Monet yritysomistajat pelkäävät kirjeenvaihtokirjojen kirjoittamista ja virallisia anteeksipyyntöjä, koska he pelkäävät asiakkaidensa vieraantumista tai loukkaamista. Molemmissa tapauksissa sinun on käsiteltävä tärkeää huolta ja samalla säilytettävä asiakkaan liikearvo. Kun ymmärrät muutaman perustavanlaatuisen periaatteen ongelmanratkaisukirjojen kirjoittamisesta, opit, miten tällaiset kirjeet voidaan kirjoittaa tavalla, joka tuottaa hyvää tahtoa.
Muoto ja tyyli
Saattaa olla hyödyllistä ajatella ongelmanratkaisukirjettä pienoisarkistona, joka on kirjoitettu yrityskirjeessä. Noudata samaa muotoa, käytä samaa tyyliä ja käytä samoja 12-pisteisiä Times New Roman -kirjasimia kuin mitä tahansa liikekirjeessä. Ainoat muutokset, jotka sinun pitäisi tehdä, ovat kehon ja sulkemisen osissa käytettyjä sanoja. Useimmat ongelmanratkaisukirjeet sisältävät myös koteloita. Ilmoita tämä kirjoittamalla "Kotelot" yhden rivin sulkemisen alapuolelle ja merkitse sitten kunkin asiakirjan nimi kirjeen kanssa.
Korosta positiivisia sanoja
Lyhyet, suorat ja henkilökohtaiset kirjaimet vähentävät väärinkäsitysten mahdollisuutta ja ovat usein tehokkaimpia. Lisäksi positiivisen kierron sanat tuottavat todennäköisemmin positiivisen vastauksen. Purduen yliopiston online-kirjoittamislaboratorio ehdottaa, että vältät sellaisia sanoja ja lauseita, kuten "valitettavasti" "epäonnistuvat", "ongelmat" ja "epäonnistumiset", jotka välittävät epämiellyttäviä faktoja. Korosta sen sijaan, mitä voit tai olet valmis tekemään sen sijaan, mitä et voi tai ei tee.
Avaus- ja loppuraportit
Avaa ja sulje kirje yksinkertaisilla suorilla lausunnoilla. Alustava lausunto, kuten ”Kiitos, että otit aikaa selittää huolenne…” viitteistä ja tunnistaa ongelman. Sulje lausunto, joka korostaa haluasi säilyttää suhde. Lausunnot, kuten "Arvostamme yritystämme" tai "Uudistamme tarjoamaan korkealaatuista asiakaspalvelua, jota odotamme yritykseltämme", ovat kaksi yleistä esimerkkiä.
Vartalo
Ensimmäisessä kappaleessa viitataan asiaankuuluviin taustatietoihin ja kaikkiin aikaisempiin viesteihin, jotka osoittavat, että ymmärrät asiakkaan huolen. Tarjoa selkeä ja erityinen ratkaisu ongelmaan - mukaan lukien hyvät taidot ja toimet, jotka olet jo ottanut tai suunnittelet - kolmannessa kohdassa.Jos esimerkiksi kirjoitat ensimmäistä pyyntöä koskevan kirjeen, huomioi asiakkaan aiempi hyvä maksutietue, mutta muistuta asiakasta maksun eräpäivistä. Ratkaisuna voit tarjota yhteistyötä asiakkaan kanssa vaihtoehtoisten maksujärjestelyjen määrittämiseksi tai maksupäivän pidentämiseksi vastineeksi palautuspuhelusta.
