Kirkot ovat ihanteellisia paikkoja tärkeille tapaamisille ja kokouksille. Heillä on yleensä pyhäkköjä, jotka istuvat vieraita uskonnollisten seremonioiden aikana, sekä stipendiaattihuoneita vieraiden ruokkimiseksi ja ryhmätoimintojen perustamiseksi. Kirkot veloittavat tilojen vuokrauksesta suuria palkkioita riippuen kirkon koosta, historiallisesta merkityksestä ja siitä, onko jäsen tai muu kuin jäsen, joka perustaa tehtävän. Harkitse viisaasti tapahtuman budjettivaroja, laskekaa tarkasti kirkon vuokrauksen kustannukset ja etsi paras tarpeisiisi.
Luo luettelo kaikista alueen kirkoista, jotka saattavat toimia tapahtumanne parissa. Käytä kartanhakuohjelmaa, jos haluat etsiä kirkkoja kodin tai haluamasi tapahtumapaikan lähellä. Aloita oma kirkko, jos se olisi kätevää, sillä saatat saada alennettuun vuokrahintaan jäsenenä.
Kirjoita muistiin, mitä tarvitset kirkosta niin paljon kuin tilaa, aikaa ja muita palveluja. Monet kirkot veloittavat hinnat sen mukaan, mitkä tilat sinun on käytettävä, kuinka kauan sinun on käytettävä niitä, siivous- ja turvamaksut, henkilöstön osallistuminen ja kirkon omaisuuden käyttö, kuten pöydät, tuolit, pöytäliinat, keittiövälineet, instrumentit ja medialaitteet. Pyhäkön, stipendiaatin, keittiön, puutarhan, kuntosalin, auditorion, luokkahuoneiden tai muiden kirkkoalueiden käytöstä on usein erillisiä maksuja.
Soita jokaiselle listallasi olevalle seurakunnalle kysyäkseen vuokra-hinnoista ja kerro kirkon toimistohenkilöstölle, miksi tiedät tilan vuokraamisesta. Kysy, mitä tiloja voi vuokrata ja mitä hinnat ovat tilojen sekä tarvitsemiesi palvelujen osalta. Jotkut kirkot voivat tarjota vuokrausta vain kirkon jäsenille, kun taas toiset sallivat yhteisön vuokrata tilaa maksua vastaan. Palkkiot voivat vaihdella vapaaehtoisesta kirkon lahjoituksesta, joka on valittu useita tuhansia dollareita. Jotkut kirkot saattavat ottaa tietojasi ja palata teille tarjouksen kanssa muutaman päivän kuluessa, varsinkin jos ne veloittavat useista eri tekijöistä eivätkä tarjoa peittoa. Kirjoita ylös vuokrahinnat, kapasiteettirajat ja kunkin kirkon tarjoamat mukavuudet.
Käy kaikki mahdolliset kirkot nähdäksesi tilat, joita käytät tapahtumallesi. Kysy kirkon henkilökunnan jäseniltä kysymyksiä siitä, mitä voisitte käyttää, ja varmista, että saat vuokrasopimuksen kirjallisesti. Jokainen kirkko on erilainen kuin mitä vuokraan sisältyy. Jotkut antavat sinulle mahdollisuuden käyttää lähes kaikkea rakennuksessa vuokraa varten, kun taas toiset veloittavat erillisen maksun pöytien, liinavaatteiden, keittiövälineiden, sukkuloiden, Raamatun ja muun kirkon omaisuuden käytöstä.
Kysy kirkon henkilökunnalta, mistä olet vastuussa, kun vuokraat tilaa. Tapahtumasta ja erityisestä seurakuntapolitiikasta riippuen saatat joutua antamaan tapahtumallesi vuokratun vartijan, siivoamaan tapahtuman jälkeisen tilan tai ottamaan tiettyjä uskonnollisia luokkia. Jotkin näistä vaatimuksista saattavat maksaa sinulle ylimääräistä rahaa, jonka sinun pitäisi laskea budjettiinne osana kirkon vuokraamisen kokonaiskustannuksia.
Puhu pastorin kanssa seurakunnissa, joita harkitset, varsinkin jos sinulla on budjettirajoituksia tai tapahtuma on hyvä asia yhteisössä. Pastorit ovat joskus halukkaita vähentämään tai luopumaan palkkioista erityisolosuhteista.
Vähennä vaihtoehtojasi kokonaiskustannuksilla ja mitkä tilat parhaiten vastaavat tarpeitasi. Jotkut kirkot saattavat olla poissa budjetistasi, kun taas toisilla on liian paljon tai liian vähän tilaa niiden henkilöiden määrään, joiden odotetaan osallistuvan tapahtumaan. Valitse kirkko, joka antaa sinulle parhaan mahdollisen kaupankäynnin, mutta täytä kuitenkin tarpeet, joita sinulla on tilaa, aikaa ja mukavuutta varten.
