Kirjanpito on tärkeää liiketoimintaa varten tapa dokumentoida taloudellista toimintaa ja oppia numeroista. Yrityksellesi tarvitaan peruslaskenta, jotta voit raportoida verolomakkeista saatavia tuloja ja seurata pankkitilillesi ja sen ulkopuolelta tulevia varoja. Kirjanpitotiedot antavat kuitenkin arvokasta tietoa operaatioista ja osoittavat suuntauksia ja mahdollisuuksia, jotka voivat auttaa yritystäsi kannattavammaksi. Veroilmoituslaitokset edellyttävät, että pidät kirjaa vähimmäistasolla, joka seuraa tuloja ja menoja. Mutta jos sinulla on asema ja kiinnostus, voit ottaa kirjanpitoprosessit täysin eri tasolle ja käyttää niitä luomaan älykkäämpää ja taloudellisesti kannattavampaa liiketoimintaa.
Kirjanpitoyritysten tyypit
Tulojen ja menojen seuranta: Yrityksesi on täytettävä verolomakkeet, jotka perustuvat sekä bruttotuloihin että nettotuloihin. Valtion ja paikalliset valmisteverot lasketaan prosentteina tuloista. Kaupungin, valtion ja liittovaltion tuloverot perustuvat nettotuloksesi vähentämällä vähennyskelpoisia kuluja bruttotuloista. Voit laskea nämä määrät oikein yrityksesi täytyy seurata bruttotuloja ja laskea ne tulojen määrän perusteella ja lisätä kaikki menot liiketoiminnan vähennysten perustaksi. Ilmoittaessasi bruttotuloja sinun on jaettava tulosi luokkiin, kuten tukku- ja vähittäiskaupan. Tuloverojen nettotulosta laskettaessa sinun on jaettava menot myös luokkiin, kuten materiaalit, palkanlaskenta, vuokrat, apuohjelmat ja automaattiset kulut.
Palkkalaskenta: Sen lisäksi, että yrityksesi on laskenut, kuinka paljon maksetaan jokaiselle työntekijälle palkkojen ja palkattujen tuntien perusteella, sinun on myös pidätettävä ja maksettava sosiaaliturva-, Medicare- ja tuloverot, jotka työntekijät ovat velkaa, sekä sopivat työnantajan maksut sosiaaliturvaan ja Medicareen. Sinun on myös maksettava työttömyysvakuutus ja teollisuusvakuutus valtion rahastoihin sen perusteella, kuinka paljon työntekijät työskentelevät ja kuinka paljon he ansaitsevat. Yrityksesi tarvitsee kattavan ja ajantasaisen palkkahallintamenetelmän, jonka avulla voit seurata näitä numeroita ja maksaa kaikki palkkasummamaksut ja toimittaa kaikki palkkasummaraportit, kun ne on maksettava.
Rahavirtalaskelma: Kirjanpitojärjestelmässä on myös oltava työkalut käteisvarojen saatavuuden ja tarpeen seurantaan. Jos käytät kassapohjaista kirjanpitojärjestelmää, viikoittaiset ja kuukausiluvut antavat sinulle kohtuullisen hyvän käsityksen siitä, kuinka paljon olet tullut ja menossa. Jos käytät suoriteperusteista kirjanpitojärjestelmää, voit tallentaa myynnin tuloiksi ennen kuin siitä on maksettu, joten tarvitset toisen tavan seurata käteisen saatavuutta. Olipa käytössäsi käteisvaroja tai suoriteperusteista järjestelmää, kassavirta ei myöskään voi suoraan korreloida ilmoitettujen tulojen ja menojen kanssa, jos maksat takaisin lainoja tai jos olet poistanut jo ostamiasi laitteita.
Taseet: Tase on tilannekuva taloudellisesta kuvastasi tietyllä hetkellä. Se sisältää tietoa siitä, mitä omistat ja mitä olet velkaa. Oma varallisuuslistallasi on käteistä pankissa, ostamasi laitteet vähennettynä poistetulla määrällä ja myyntisaamisilla tai summilla, jotka sinulle on maksettu jo tekemästäsi myynnistä. Taseen velkojen luettelo sisältää lainojen ja luottokorttien saldot ja lyhytaikaiset velat, joita olet kertynyt, kuten maksettavat velat ja maksamatta olevat laskut. Vähentämällä velat omaisuudestasi taseessa näkyy yrityksen nykyinen nettovarallisuus. Kun luodaan taseita ajan mittaan, voit nähdä, miten tulosi ja kulut ovat syntyneet ja luoneet vaurautta tai velkaa.Taseessa näkyy myös, kuinka paljon nettovarallisuus on nestemäinen, ja kuinka paljon on sidottu varoihin, jotka eivät tarjoa helposti saatavilla olevaa rahaa.
