Tapahtumat ovat tärkeitä välineitä yrityksille eri tarkoituksiin; jotkut saattavat olla sisäisiä ja keskitytään henkilöstöön, kun taas toiset ovat markkinointiin. Joka tapauksessa sama tapahtumalaji menee tapahtumaan ja samat yksityiskohdat on otettava huomioon, jotta tapahtuma pääsee menestymään. Tapahtumat edellyttävät huolellista suunnittelua ja valmistelua. Määritetyn järjestelmän noudattaminen voi auttaa varmistamaan, että tapahtuma menee sujuvasti.
Määritä tapahtuman tavoite. Jos suunnittelet markkinointiseminaaria, vastuut ovat erilaiset kuin jos suunnittelet yrityksen grillipaikkaa. Varmista, että saat erittäin yksityiskohtaisia ohjeita siitä, mitä odotetaan; on käytännön osia, kuten kuinka monta ihmistä on tulossa ja kuinka suuri paikan on oltava, ja markkinointiin vaikuttavia tekijöitä, kuten jos tapahtuman tarkoituksena on saada asiakkaita yritykselle tai jos se on johdon tai muun henkilöstön ansiota.
Luo budjetti. Joku tarvitsee maksaa tapahtumasta, ja tarvitset hyväksynnän ennen kuin aloitat. Ota huomioon aika, sali, ruoka tai koristeet, puhujat tai aktiviteetit ja muut tarpeellisiksi katsomasi näkökohdat. Valmistele kaikki järjestäytyneessä muodossa ja pidä se kiinni, kun teet järjestelyjä.
Aseta esityslista. Valmistele yksityiskohtainen aikataulu ja jaa oikea aika jokaiselle toiminnalle. Rakenna täydellinen ohjelma alusta loppuun ja avaa tarvittaessa.
Suunnittele logistiikka. Vuokrata sijainti, tilata ruokaa, vuokrata puhuja ja tulostaa kutsuja. Käy paikan päällä saadaksesi konkreettisen tarkastelun ulkoasusta, jotta voit kuvitella, missä ruoka asetetaan ja miten istuimet ja pöydät järjestetään. Yritä pitää budjettisi sisällä, mutta tehdä muutoksia tarpeen mukaan, aina tarkistaa suuremmilla valtuuksilla ennen sitoumusten tekemistä.
Julkaise tapahtuma. Miten tämä saavutetaan, riippuu suuresti siitä, millaisesta tapahtumasta suunnittelet. Sisäistä tapahtumaa varten on todennäköistä, että yrityksen sähköposti tai muutama oikeaan paikkaan ripustettu juliste riittää. Markkinointitapahtuma edellyttää koko markkinointisuunnitelmaa, mahdollisesti mainoksia ja joitakin suoramarkkinointia apuvälineinä.
vinkkejä
-
Käytä ohjelmistoa seuraamaan suunnitelmiasi; tapahtuman suunnittelu edellyttää erinomaisia organisatorisia taitoja. Anna esimiehelle päivittäisiä tai viikoittaisia päivityksiä edistymisestäsi, jotta he ovat tietoisia siitä, mitä tapahtuu.
Varoitus
Älä yritä puristaa valmisteluasi liian lähelle tapahtumaa. Anna itsellesi aikaa, jotta saat sen onnistumaan.
