Yhtiön kaikkien tulojen ja kulujen seuranta voi tuntua ylivoimaiselta, vaikka teet pienyrityksen. On tehty laskelmia, raportteja valmistelemiseksi, laskut maksettaviksi ja verot tiedostoihin. Luettelo kuukausittain, neljännesvuosittain ja vuosittain laadittavista varoista on usein loputon.
Hyvä uutinen on se, että pienyritysten kirjanpito-ohjelmisto auttaa prosessia virtaviivaistamaan. Oikean ohjelmiston avulla voit seurata kaikkia taloudellisia tietojasi yhdessä paikassa ja käyttää reaaliaikaisia raportteja, joita sinun tarvitsee pitää yrityksen sujuvana.
Miksi tarvitsen Small Business Accounting Software -ohjelmaa?
Pienyritysten kirjanpito-ohjelmisto sallii jopa matemaattisimmin haastetun ylläpitää tarkkoja taloudellisia tietoja. Pöytäkoneen laskentataulukoiden ostosten, kuittien ja voittojen manuaalisen seurannan sijaan voit säästää aikaa ja työvoimaa seuraamalla kaikkea sähköisessä kirjanpito-ohjelmassa.
Pienyritysten kirjanpito-ohjelmistojen käytössä on monia etuja, jotka auttavat yritystäsi toimimaan tehokkaammin. Joitakin etuja ovat seuraavat:
- Tehostaa kirjanpitoa. Pienyritysten kirjanpito-ohjelmistolla voit käyttää kaikkia taloudellisia tietojasi yhdessä paikassa. Sinun ei tarvitse tarkistaa useita osastoja saadaksesi tarvitsemasi tiedot tai odota kuukauden loppua, jotta voit tarkastella taloudellasi. Sen sijaan voit kirjautua kirjanpito-ohjelmistoon milloin tahansa päivällä tai yöllä mistä tahansa laitteesta nähdäksesi, onko laskut maksettu, varasto lähetetty, mikä osa yrityksestäsi on kannattavaa ja missä voit tehdä joitakin parannuksia.
- Vähentää inhimillisiä virheitä. Riippumatta siitä, kuinka päteviä työntekijät ovat, on aina tilaa inhimillisille virheille. Pienyritysten kirjanpito-ohjelmisto auttaa vähentämään laskennassa ja raportoinnissa tapahtuvaa virhettä seuraten taloutta sähköisesti. Kun laskutus-, aika- ja laskujen kerääminen tapahtuu kirjanpito-ohjelmiston kautta, se lisää entisestään taloushallinnon tarkkuutta.
- Sallii tiimiyhteistyön. Pienyritysten kirjanpito-ohjelmisto mahdollistaa useamman kuin yhden henkilön pääsyn yrityksen taloudellisiin tietoihin. Saatat haluta, että palkanlaskennan, markkinoinnin, varaston ja myynnin hallinnoijat pääsevät käyttämään yrityksen reaaliaikaisia taloudellisia tietoja, jotta he voivat paremmin hoitaa tehtävänsä. Kun laskentatyökalu perustuu pilviin tai ladataan jokaisen henkilön tietokoneeseen, henkilökunnan jäsenet eri puolilta yritystä voivat kirjautua sisään ja saada tarvittavat tiedot.
- Tarjoaa oivalluksia. Painikkeen painalluksella pienyritysten kirjanpito-ohjelmisto voi antaa sinulle välittömästi suurta kuvaa yrityksesi kanssa. Näiden perusteella voit paremmin mukauttaa menoja, myyntityötä, varastoja ja henkilökuntaa, jotta yrityksesi olisi kannattavampi.
- Pitää tiedot turvassa. Nykypäivän kirjanpito-ohjelmisto on turvallinen, joten yrityksesi tiedot pysyvät yrityksen sisällä. Useimmat ohjelmistot salaavat tiedot niin, että sen voi käyttää vain yrityksesi. Monet tarjoavat yksittäisiä kirjautumisia jokaiselle työntekijälle, jotta vain tietyt ihmiset näkevät tietyt taloudellisten tietojen näkökohdat. Voit esimerkiksi antaa henkilöstöhallinnon päällikölle pääsyn aikalehteihin ja palkkalistoihin eikä kaikkiin muihin yrityksen taloudellisiin tietoihin. Jos hyväksyt maksut suoraan kirjanpito-ohjelmistoon, ne ovat myös salattuja.
- Luo pikaviestejä. Useimmat pienyritysten kirjanpito-ohjelmistojen avulla voit muokata tarvitsemasi raportit ja käyttää niitä heti, kun haluat niitä. Voit vetää tällaiset raportit välittömästi voitto- ja tappiotiedotteeseen, myyntiveron yhteenvetoon, laskuhistoriaan, maksuihin ja kuluraportteihin. Tämä auttaa vähentämään aikaa, jonka työntekijät voivat käyttää tämäntyyppisten tietojen kokoamiseen. Voit myös luoda automaattisesti raportteja, jotka osoittavat tietoja tavalla, joka on sinulle järkevää, kuten piirakka tai kaavioita.
