Muodollinen yritysviestintä on yrityksen kirjelomakkeessa ja sisältää tyypillisesti kirjoittajan allekirjoituksen sulkemisen jälkeen. Tämäntyyppisen yritysviestinnän muoto on yksinkertainen; kuitenkin useamman kuin yhden henkilön allekirjoituksia vaativa kirjain on muodostettava ja muotoiltava hieman eri tavalla selittämään, miksi kirje sisältää useita allekirjoituksia ja antaa tilaa useammalle kuin yhdelle allekirjoitukselle.
Perinteinen lohkomuoto
Liiketoiminnan kirjeenvaihdon tulisi olla perinteisessä lohkomuodossa, jolloin päivämäärä on kaksi riviväliä kirjelomakkeen alapuolella; vastaanottajan nimi ja postiosoite ovat kaksi riviä, jotka ovat päivämäärän alapuolella; kohteen rivi on kaksi rivinvaihtoa vastaanottajan tietojen alapuolella ja lopuksi kaksi riviväliä alarivin alapuolella on tervehdys. Hyväksyttävät tervehdykset muodolliselle kirjeenvaihdolle ovat "Hyvä rouva Smith", "Hyvä herra Jones", "herrat" tai yksinkertaisesti "Tervehdys". Viimeinen esimerkki on hyödyllinen, kun kirjeenne on tarkoitettu useille eri sukupuolten vastaanottajille. Perinteinen lohkomuoto tarkoittaa, että kappaleita ei ole suljettu, ja jokainen viiva on vasemmassa reunassa.
Syy useisiin allekirjoituksiin
Vaikka henkilö, jolle osoitat kirjeenvaihtoa, voi jo tietää, miksi on useita allekirjoittajia, on viisasta kertoa lyhyesti syynne kirjeessäsi. Tapauksissa, joissa kirjain voi vaatia useita allekirjoituksia, on ilmoitettava toiminnasta, joka edellyttää useamman kuin yhden henkilön lupaa, tai ilmaisemalla useiden henkilöiden kollektiivisia näkemyksiä, jotka tukevat kirjeen välittämää viestiä. Voit esimerkiksi kirjoittaa: "ABC Companyn johtoryhmän puolesta tässä kirjeessä esitetään konsensus, josta olemme päässeet keskustellessasi kirjallisesta pyynnöstä palkata lisää henkilöstöresursseja." Kirjoita kirjeen ensimmäisessä kappaleessa viestinnän syy ja syy siihen, miksi kirje sisältää useita allekirjoituksia. Seuraavat kirjeen kappaleet ovat tietysti samassa vasemman reunan kanssa.
Terveyden ja allekirjoituksen sulkeminen
Lopullisen tervehdyksen tulisi olla sellainen, joka sopii viralliseen liikekirjeeseen, kuten "Hyvin todella", "Kunnioittavasti" tai "Ystävällisin terveisin". Lopullinen tervehdys aloittaa kaksi rivinvaihtoa viimeisen kappaleen alapuolella.
Jos sinulla on vain kaksi allekirjoittajaa, ohita neljä riviväliä, jotka ovat tarpeeksi tilaa kirjoitetulle allekirjoitukselle, ja kirjoita ensimmäinen allekirjoittajan nimi tasaisesti vasemman reunan kanssa. Kirjoita allekirjoittajan nimen alapuolella olevaan riviin niiden sijainti tai otsikko. Ohita toinen neljä rivinvaihtoa toisen allekirjoittajan nimi ja asema tai otsikko. Organisaation korkeammalle sijoittuvan henkilön nimi ja nimi tulisi olla ensimmäinen allekirjoituslohko.
Jos sinulla on kolme allekirjoittajaa, ohita neljä riviväliä ja kirjoita Signer 1: n nimi vasemman reunan kanssa. Välilehti ja kirjoita Signer 2: n nimi; välilehti uudelleen ja kirjoita Signer 3: n nimi. Ohita yksi rivi ja kirjoita Signer 1: n asema tai otsikko, välilehti ja tee sama allekirjoittajalle 2 ja allekirjoittajalle 3, joten niiden otsikot ovat suoraan niiden kirjoituskoneiden nimissä.
Neljä allekirjoittajaa ohita neljä riviväliä ja kirjoita Signer 1: n nimi vasemman reunan kanssa. Välilehti sivun keskelle ja kirjoita Signer 2: n nimi; siirry seuraavalle riville ja kirjoita allekirjoittajan 1 ja allekirjoittajan 2 sijainti tai nimi suoraan heidän nimensä alle. Ohita vielä neljä riviväliä ja toista allekirjoittajan 3 ja allekirjoittajan 4 muoto.
Levitä luonnos
Koska kirjoitat kirjeen useamman kuin yhden henkilön puolesta, on hyvä käytäntö levittää luonnosta ennen kuin pyydät allekirjoituksia. Kerro heille tervetulleeksi heidän panoksensa ja lähetä luonnos sähköpostitse tai käymällä jokaisella henkilöllä erikseen. Kun kaikki hyväksyvät kirjeen viestin sisällön ja toimituksen, valmistele lopullinen versio ja anna kaikille tietää, että lähetät sen henkilökohtaisesti allekirjoituksilleen.
