Sähköposti on tullut tavanomaiseksi tiedonsiirtomenetelmäksi yrityksille ja yrityksille kommunikoiville. Siitä huolimatta on olemassa hetkiä, jolloin perinteinen ammatillinen liikekirje on välttämätön. Tämä voi koskea työnhakua, liike-elämän ehdotuksia tai jopa oikeudellisia syitä. Alusta kirjain oikein saadaksesi parhaan mahdollisuuden saada tuloksia. Nykyiset liiketoimintatavat käyttävät "lohkomuotoista" kirjettä yrityksille eikä "sisennettyyn tyyliin", jota käytetään vähemmän muodollisiin kirjaimiin.
Luo kirjelomake
Kirjelomakkeessa on tiedot, mukaan lukien nimi, yrityksen nimi (tarvittaessa), osoite ja muut asiaankuuluvat yhteystiedot, kuten puhelinnumero, faksi ja sähköposti. Useimmat tietokoneen tekstinkäsittelyohjelmat avaavat "otsikon" -osion kaksoisnapsauttamalla tyhjän tiedoston yläreunaa. Lohkotyylissä ei ole tietoja tai keskitytään. Se on vain lohko vasemmalle marginaalille. Tätä otsikkoa käytetään vain ensimmäisellä sivulla.
Jos et pysty luomaan kirjelomaketta otsikon osassa, sinulla on kaksi vaihtoehtoa. Siirrä kirjelomakkeet pääkappaleeseen ensimmäiseksi lohkoksi tai aseta päivämäärä ensin yhteystietosi mukaan päivämäärän ja vastaanottajan tietojen välillä.
Päivämäärä, osoite ja tervehdys
Päivämäärä, osoite ja tervehdys ovat pääkirjasivun osion kolme ensimmäistä lohkoa. Varmista, että et ole otsikon osassa klikkaamalla pääkappaletta. Ensimmäinen rivi on päivämäärä, joka on muotoiltu kirjoittamalla kuukausi päivän ja seuraavan vuoden jälkeen, esimerkiksi 10. toukokuuta 2017.
Pidä tyhjä rivi päivämäärän ja vastaanottajan osoitelohkon välillä. Lisää "Mr.", "Ms" tai "rouva" missä käytettävissä. Käytä koko osoitetta ja yhteystietoja, sijoittamalla katutiedot yhteen riviin ja kaupunkiin, ilmoittakaa seuraava. Ohita tervehdyksen viiva, jota seuraa kaksoispiste, esimerkiksi "Dear Ms. Smith:".
Alusta kirkon runko
Osoitteen ja tervehdyksen tai tervehdyksen jälkeen voit sisällyttää viittauksen aiheen yhteenvetoon, kuten "RE: Supervisor Position". Jatka sitten kirjoittaa kirjeen runko. Käytä 10 tai 12 pisteen konservatiivista fonttia, kuten Times New Roman, Cambria tai Arial. Kappaleita ei ole suljettu, sijoitettu vasempaan reunaan ja erotettu yhdellä rivivälillä. Marginaalien tulisi olla yksi tuuma asiakirjan kaikilla puolilla.
Siirtyminen toiselle sivulle
Lisää kirjepaperin yhteystiedot vain kirjeen ensimmäiselle sivulle. Kuten jo todettiin, ensimmäinen sivu on ainoa paikka, jossa pitäisi olla kirjepaperi, jossa on lähettäjän täydellinen nimi ja osoite. Toisen sivun otsikossa on ilmoitettava keskitetyn sivunumero. Saatat myös sisällyttää vasemmassa reunassa olevan kirjeen vastaanottajan ja oikean marginaalin päivämäärän, joka auttaa lukijaa tunnistamaan asiakirjan, jos nämä kaksi sivua erotetaan.
Kirjaimen sulkeminen
Kirjeet suljetaan allekirjoituslohkolla. Sulje toisen sivun kirjain käyttämällä neutraalia mutta ystävällistä läheisyyttä, kuten "Ystävällisin terveisin" tai "Terveisin". Sulkemista seuraa pilkku, neljä välilyöntiä ja nimesi. Lisää nimi, jos sellainen on, nimesi alle. Kirjoita kirjain sininen tai musta muste nimesi yläpuolelle.
Jos olet lisännyt jotain kirjeen, kuten ansioluettelon tai ehdotuksen, kanssa, sinun kannattaa huomata, että nimesi alla on kaksi riviä.