- Tarjoaa toimialakohtaista raportointia. Jos valitset pienyritysten kirjanpito-ohjelmiston, joka on omaan toimialallesi suunniteltu, sinun ei tarvitse tehdä mukautuksia, jotka voivat lisätä ohjelmiston hintaa. Saat myös tietoja, jotka ovat yrityksellesi arvokkaampia. Jos esimerkiksi olet terveydenhuollon tarjoaja, saatat tarvita toimintoja, joiden avulla voit laskuttaa vakuutusyhtiöitä. Jos löydät ohjelmiston, joka on erityinen terveydenhuollon alalla, tämä ominaisuus saattaa olla mukana tai olla varsin edullinen lisäosa. Geneerisille toimialoille tarkoitettujen ohjelmistojen luominen yrityksellesi voi johtaa ohjelmiston hinnan nousuun.
- Pitää ajan tasalla parhaista käytännöistä. Pienyritysten kirjanpito-ohjelmisto voi pitää yrityksesi ajan tasalla parhaista kirjanpitokäytännöistä. Automaattisten ohjelmistopäivitysten ja uusien ominaisuuksien opetusohjelmien avulla voit pysyä uusimpien raportointi- ja verokäytäntöjen yläpuolella ilman, että luotat kirjanpitäjään.
Oikeanlainen pienyritystilien ohjelmisto tarkoittaa vähemmän päänsärkyä ja enemmän aikaa koko henkilökuntasi keskittämään energiansa muualle. Miten siis valitset oikean ohjelmiston yrityksellesi?
Mikä kirjanpito-ohjelmisto on paras pienyrityksille?
Pienyritysten kirjanpito-ohjelmiston hankkiminen yrityksellesi on usein helpoin osa prosessia. Kovempi osa on päättää, mitä tiettyä ohjelmistoa käytetään.
Markkinoilla on erilaisia vaihtoehtoja, joista suurin osa voidaan räätälöidä liiketoimintasi ja tarpeiden mukaan. Ennen kuin aloitat sen määrittämisen, mitkä pienyritysten kirjanpito-ohjelmistot ladataan tai kirjautuvat, varmista, että tiedät mitä ominaisuuksia haluat. Ota aikaa tutkia vaihtoehtoja ja ominaisuuksia, joita jokainen tarjous tarjoaa.
Luo luettelo haluamistasi ominaisuuksista ja toinen luettelo niistä, joita haluat, mutta jotka voisivat tehdä ilman. Näitä voivat olla:
- Varastonhallinta.
- pankkitoiminta
- Palkkalaskenta ja aikataulun seuranta.
- laskutus
- Myyntisaamiset.
- Laskutettavat tuntia.
- Myyntipalkkiot.
- Automaattinen laskutus.
- Useita käyttäjiä.
Kun tiedät mitä haluat, aloita hinnoittelu. Päätä, haluatko ladata pienyritysten kirjanpito-ohjelmiston tietokoneellesi tai jos sinulla on mieluummin pääsy pilvipohjaiseen ohjelmaan, johon voit käyttää mitä tahansa laitetta. Hinnoittelu on laaja valikoima valitsemasi ohjelman, haluamiesi ominaisuuksien ja mukauttamisen perusteella. Pidä mielessäsi talousarvio ennen lopullisen päätöksen tekemistä, ottaen huomioon, että kustannukset kasvavat, kun valitset enemmän räätälöintiä.
Harkitse myös, mitkä pienyritysten kirjanpito-ohjelmistot ovat intuitiivisimpia. Vaikka monilla tuotteilla on samanlaiset ominaisuudet, varsinainen kojelauta ja tuotteen toteutus voivat vaihdella. Sinun pitäisi valita sellainen, jonka käyttö on miellyttävä, joten varmista, että näet demon niistä tuotteista, joista olet kiinnostunut. Näin voit tuntea, miten käytät tuotetta ja jos se on tarpeeksi helppoa navigoidaksesi. Viimeinen asia, jonka haluat tehdä, on sijoittaa paljon rahaa pienyritysten kirjanpito-ohjelmiston lataamiseen, joka on liian turhauttavaa.
Ohjelman kokeilemisen lisäksi saat luettelon mielenkiinnon kohteena olevia ohjelmistoja käyttävistä viitteistä. Jos mahdollista, etsi sellainen, joka on samankaltaisessa teollisuudessa kuin sinun, koska ne todennäköisesti käyttävät ohjelmistoa samalla tavalla kuin olisit. Esitä kysymyksiä toteutusprosessista, miten mukautetut ominaisuudet toimivat ja miten asiakaspalvelutiimi reagoi. Saadut vastaukset voivat auttaa sinua tekemään parhaan päätöksen yrityksellesi.
