Google-dokumentit ovat tehokas tiedostojen jakamisen työkalu, jota yritykset voivat käyttää työaikataulujen julkaisemiseen. Voit tehdä tämän luomalla aikataulun suoraan Google-dokumentteihin. Kun julkaistat säännöllisesti työntekijöiden työaikataulun, estät väärän viestinnän, joka voi johtaa siihen, että työntekijät, jotka eivät ymmärtäneet, että heidän oli määrä työskennellä, paljastuvat.
Käytä Free Work Schedule -malleja
Google-dokumentit ylläpitävät valtavaa kirjastoa, jossa on ilmaisia ja valmiita malleja. Jos haluat käyttää mallia, avaa uusi Google-dokumenttien asiakirja ja etsi sitten malleja sanoilla "työaikataulu". Useimmat työntekijöiden työaikataulut käyttävät viikoittain viikoittain, koska työnantajat julkaisevat viikoittain. Jos mikään malli ei täytä aikataulun tarpeita, luo mukautettu aikataulu toiseen ohjelmaan.
Luo mukautettu aikataulu
Google-dokumenteissa on Google-dokumenttien tavoin malleja, joita esimiehet voivat mukauttaa. Etsi nämä kohdasta Mallit Galleria -valikosta. Valitse luettelosta vain Aikataulu ja muokkaa kentät korvaamalla mallitiedot aikataulun päivämäärillä ja työntekijöiden nimillä. Poista kaikki rivit ja sarakkeet, joita ei tarvita.
Luo aikataulu tyhjästä avaamalla uusi tiedosto. Napsauta pääsivulla Käynnistä uusi laskentataulukko ja anna otsikon otsikon kohdalle "Viikoittainen aikataulu" tai muu haluttu nimi. Määritä päivämäärät, joita aikataulu kattaa, ensimmäisellä rivillä.
Seuraavaksi luo kaavio, jossa horisontaalisen sarakkeen otsikot sisältävät viikonpäivät ja rivit osoittavat siirtymisajat. Lisää työntekijöiden nimet vastaaviin siirto-ruutuihin. Tallenna tiedosto Google-dokumentteihin sopivalla tiedostonimellä.
Hallitse työntekijöiden oikeuksia
Työnantajat haluavat työntekijöiden lukevan aikataulua ja ehkä ladata tiedoston, joka tallennetaan henkilökohtaisiin tietokoneisiin tai laitteisiin. Työntekijöiden ei kuitenkaan pitäisi sallia muokata aikataulua. Oletuksena Google-dokumentit antavat työntekijöille mahdollisuuden lukea ja ladata heille jaettuja tiedostoja.
Jaa tiedostoja napsauttamalla kuvaketta, jossa on henkilön siluetti ja plusmerkki, joka edustaa "Jaa". Anna niiden työntekijöiden sähköpostiosoitteet, joille haluat jakaa tiedoston. Tarkista oikeudet ennen sähköpostiviestin lähettämistä, jotta varmistetaan, että asiakirja on vain luku.
Jos haluat käyttää oikeuksia, valitse "voi katsella" eikä "voi muokata", ja valitse sitten Jaa-painike julkaistaksesi työntekijöiden aikataulu. Työntekijät saavat sähköpostiviestin, jossa ilmoitetaan, että uusi aikataulu on julkaistu. Sähköposti sisältää linkin aikatauluun.
Aseta säännölliset aikataulut
Aikataulun pitäminen viikoittaista aikataulua helpottaa. Määritä tavallinen päivä ja aika julkaista aikataulu ja jakaa se kaikkien työntekijöiden kanssa sähköpostitse samanaikaisesti.
Nimeä aikataulutiedostot helposti löydettävällä tavalla, kuten "15 tammikuu Shift-aikataulu". Tämä vähentää sekaannusta ja antaa työntekijöille mahdollisuuden huomata aikataulun poikkeamat tai ongelmat nopeasti. Luo yrityksen käytäntöjä, jotka vaativat työntekijöitä antamaan halutun ilmoituksen aikataulun muutoksista.
