Velkakirjojen erittely on prosessi, jossa laskut maksetaan ryhmiin tai eriin ja tehdään yksi kirjaus kirjanpitoon koko laskun erästä, eikä kukin maksunsaajan yksittäisiä päiväkirjamerkintöjä. Erittely on yleinen tekniikka, jota käytetään päiväkirjamerkintöjen vähentämiseen, ja se auttaa kirjanpitotietojärjestelmää toimimaan tehokkaammin. Erämenettelyillä on kuitenkin myös haittoja.
Tapahtumien vähentäminen
Ensisijainen hyöty eräpohjaisissa maksutapahtumissa on kirjanpitojärjestelmän merkintöjen vähentäminen. Yritykset, joilla on runsaasti alhaisen dollarin arvotapahtumia, voivat nopeasti nähdä tuhansia veloituksia ja hyvityksiä tileihin. Tämä velkakirjalainan yksityiskohtaisuus on tarpeeton ja luo tietokonepohjaisen kirjanpitojärjestelmän käsittelyyn liittyvän taakan. Keräämällä liiketoimia päivittäin tai viikoittain tämä taakka lievennetään.
Tarkastusreitin luominen
Kun maksut suoritetaan päivittäin ja maksut suoritetaan langalla, kirjanpidon valvojien on helppo sovittaa päivittäiset maksut pankkilaskelman rahavirtoihin, koska pankkilaskelmat luetellaan usein päivittäiset liiketapahtumat. Lisäksi maksullisten laskujen satunnaisia valintoja voidaan tehdä ja jäljittää eriin ja pankkilaskelman varmistamiseksi, että tallennetut määrät ovat tarkkoja.
Nopea analyysi
Tapahtumien päivittäinen ja viikoittainen erittely antaa kirjanpitäjille mahdollisuuden analysoida nopeasti maksumäärien trendit päivittäin. Jokainen maksuerä edustaa samaa aikayksikköä; poikkeamat ovat helposti havaittavissa luetellessasi päivittäisiä eriä yhteensä ja tutkimalla suuria tai pieniä määriä. Erän tekeminen vaikeuttaa kuitenkin yksilöllisesti poikkeavien rahavirtojen havaitsemista. Jos yritys on huolissaan suurista käteismaksuista ilman lupaa, valvontaviranomaiset voivat ottaa käyttöön politiikkoja, joihin sisältyy kaksinkertaiset allekirjoitukset suuria määriä.
Sovittelun vaikeus
Potentiaalinen haittapuoli myyntisaamisiin voi olla vaikeus sovittaa yhteen. Jos yrityksen kirjanpitäjät eivät ole tarkkoja tallentamaan, mitä liiketoimia jokainen erä koostuu, maksun sovittaminen voi olla vaikeaa, ellei mahdotonta. Jos tämä heikkous on olemassa, työntekijöille voi olla helppoa tehdä petoksia tai myyjiä kiistämään, että he ovat saaneet maksun.
