Liikekirje asettaa äänen tuleville vuorovaikutuksille. Kun mahdollinen asiakas saa liikekirjan, hän muodostaa välittömästi vaikutelman kirjailijasta ja hänen organisaatiostaan. Jos kirjain on liian rento, kirjailija saattaa näyttää epäoikeudenmukaiselta tai epätarkalta. Liian muodollinen kirjoittaminen voi pelottaa tai vierailla lukijalla. Hyvin järjestetty ja hyvin kirjoitettu kirje luo positiivisen ensivaikutelman.
Hyvin järjestetty
Jokainen liikekirje käsittelee tiettyä tarkoitusta tai tehtävää. Se voi olla tietopyyntö, vastaus kyselyyn tai ehdotuksen jättäminen. Ensimmäisessä kohdassa mainitaan kirjeen tarkoitus. Se vastaa toimittajan kysymyksiin: kuka, mitä, milloin, missä ja miksi. Loput kohdat tukevat tätä tarkoitusta eri pisteillä - pätevyydet, ominaisuudet, ominaisuudet. Viimeisessä kappaleessa toistetaan tämä tarkoitus ja esitetään selkeästi kirjailijan odotukset. Kirjoittaja käyttää asianmukaisia siirtymälausekkeita varmistaakseen, että kaikki kirjaimen osat kulkevat sujuvasti yhteen.
Kirkas ja tiivis
Hyvä liikekirje sisältää kaikki asiaankuuluvat tiedot selkeästi ja tiiviisti. Kirjoittaja käyttää sopivaa ääntä ja kieltä. Hän pitää sanastoa yksinkertaisena ja välttää teknisen tai abstraktin kielen käyttämisen lukijan lukemiseen. Hän vaihtelee lauseiden pituutta, ohjaa pois pitkistä, riehuvista lauseista liiallisilla yksityiskohdilla. Hän ei kuitenkaan rajoitu lyhyisiin, epäselviin lauseisiin. Aina kun mahdollista, hän käyttää aktiivista ääntä passiivisen äänen sijaan.
Hyvin jäsennelty
Jokainen liikekirje noudattaa yrityksen muotoa ja fonttivaatimuksia.Lohkomuodossa koko kirjain on jätetty perustelluksi ja yhden välein, paitsi kappaleiden välisen kaksinkertaisen tilan. Muutettu lohkomuoto noudattaa lohkotyyliä, mutta asettaa päivämäärän ja sulkemisen keskelle. Useimmissa liikekirjeissä on päivämäärä, sisäinen osoite, tervehdys, otsikkorivi, ilmainen sulkeminen, allekirjoitus ja kotelot. Jos kirjain on keskimääräistä lyhyempi tai pidempi, kirjoittaja tekee tarvittavat muutokset pystysuoraan etäisyyteen.
Virhe ilmainen
Ennen kuin lähetät kirjeen, kirjoittaja lukee ensimmäisen luonnoksen ääneen. Tämä on erinomainen tapa tarkistaa kieltä, joka kuulostaa hankalalta tai luonnottomalta. Hän käyttää sanakirjaa ja kirjoittaa tyylikirjoja tarkistaakseen kaikki oikeinkirjoituksen, kieliopin ja välimerkit. Vaihtoehtoisesti hän voi käyttää tekstinkäsittelyohjelman oikeinkirjoituksen ja kieliopin tarkistusominaisuutta. Hän tarkistaa vastaanottajan nimen, nimen ja osoitteen.