Jos sinulla on sellainen, tarkista myös IT-osastosta ennen päätöksen tekemistä. Sinulla voi olla tallennus- tai kaistanleveysrajoituksia, jotka tekevät tietyistä ohjelmista mahdottomia olla yrityksessäsi. Tämän tekniset yksityiskohdat jäävät parhaiten niille, joilla on hyvä tietämys yrityksesi tietokoneverkosta.
Onko Free Small Business Accounting -ohjelmistoa?
Oikea pienyritysten kirjanpito-ohjelmisto voi olla investointi. Jos et ole täysin valmis tekemään rahoitussitoumusta, voit etsiä pieniä yrityksiä käsitteleviä pienyritysten ohjelmistoja ilmaiseksi.
Pienyritysten kirjanpito-ohjelmisto, joka on yleensä ilmainen, sallii vain hyvin yksinkertaiset kirjanpitotoiminnot, kuten laskut ja laskutusasiakkaat. Jotkut pienyritysten kirjanpito-ohjelmistot, jotka rajoittavat muita ominaisuuksia, kuten sallittujen käyttäjien määrä, linkittävien pankkitilien määrä ja rajoitettu raportointitoiminto.
Markkinoilla on joitakin ilmaisia kirjanpito-ohjelmia, joilla on enemmän puristusominaisuuksia, mutta saattaa olla puutteellista muilla alueilla. Esimerkiksi ohjelmisto voi auttaa luomaan tarvittavat tilinpäätökset, mutta eivät tarjoa tarvittavaa asiakastukea. Jos et ole kovin teknisesti tajuissaan, asiakaspalvelun puuttuminen voi tehdä vapaasta ohjelmistosta aikaa.
Jos etsit jotain hyvin perustavaa laatua olevaa kirjanpidon ohjelmistojen rytmiä, pienyritysten kirjanpito-ohjelmisto, joka on ilmainen, voi olla hyvä lähtötason kirjanpito-ohjelma. Monien avulla voit päivittää enemmän maksullisia ominaisuuksia, kun käytät ohjelmistoa mukavasti. Muista vain, että et pääse käyttämään monia näistä ominaisuuksista, jos käytät vain ohjelmiston ilmaista versiota.
Jos valitset ilmaisen reitin, muista valita tuote, jolla on jonkinlainen tunnistus. Lue muiden käyttäjien arviot ja saat mahdollisuuksien mukaan suosituksia. Koska syötät arkaluonteisia ja tärkeitä yritystietoja, et halua käyttää vain pieniä yrityksiä koskevia kirjanpito-ohjelmistoja, jotka löydät verkossa.
Tarvitsenkö kirjanpitäjän?
Saatat ihmetellä, tarvitsetko vielä kirjanpitäjän, jos seuratte kaikki rahoituksesi sähköisesti. Yleensä vastaus on kyllä. Hyvä idea on, että sertifioitu ammatillinen kirjanpitäjä tarkistaa tietojasi varmistaaksesi, että kaikki seurataan oikein ja että et ole unohtanut mitään, mikä on elintärkeää tuloveroaikaa. Tilinpitäjä pitää sinut ajan tasalla uusimmista verosäännöksistä ja vaatimuksista, jotta varmistat, että olet aina noudattanut.
Yksi useimpien pienyritysten kirjanpito-ohjelmistojen ominaisuuksista on mahdollisuus antaa kirjanpitäjälle pääsy ohjelmistoon. Voit yleensä kutsua kirjanpitäjän tilillesi, jotta he voivat nähdä kaikki tiedot, joita he tarvitsevat varainhoidon ylläpitämiseksi. Kirjanpitäjällä on rajoitettu toiminnallisuus, jotta he eivät voi tehdä muutoksia ilman lupaa.
Jos sinulla on jo kirjanpitäjä, voit kysyä, mitä hän suosittelee pienyritysten kirjanpito-ohjelmistoille. Koska hän tuntee yrityksenne, hänellä voi olla joitakin erityisiä suosituksia siitä, mikä toimisi parhaiten sinulle. Hänellä voi olla myös joitakin mieltymyksiä siitä, mitä ohjelmistoja parhaiten yhdistää siihen, mitä hän käyttää loppupäässä.
Oikean pienyritysten kirjanpito-ohjelmiston löytäminen yrityksellesi antaa sinulle paremman taloudellisen menestyksen pitkällä aikavälillä. Varmista, että teet oikean perustyön ja tutkimuksen, jotta voit valita tuotteen, joka sopii kokemuksellesi, yrityksellesi ja teollisuudellesi. Se on investointi yrityksesi tulevaisuuteen, jonka haluat varmistaa, että teet oikein ensimmäistä kertaa.