Toimintakertomukset: Sen lisäksi, että verotoimistot ja lainanantajat edellyttävät, että yrityksesi on täytettävä tilinpäätösraportit, voit luoda räätälöityjä raportteja, joiden avulla voit seurata kaikkea, mitä rivin tuottaman tuotteen dollarin arvosta on tunnissa, kunkin myynnin lukuihin. henkilöstöä. Nämä luvut ovat ratkaisevia strategisten päätösten tekemiseen. Ne voivat auttaa sinua tunnistamaan, mitkä liiketoimintasi näkökohdat tuottavat eniten voittoa ja jotka ovat parhaiten kannattavia. He voivat myös kiinnittää huomionne ongelmiin, joita voidaan korjata, kuten tuotannon näkökohdat, jotka kestävät liian kauan ja jotka maksavat liikaa.
Miten yritykset voivat tehdä kirjanpitoa
Yrityksesi voi tehdä kirjanpidon joko omassa talossa tai palkata ulkopuolista ammattilaista auttamaan prosessissa. Monet yritykset käyttävät näiden kahden lähestymistavan yhdistelmää, ja sisäinen henkilöstö suorittaa joitakin tehtäviä, kuten peruskirjanpitoa, ja sitten sopimus ulkopuolisen kirjanpitäjän kanssa vuotuisten verojen suorittamiseksi.
Sisäinen kirjanpito tarjoaa hyödyn siitä, että joku, joka tuntee yrityksesi perusteellisesti, tallentaa tulosi ja menot. Kirjanpitäjä, joka on syvästi mukana yrityksessäsi, pystyy tunnistamaan ja luokittelemaan erät kuittauksiin, ja päättävät, ovatko ne materiaalit, jotka sisältyvät myytyjen tavaroiden hintaan tai tarvikkeisiin, joita tarvitset kulissien takana. Sisäisellä kirjanpitäjällä ei kuitenkaan välttämättä ole ammattitaitoa, jota ulkopuolinen voi tuoda yhdistelmään. Nämä tiedot ovat hyödyllisiä sellaisten järjestelmien luomisessa, kuten alkuperäisen kirjanpidon asetukset, ja myös vivahteiden, kuten menojen, jotka eivät ole laillisesti vähennyskelpoisia.
Ulkopuolinen kirjanpitäjä voi tuoda kokemusta ja näkökulmaa yrityksen kirjanpitoprosesseihin. Ammattilaisena tämä kirjanpitäjä on todennäköisesti nähnyt useiden yritysten kirjat ja pystyy näyttämään, miten järjestelmiäsi päivitetään, jotta ne tarjoavat tarvitsemansa tiedot ja ymmärtävät muut ammattilaiset, kuten pankkiirit ja verotarkastajat. Ulkopuolinen ei kuitenkaan saa tehdä niin hyvää työtä kuin sisäpiiriläinen ymmärtääkseen, miten yrityksesi toimii ja mitä tietoja saatat pitää hyödyllisimpinä. Esimerkiksi kirjanpitäjäsi ei todennäköisesti ymmärrä varastotyyppejä, joita käytät kauppiaiden näkökulmasta. Kuitenkin tiedot siitä, miten eri tuoteryhmät liikkuvat, voivat olla välttämättömiä hankintasi hienosäätöön.
Yritysten kirjanpidon ohjelmistotyypit
Online-kirjanpito-ohjelmisto: Online-kirjanpito-ohjelmat tarjoavat sinulle mahdollisuuden synkronoida kirjanpitojärjestelmäsi pankkitilillesi. Tämä lähestymistapa helpottaa tapahtumien syöttämistä yksinkertaisesti löytämällä ne pankkitiedoissa ja napsauttamalla sitten oikeaa painiketta. Tämä ominaisuus vähentää mahdollisuutta menettää menojasi, kuten saatat aloittaa paperituloista ja kadonneista. Online-kirjanpito-ohjelmiston avulla voit myös käyttää kirjanpito-ohjelmaa mistä tahansa tietokoneesta sen sijaan, että tarvitsisit käyttää omaa työpöytääsi. Online-kirjanpito-ohjelmat kuitenkin kestävät kauemmin kuin työpöydän versiot käsittelemään kunkin tapahtuman, ja tällä kertaa se kasvaa, kun teet kymmeniä merkintöjä. Myös tulojen ja pankkien syötteiden yhteensovittaminen voi olla hidasta ja hankalaa, ja tämä vaihe on välttämätön, jos yksi osto sisältää useita luokkia, kuten materiaaleja ja tarvikkeita. QuickBooks on suosituin ja arvostetuin online-kirjanpito-ohjelmisto. Xero on erittäin arvostettu Mac-käyttäjille, ja Zoho toimii erityisen hyvin pienille yrityksille.
Työpöytäkirjanpito-ohjelmisto: Vaikka online-kirjanpito-ohjelmat ovat yleistyneet, työpöydän versiot tarjoavat edelleen etuja monille käyttäjille. Voit ostaa työpöydän kirjanpito-ohjelman, jossa on kertaluonteinen ostos, kun taas online-ohjelmat veloittavat jatkuvan kuukausimaksun. Kun käytät työpöytäohjelmaa, kaikki tietosi ovat helposti saatavilla omalla tietokoneellasi eikä sijainnissa pilvessä, jossa se on alttiina tietoturvaongelmille ja laajalle levinneille järjestelmän vikaille. Työpöytäkirjanpitojärjestelmät ovat yleensä paljon yksinkertaisempia kuin pilvipohjaiset järjestelmät, mikä helpottaa virheiden ja epäjohdonmukaisuuksien löytämistä ja tunnistamista. Suhteellisen yksinkertaisuutensa vuoksi työpöydän järjestelmät ovat myös helpompia mukauttaa yrityksen yksilöllisiin tarpeisiin.
