Kaikissa liiketoimintaympäristöissä kokoukset ovat väistämättömiä. Enemmän kuin ei, ihmiset tarvitsivat osallistua näihin kokouksiin, katsella heitä pelolla. Ehkä se johtuu siitä, että he juoksevat liian kauan, koska ei ole selvää syytä, että kokous pidettäisiin, tai kenties näillä kokouksilla ei näytä olevan mitään ratkaisua. Ne eivät selvästikään täytä tehokkaiden kokousten viittä P: ta, tarkoitusta, tuotetta, osallistujia, todennäköisiä ongelmia ja prosessia.
Tarkoitus
Kokouksen tarkoitus on määritellä, miksi kokous on pidettävä, esityslista tai keskeiset tavoitteet, jotka osallistujien on keskusteltava. Jos ei ole mitään keskusteltavaa, ei ole syytä kutsua kokousta. Kokoukset, joissa ei ole selkeää tarkoitusta, ovat kaikkien ajan tuhlausta.
Tuote
Kokouksen tuote kuvaa toivottua lopputulosta, joka olisi saavutettava, kun kaikki sanotaan ja tehdään. Tämä ei ole vain kokouksen toivottu lopputulos, vaan myös kaikkien tulevien yhtiöiden hankkeiden ja tuotteiden halutut tulokset, joista keskustellaan kokouksessa. Kokouksen tuotteen asettaminen etukäteen pitää kokoukset tiellä, pitää keskustelut hukkaamattomiksi aiheiksi, jotka eivät vastaa kokouksen tarkoitusta.
osallistujien
Tapaamisiin osallistuvat vain ne henkilöt, joiden on oltava mukana, ihmiset, jotka ovat näkökulmia tai työpaikkoja, vaikuttavat suoraan kokouksen tarkoitukseen ja tuotteeseen. Esimerkiksi sairaalan lääketieteellinen henkilökunta ei olisi osallistunut sairaalan tietokonejärjestelmiä koskevaan kokoukseen. Sairaanhoitajat ja lääkärit osallistuisivat kuitenkin terveyteen ja sairauksiin liittyviin kokouksiin tai kokouksiin, jotka auttavat heitä saamaan jatkokoulutusyksiköt, CEU: t, jotka tarvitsevat pitämään lisenssit ajan tasalla.
Todennäköiset ongelmat
Todennäköisiä kysymyksiä ovat huolenaiheet, joita osallistujille todennäköisesti aiheutuu, ongelmat, joita he näkevät esityslistalla olevien asioiden nykytilanteessa tai mahdolliset ongelmat, joita he kokevat mahdollisten ratkaisujen yhteydessä kokouksen aikana. Todennäköisiin ongelmiin kuuluu myös sellaisten virheiden pyytäminen, jotka ovat saattaneet välttää ilmoituksen kokouksen valmistelun aikana. Esimerkiksi joku antaa esityksen mahdollisista ratkaisuista esityslistalla oleviin ongelmiin. Joku kokouksessa voi huomata, että yksi tai kaksi tosiseikkaa puuttuu ja että nämä tosiasiat saattavat vaikuttaa syvällisesti kokouksen tulokseen tai ratkaisuun. Ongelmat saattavat olla ongelmallisia hankkeen kustannuksiin tai hankkeen toteuttamiseen liittyvään aikaan.
Käsitellä asiaa
Kokousprosessi sisältää vaiheet, joita tarvitaan kokouksen pitämiseksi seurannassa ja kokousten tarkoituksen saavuttamisessa. Siihen voisi kuulua myös suunnitelman laatiminen tulevien hankkeiden ja tuotteiden saavuttamiseksi, jotta ne pysyisivät tiellä loppuun. Kun prosessi on lueteltu vaiheittain etukäteen, kaikki osallistuvat voivat varmistaa, että he saavuttavat kokouksen, hankkeen tai kauppatavan tavoitteen ja tulokset. Se on tapa seurata kokouksen edistymistä.
