvetta ylläpitää yksityisyyttä eikä odottaa yksityisyyttä.
Esimerkkejä muodollisista viestintämenetelmistä
Kun viestiä virallisesti työpaikalla, on yleensä suuntaa-antava harkinta. Se on ylhäältä alas, alhaalta ylöspäin, sivusuunnassa tai vaakasuorassa. Siihen liittyy osastoja ja vakiintuneita käytäntöjä. Muodollinen viestintä on yleisesti suunniteltu ennen aikaa - se on viesti, jota on harkittu ja suunniteltu sitten levitettäväksi tietyille työntekijöille, tietyille osastoille tai jopa yritykselle tai sen sidosryhmille kokonaisuudessaan.
Se voi myös näkyä sähköpostissa tai puhelinkeskusteluissa. Tärkeimmät muodollisen viestinnän kriteerit ovat kuitenkin se, että sitä pidetään ”asianmukaisilla kanavilla”.
Esimerkkinä voidaan mainita, että yrityksen messinki antaa sähköpostiviestin, jossa on virallisesti kirjoitettu liite, jossa selitetään, miksi ylityötä ei voida laskuttaa eikä niitä korvata tietyn ajan. Tällaisessa kirjeessä on mukana johto, kirjanpito ja mahdollisesti jopa lakiosasto, jotta se suojaisi yritystä keneltä tahansa, joka on ymmärtänyt väärin kirjeen ja yrittänyt laskuttaa hyväksymättömän ylityön. Se sisältää todennäköisesti "lukukuitin" sähköpostitse todisteena siitä, että jokainen vastaanottaja on avannut ja lukenut mainitun tiedonannon.
Sidosryhmien kertomus on muodollinen tiedonanto. Työntekijän tarkastelua johtajan kanssa voidaan pitää muodollisena viestintänä, kun siihen liittyy kirjallinen raportti. Johdon luomaa videota, joka selittää hankkeen ja pääsee yrityksen pilven kautta, on muodollinen, kun taas videopuhelu on epävirallinen. Yrityksen blogiviesti on muodollinen tapa saada uutisia uusista tuotteista tai palveluista paitsi yrityksen tiimille myös sekä nykyisille että mahdollisille asiakkaille. Kun huonosta uutisesta kerrotaan projektista ja PR-osasto poistaa tulipaloja, se muodostaa ulkoisen virallisen viestinnän.
Kaikilla näillä viestintämenetelmillä on yhteinen iso asia - mikään niistä ei ole spontaani. Kaikki ovat todennäköisesti hyviä kielioppia, suppeaa kieltä, alan ammattikieltä, yritystermejä ja luultavasti jopa yrityksen brändiä.
Miksi tarvitset muodollisia ja epävirallisia viestintämenetelmiä
Viestintä vaikuttaa niin paljon elämämme tapahtumiin. Se tukahduttaa pelkoja; se innostaa ja kouluttaa. Se rakentaa suhteita ja voi repiä ne erilleen.
Yritykset, joilla ei ole hyvää viestintää, kärsivät usein monista ongelmista. Se voi tehdä työntekijöistä sekaannuksia siitä, mitä toimia tai miten käyttäytyä. Osastojen välillä voi esiintyä yhteentörmäyksiä. Virheitä tapahtuu. Tempers voi heijastua. Tulokset voivat olla kaikkea tehottomuudesta oikeudellisiin ongelmiin.
Hyvä viestintä - sekä epävirallinen että muodollinen - yrityskulttuuri on yleensä vahvempi, terveellisempi ja tuottavampi. Kun työntekijät kokevat, että heillä on välineet kommunikoida sekä keskenään että johdon kanssa, he ymmärtävät usein paremmin rooliaan ja tavoitteitaan.
Kun johdolla on monenlaisia mahdollisuuksia kommunikoida työntekijöiden kanssa, se luo parempia suhteita, innostaa suurempaa uskollisuutta ja voi johtaa tuottavuuden kasvuun.
Jos viestintä tapahtuu vain epävirallisesti tai virallisesti, se luo ristiriitoja.
Esimerkkejä sekavasta tai huonosta hallinnosta
Ehkä johto ei koskaan sekoita tiiminsä kanssa. Ehkä Peter, myyntipäällikkö, ei ymmärrä, että John on ollut pahoinpitelyä viime aikoina Johnin rohkean kasvotuksen ansiosta. Tämän seurauksena Peter ei ymmärrä, että tiimiä korostetaan, koska John taistelee niin paljon. Kun John ilmoittaa Peterille, että hänellä on diagnosoitu syöpä, se on järkyttävä, koska Peter ei ole koskaan arvostanut keskustelua vesijäähdyttimen ympärillä ja shuns epävirallisia sähköpostiviestejä. Koska Peter on ollut niin kaukana epävirallisella tasolla, hänen myyntiosastonsa epäilee häntä, ja he pelkäävät, mitä Johnin syöpädiagnoosi tarkoittaa Johnin työsuhdeturvaa ja heidän tulevaa työmääräänsä.