Mukautetut ja manuaaliset kirjanpitojärjestelmät
Sinun ei todellakaan tarvitse kirjanpito-ohjelmistoa ollenkaan, jos yrityksesi on pieni ja tarpeesi ovat yksinkertaisia. Voit suunnitella laskentataulukoita Excel- tai Google-sivuilla, joiden avulla voit seurata ja lisätä muuttujia, joita sinun tarvitsee tietää, kuten luokiteltuja menoja ja jatkuvia tuloja. Nämä ohjelmat auttavat sinua pitämään ja järjestämään tietojasi millä hyvänsä, mikä on järkevää yrityksellesi, ja kotitekoiset laskentataulukot tekevät täysin oikeutetuista kirjanpitojärjestelmistä niin kauan kuin ne kertovat sinulle, mitä sinun tarvitsee tietää verojen maksamiseksi ja toiminnan ymmärtämiseksi. Voit esimerkiksi perustaa palkkajärjestelmän, joka kirjaa tiettyihin tehtäviin, kuten tuotantoon, käytettyjä tunteja. Sitten voit käyttää näitä lukuja laskettaessa tuotannosta tunnissa valmistetun tuotteen keskimääräistä dollarin arvoa ja voit katsoa, miten tämä luku muuttuu viikoittain.
Mutta sinun ei tarvitse edes tietokonetta yritystoiminnan kirjanpitoon. On täysin oikeutettua pitää käsinkirjoitettuja kirjauksia, koska yritysten omistajat ovat tehneet vuosisatoja. Toimistotarvikekaupat myyvät kirjanpitokirjoja, joiden sarakkeet ovat riittävän suuret, ja voit käyttää näitä luetteloita ja luokitella tuloja ja menoja. Manuaalisen kirjanpitojärjestelmän avulla sinun on lisättävä kaikki luvut käsin, mikä lisää merkittävästi kirjanpitoon kuluvaa aikaa. Manuaaliset kirjanpitojärjestelmät eivät kuitenkaan ole alttiita tietokonetiedostojen häiriöille ja tietojenkäsittelyjärjestelmissä esiintyvien kadonneiden tietojen riskeille. Todellakin, talosi voisi polttaa ja voit menettää kirjanpitäjän, mutta laitteistovirheet ovat huomattavasti yleisempiä kuin talonpalot.
Single-Entry Versus Double-Entry Accounting
Jos yrityksesi on pieni ja suhteellisen yksinkertainen, voit valita myös yhden ja kahden hengen kirjanpidon. Yhden sisäänpääsyn järjestelmä yksinkertaisesti seuraa, mitä olet käyttänyt ja ansainnut, ja vastaa näitä summia. Jos käytät käsinkirjoitettua kirjaa tai olet luonut omat laskentataulukot, käytät todennäköisimmin yhden kirjauksen käyttöä. Kaksoismerkintäjärjestelmä synkronoi kirjanpitotietosi pankkitilillesi ja muille taseeseen liittyville tiedoille. Joka kerta, kun huomaat, että yrityksesi on saanut tuloja, teet (tai kirjanpito-ohjelmiston) vastaavan merkinnän, jossa näkyy, missä rahat näkyvät yrityksessäsi, kuten tietyssä pankkitilissä. Vastaavasti joka kerta, kun maksat menoista, kaksoismerkintäjärjestelmä osoittaa, miten yrityksesi on käyttänyt rahaa. Ei ole olemassa lakisääteistä vaatimusta, että ylläpidät kaksoiskirjausjärjestelmää, mutta jos pidät kertaluonteisia kirjoja, sinun tulee kehittää tapa verrata ja sovittaa kirjanpitojärjestelmääsi nykyisiin varoihin.
Oikean kirjanpitojärjestelmän valinta
Ei ole olemassa kirjanpitojärjestelmää, joka sopisi jokaiseen liiketoimintaan. Kun valitset yrityksen kirjojen määrittämisen, harkitse, millaisia tietoja tarvitset eniten, ja mitä resursseja olet valmis käyttämään sen saamiseksi. Jos vihaat työskentelyä numeroiden kanssa ja heillä on tuskin järkevää, palkkaa ulkopuolinen ammattilainen, mutta yritä kuitenkin oppia niin paljon kuin voit ymmärtää saamasi raportit. Jos sinulla on aikaa ja kiinnostusta, tee niin paljon omaa kirjanpitoa kuin mahdollista. Kerätyt tiedot ovat merkityksellisiä ja merkityksellisiä, ja saat arvokasta tietoa siitä, miten yrityksesi voi menestyä.
