Jokaisen sisäisen valvontajärjestelmän tärkeä tavoite on varojen turvaaminen. Koska palkanlaskentaprosessit vaikuttavat sekä inhimillisiin että taloudellisiin resursseihin, palkanlaskennan sisäisen valvonnan ongelmat tai heikkoudet voivat olla kalliita. Tunnistamalla palkanlaskentaprosessiin liittyvät riskit, niiden mahdollisten vaikutusten ymmärtäminen ja niiden käsitteleminen voivat johtaa merkittävään tappioiden ehkäisemiseen ajan kuluessa.
riskit
Palkkalaskutusprosessin riskit sisältävät taloudellisia raportointiongelmia, kuten palkka- ja työsuhde-etuuksiin liittyvän vastuun aliarvostusta tai työkustannusten virheellistä luokittelua myytyjen tavaroiden kustannusten ja myynti-, yleis- ja hallintokustannusten välillä. Toimiva tehokkuus voi vaarantua maksamalla fantomilla tai päättyneillä työntekijöillä (tavallisesti salaisen yhteistyön tuloksena) ja käyttämällä virheellisiä palkkoja. Lainsäädännön noudattaminen vaarantuu liittovaltion ja valtion palkkasääntöjen rikkomisen tai sisäisen tulopalvelusäännösten (IRS) työntekijöihin liittyvien sääntöjen rikkomisen ja riippumattomien urakoitsijoiden välillä.
Vaikutus
Palkkahallinnon ongelmien mahdolliset taloudelliset, maineelliset ja oikeudelliset vaikutukset vaihtelevat suuresti niiden ajoituksen, koon ja luonteen mukaan. Tapahtuman vaikutuksen ymmärtäminen on tärkeää, kun tiedämme, miten asiaa voidaan käsitellä asianmukaisesti. Yritysten on otettava huomioon seuraavat seikat: Taloudellisen raportoinnin virheet voivat lisätä ulkoisen tarkastuksen palkkioita. Väärät taloudelliset tiedot voivat johtaa huonoihin hallintopäätöksiin, ja ne voivat vaikuttaa negatiivisesti sijoittajiin ja muihin sidosryhmiin, kuten velkojiin. Maksut phantom-työntekijöille ja väärät palkkakustannukset voivat vaikuttaa negatiivisesti likviditeettiin ja lisätä verorasitusta. Palkkasäännösten tai IRS-määräysten rikkominen voi johtaa merkittäviin sakkoihin, oikeudellisiin maksuihin, korkeampiin työntekijöiden vaihtuvuuteen ja maineen menettämiseen.
lieventäminen
Voit pienentää palkkahallinnon ongelman todennäköisyyttä tai vaikutusta, jos otat käyttöön vahvoja palkkahallintatoimenpiteitä. Palkkasummien valvonnan toteuttamisen hyöty ei kuitenkaan saisi ylittää kustannuksia. Säännöllinen ja oikea-aikainen palkanlaskenta ja tietojen yhteensovittaminen pääkirjaan ja kolmansien osapuolten suorittamiin tietoihin, tiedostojen siirtoihin ja muihin tietueisiin voivat estää tai havaita taloudellisia väärinkäytöksiä. Tarkastelu työntekijöiden työvoiman luokittelusta suorien ja välillisten kustannusten välillä voi auttaa tunnistamaan luokitusongelmia. Tehtävien erottaminen palkanlaskentatietojen, käsittelyn ja maksujen hyväksymisen ja vapauttamisen henkilöstön välillä on ihanteellinen, mutta se voi olla vaikeaa pienissä yrityksissä, joilla on rajalliset resurssit. Palkkojen, korkojen muutosten, henkilöstön ylennysten, työpaikkojen muutosten ja päättymisten korkeamman tason johtamisen tarkastelu, hyväksyminen ja viestintä voi olla tarkoituksenmukaista, jos tehtävien erottaminen ei ole kustannustehokasta. Asianmukainen johtamis- ja esimieskoulutusohjelmat oikeudellisissa ja henkilöstöasioissa voivat auttaa lisäämään sääntelyn noudattamista.
seuranta
Kaikki sisäisen valvonnan järjestelmät voivat muuttua ajan myötä tehottomiksi, koska henkilöstö- ja liiketoimintaprosessit muuttuvat kasvun tai valvontamenettelyjen epäasianmukaisen hallinnan ohittamisen kautta. Suorita mahdolliset riskit säännöllisesti ja tarkista palkkahallinnon suunnittelu ja tehokkuus sen varmistamiseksi, että ne pysyvät asianmukaisina ja kustannustehokkaina.
