Ehdotusviesti on lyhyempi versio kattavasta ehdotuksesta, joka on kirjoitettu kirjeellä. William & Maryn kollegion mukaan toimisto, joka lähetetään yleensä yksityisille sponsoreille. Sitä voidaan pitää myös valtion rahoituksenvälittäjiä koskevana ennakkoehdotuksena, joka usein esittää ehdotuksia kirjeenvaihtoon, jotta voidaan arvioida urakoitsijoiden etuja ja valmiuksia. Ehdotuskirjeessä on otettava huomioon potentiaalisen asiakkaan kiinnostus, alkaen käyttöönotosta.
Tunnista organisaatiosi. Kerro lyhyesti, miksi olisit pätevä työskentelemään asiakkaan projektin parissa. Jos esimerkiksi ehdotusviesti liittyy rakennushankkeeseen, puhu roolistasi alihankkijana yhdessä tai kahdessa viimeaikaisessa hankkeessa. Jos kirjeenne liittyy tutkimusapurahaan, ilmoittakaa asiantuntemuksesi. Esimerkiksi, jos haet tukea liikennevirastolta, lue asiantuntemuksesi liittyviin tutkimushankkeisiin, kuten sillan turvallisuuteen ja moottoritien turvallisuuteen.
Aloita mielenkiintoinen tosiasia tai tilasto. Tämä tekniikka on erityisen hyödyllinen, jos haet tutkimusrahoitusta. Sen on kuitenkin oltava merkityksellinen. Jos esimerkiksi ehdotusviesti liittyy matkapuhelimen käytön tutkimukseen, älä mainitse tilastotietoja ilmaston lämpenemisestä. Käytä uskottavia tietolähteitä, kuten julkisia verkkosivustoja ja vertaisarvioituja lehtiä.
Aloita kysymyksillä, joihin ehdotuksesi vastaisi. Johdanto on ensimmäinen ja mahdollisesti paras mahdollinen mahdollisuus vakuuttaa mahdolliset rahoittajat siitä, että tutkimus täyttää konkreettisen tarpeen tiedeyhteisössä. Jos lähetät ei-toivotun ehdotusviestin potentiaaliselle yksityisen sektorin asiakkaalle, kysy kysymyksiä, kuten "Haluatko, että hankintakustannukset laskevat 10 prosenttia?" tai "Miten yrityksesi hyötyisi 24/7 tilauskoulutuksesta?" Kuvaile sitten, miten yritys voi käyttää asiantuntemustaan vastaamaan näihin kysymyksiin.
Kirjoita ensimmäiseen henkilöön. Kirjoita esimerkiksi: ”Yrityksellämme on asiantuntemusta pienten ja keskisuurten yritysten verkkopohjaisten koulutusohjelmien suunnittelussa. Voimme auttaa yritystäsi saavuttamaan kustannustehokkaan 24/7 tilauskoulutuksen työntekijöillesi ja asiakkaillesi. ”
Ole tiivis. Massachusettsin teknologiainstituutin Writing and Humanistic Studies -sivuston mukaan etäasioista materiaalia koskeva keskustelu voi sekoittaa lukijoita.
