Toistettavien liiketoimintaprosessien luominen on tärkeä osa tehokkaan organisaation rakentamista ja käyttämistä. Hyvin suunnitellut ja dokumentoidut liiketoimintaprosessit ovat kriittisiä liiketoiminnan menestymisen kannalta, olipa kyseessä pieni kahden tai kolmen hengen yritys tai suuri yhtiö, jossa on satoja tuhansia työntekijöitä. Yritykset, jotka eivät ota aikaa ja huolenpitoa toistettavien prosessien luomiseksi, ovat vaarassa laatua ja johdonmukaisuutta koskevista ongelmista.
Määritelmä
Liiketoimintaprosessi on tapa visualisoida ja dokumentoida liiketoimintaprosessin vaiheet. Virtauskaaviot kuvaavat asiakirjan syöttötietoja tai tietopyyntöjä, tuotteita tai muita toimitettavia; menettelyn vaiheet tämän pyynnön täyttämiseksi; ja tulo tai tuotos, joka syötetään.
komponentit
Liiketoimintaprosessivirtauksen perustekijät ovat tulot ja lähdöt, joita yleensä kutsutaan soikeiksi. Joissakin menetelmissä käytetään ympyröitä, jotka merkitsevät tuloa tai lähtöä. Joko / tai päätökset on merkitty timanttilaatikoilla. Toimintavaiheita merkitään suorakaavioilla vuokaaviossa. Joissakin virroissa käytetään nuolenpäät osoittamaan visuaalisesti menettelyn kulkua. Joissakin tapauksissa muokattuja ruutuja käytetään merkitsemään asioita, kuten menettelyvaihetta, joka edellyttää alihankintaprosessin suorittamista. Prosessit dokumentoidaan erillisillä liiketoimintaprosesseilla.
Työkalut
Prosessivirtojen luomiseksi käytettävät työkalut vaihtelevat tekstinkäsittelyohjelmien vuokaavioiden laajennuksista omistettuun vuokaavio-ohjelmistoon, kuten Visio- tai Calligra Flow -ohjelmaan. Huippuluokan Enterprise Resource Planning -ohjelmistossa on usein omistettu virtauksen kartoitusmoduuli, joka on sidottu muihin resurssien suunnittelumoduuleihin varmistaakseen, että Kanbanin tai Just In Time -toimitusten tarpeet täyttyvät.
menetelmiä
Liiketoimintaprosessivirtausmenetelmät varmistavat liiketoimintaprosessien johdonmukaisuuden tietyn organisaation osalta. Useimpia menetelmiä ohjaa tietyn ERP-järjestelmän tai virtaussuunnittelujärjestelmän valinta. Organisaation on yleisesti määriteltävä menetelmiä, jotka tukevat sen ainutlaatuisia liiketoimintakäytäntöjä, kuten tietorakenteiden sisällyttäminen prosessivirtaan.
henkilöstö
Prosessivirtojen luominen on erikoistunut kenttä. Hyvin toteutetussa liiketoimintaprosessissa, kehitys-, dokumentointi- ja insinööriprojektien asiantuntijoissa - usein teknisissä kirjoittajissa - kirjoitetaan ja kehitetään tarkkoja ja käyttökelpoisia liiketoimintaprosesseja konsultoimalla ja haastattelemalla aiheen asiantuntijoita. Liiketoimintaprosessiin läheisesti osallistuvilla on usein vaikeuksia erottaa itseään prosessin osasta ja tarkastella koko liiketoimintaprosessia organisaation näkökulmasta. Kun organisaatioita tuodaan liiketoimintaprosessien dokumentointiin, organisaatio takaa sellaisten liiketoimintaprosessien virtojen luomisen, jotka hyödyttävät organisaatiota kokonaisuutena, eivätkä ne kohdistu organisaation tiettyyn osaan.
