Business Dictionary -asiakirjan mukaan asiakirjojen hallintajärjestelmä on ”sähköinen järjestelmä, joka on suunniteltu dokumenttien järjestämiseen ja hallintaan. Nämä asiakirjat järjestetään yleensä ohjelmistolla, joka antaa käyttäjälle mahdollisuuden käyttää, muokata ja tallentaa asiakirjoja keskitetysti. ”Yritykset käyttävät näitä järjestelmiä usein muuntamaan historialliset paperiasiakirjat sähköisiksi tiedostoiksi helpottamiseksi ja tallennustilan vähentämiseksi. Useimmat yritykset tuottavat jonkinlaista paperityötä, joka liittyy heidän toimintaansa. Paras tapa löytää nämä asiakirjat voivat parantaa yrityksen sisäistä työnkulkua.
Tarkista yritystodistusten saapuvat kohdat. Yritysten omistajien ja johtajien olisi määritettävä, miten asiakirjat tulevat yrityksensä, ja päättää, miten he voivat parhaiten ottaa ne sähköisesti.
Toteuta ohjelmisto tietojen tallentamiseksi sähköisesti. Yritykset voivat pyytää ulkopuolisia osapuolia - kuten myyjiä, toimittajia tai vastaavia ryhmiä - lähettämään tietoja sähköisesti sähköpostitse tai verkkosivuilla. Näin yritykset voivat ladata tiedot suoraan dokumentinhallintajärjestelmään.
Vaadi työntekijöitä skannaamaan paperiasiakirjoja sähköiseen arkistointijärjestelmään. Kun työntekijä on suorittanut tehtävänsä, johtajat voivat vaatia, että hän skannaa kaikki asiaankuuluvat tiedot yrityksen tietokoneelle tai palvelimelle. Työntekijä voi sitten hioa alkuperäistä luovuttaakseen arkaluonteisia tietoja.
Määritä asiakirjojen etsintäjärjestelmä. Kyky löytää nopeasti tallennetut asiakirjat voivat vähentää työntekijän historiallisten tietojen etsimisen aikaa. Yritysten olisi luotava yksilöllinen sähköinen arkistointijärjestelmä tallentamaan ja etsimään tietoja myöhemmin.
vinkkejä
-
Yritykset voivat päättää ulkoistaa asiakirjojen hallintajärjestelmänsä. Yritykset voivat erikoistua tietojen tallentamiseen, joten yritys ei tarvitse runsaasti fyysistä tallennustilaa asiakirjoille.
Varoitus
Vaikka sähköiset asiakirjojen hallintajärjestelmät tarjoavat yritykselle monia etuja, niillä voi olla myös haittoja. Yritysten on pystyttävä varmistamaan sähköiset tiedot väärinkäytöksiltä tai petoksilta varmuuskopioimalla tietoja tietokoneen tai palvelimen vikaantumisen estämiseksi.