Hyvät johtajat ymmärtävät, että epävirallinen viestintä luo suhteita vahvempia, ei pelkästään niiden lopussa, vaan koko yrityksen moraalina, vastaanottovirkailijasta saamisiin.
Jos viestintä on vain epävirallinen, se jättää työntekijöiden sekaannuksen ja turhautumisen, vaikka se olisi epävirallinen. Jos jokainen yrityspolitiikka myönnetään vain spontaanien, reaktiivisten sähköpostiviestien kautta eikä koskaan julkaistu muodollisesti hyvin harkituksi ohjukseksi, se voi tuntua siltä, että maalipisteet muuttuvat jatkuvasti. Onko tämä todella politiikka, tai vain toinen mieliala, jota johto on?
Ehkä toukokuussa tuotekehityspäällikkö räjäyttää yrityksen rennosti kirjoitetulla sähköpostilla, jossa sanotaan: ”Tiimi on työskennellyt kovasti uudella käyttöliittymällä, joka tekee kirjanpito-ohjelmistomme helpommaksi käyttää asiakkaille. Etkö ole varma nimestä tai julkaisupäivämäärästä, mutta se on varmasti töissä. ”
Sitten heinäkuussa ilmestyy sähköpostiviesti, jossa sanotaan: ”Olemme palanneet rajapinnalle rajapinnoilla. Tavoitteena on lisätä toimivuutta, joka johtaa vähemmän asiakaspalvelupuheluihin."
Siitä huolimatta ei ole ollut mitään muodollista viestintää mitään tekemistä rajapinnan uudelleensuunnitteluun. Mitä työntekijöiden pitäisi sanoa tai tehdä käyttöliittymäkysymyksissä, jos asiakkaat kysyvät? Tässä tapauksessa on ehdottoman välttämätöntä, että yritys saa sen yhteen ja antaa muodollisen tiedonannon, jossa sanotaan, mitä kehitystiimi pyrkii, koska se on kriittistä tietoa jokaiselle yrityksen tasolle budjetoinnista markkinointiin ja osastot voivat sitten kehittää suunnitelman tulevien rajapintojen osalta.
Miten opettaa työntekijöille muodollisia ja epävirallisia viestintämenetelmiä
Viestinnässä on enemmän vaakalaudalla kuin koskaan. Toimintaperiaatteet ovat kriittisiä yritysympäristöissä, ja kun ne esitetään, ne ovat muodollisia. Tarvitaan kirjallisia suuntaviivoja, joissa annetaan tarvittaessa selvitykset. Ehkäpä selvennys voi tapahtua kokouksen henkilökunnan kautta tai keskustelun mahdollistamiseksi Slack-kanavalla, mutta ei ole epäselvyyksiä.
Pyydä työntekijöitä ottamaan ja esittämään kysymyksiä, jos he eivät ole varmoja. Kerro heille, että on hienoa lähettää sähköpostia tai muuta kirjallista viestintää, jos he haluavat paperiradan vastauksista. Tällainen paperirata suojaa myös yritystä.
Toimintaperiaatteissa on ilmoitettava, missä yritys seisoo juttujen kaltaisissa asioissa - että se voi olla haitallista ja tuottamatonta, että kaikki työntekijät ansaitsevat sekä kunnioituksen että yksityisyyden asioissa sekä työpaikalla että sen ulkopuolella. Politiikoissa olisi myös selvitettävä, että vaikka ihmiset voivat vapaasti käyttää sosiaalista mediaa yksityishenkilöinä, he eivät saa jakaa työtuotteita tai puhua yrityksen asioista sosiaalisilla kanavillaan.
Ohjeissa voidaan myös selventää, onko oikein käyttää sähköpostitse epävirallista työtä työssä tai onko tällaisten viestien tulisi koskea vain viestintäsovelluksia ja vastaavia. Niissä olisi säädettävä, ovatko säännöt, jotka koskevat tekstiviestejä tai sähköpostiviestejä tuntien jälkeen, ja jos työntekijöiden odotetaan valvovan näitä alueita.
Tämä on myös silloin, kun flirttausta ja häirintää koskevat politiikat on toistettava, koska ne ovat aina epävirallisia viestejä, jotka usein hohtavat yrityksen sääntöjä.
Lopulta kirjallinen käsikirja yrityksen sisäisestä viestinnästä on paras tapa luoda yritysviestintäkulttuuri. Muista, että epävirallinen viestintä on arvokas, moraalinen rakennusosa missä tahansa työpaikassa, ja sen pitäisi sallia kukoistaa ajoittain. Varmista, että se voi jäädä käsistä, jos se on pysähdyksissä, joten yrityksellä olisi oltava ohjeet siitä, milloin se on tarkoituksenmukaista ja mikä on tarkoituksenmukaista keskustella epävirallisesti. Seksuaalinen valloitus, ei, mutta suuri viikonloppu pois mökistä, se on hieno.
Loppujen lopuksi luodessasi positiivisen, avoimesti kommunikoivan työympäristön löydät yrityksesi vähemmän stressaavan, tuottavamman ympäristön, jossa työntekijät tuntevat olevansa uskollisempia ja arvostettu työpaikalla.
