Muistiinpanot ovat lyhyitä, erityisiä viestintämuotoja, joita käytetään yliopistoissa, asianajotoimistoissa ja yleisimmin erilaisissa yrityksissä. Onnistunut muistio kertoo keskeisistä ajatuksista tehokkaasti, asianmukaisesti ja mahdollisimman vähän tekstiä. Tämä ei tarkoita, että muistio ei voi viitata tutkimus- tai käyttöohjeisiin. Pikemminkin se ei vaadi yhtä paljon käsikirjamateriaalia kuin esimerkiksi essee. Muistion tarkoituksena on välittää tietoa ottamatta paljon aikaa lukemaan runsaasti kopiota.
Tarvittavat kohteet
-
Tietokone
-
kirjoitin
-
Kaikki tarvittavat tutkimukset tai viittausaineisto viittausta varten
Tavoitekeskeisen muistion kirjoittaminen
Kirjoita asiakirjan nimeksi “MEMORANDUM”. Sitten kirjoita neljä riviä, jotka täyttävät tärkeät, tarkat tiedot: ”Päiväys” ”Vastaanottaja” ja ”Aihe”. Aiheen tulee käsitellä muistion erityistä ongelmaa ja tietyn tiedon jakamisen tavoite. Esimerkiksi tehokas aihejohto voisi olla ”Miten kohdennettuun muistioon kirjoitetaan”.
Kirjoita esittely. Yhden kappaleen johdannossa on muutamassa lauseessa selitettävä, mitä muistio tulee olemaan. Siinä pitäisi kuvailla muistion tavoite ja kertoa lukijoille, mitä heidän pitäisi odottaa. Ajatelkaa sitä kasvokkain viestintänä ja kirjoita selkeästi, selittäen, mitä lukijat voivat odottaa seuraavissa kohdissa.
Kirjoita muistion kappale. Elin voi sisältää viittauksia ja tutkimuksia, mutta sen tulisi sisältää myös kirjoittajan tulkinta esitetyistä tiedoista. Ihanteellinen pituus on viisi - kuusi kappaletta. Tiedot olisi esitettävä toimintasanalla, terävillä substantiiveilla ja adverbeilla ja ilman ylimääräisiä sanoja. Käytä vahvoja siirtymäsanoja ja selkeitä välimerkkejä, kuten puolipisteitä, kaksoispisteitä ja viivoja. Luettelopisteet ja alikohdat ovat hyväksyttäviä tietojen järjestämisen helpottamiseksi ja lukijan helpottamiseksi ja nopeuttamiseksi. Käytä kussakin kappaleessa vahvoja aiheen lauseita, joita tuetaan useilla tietokannoilla.
Kirjoita muistiinpanon päätelmä. Johtopäätöksessä todetaan tavoitekeskeisen muistion selkeä kieli. Mikä on muistio? Mikä on muistion kohta? "Tämä muistio koskee sitä, miten kirjoitetaan tavoitehakuinen muistio" olisi esimerkki aiheen lauseesta johtopäätökselle. Päätelmä ei ole pelkästään yhteenveto, vaan se sisältää myös tiukat ajatukset ja kannat, jotka perustuvat elimistössä annettuihin tietoihin, mikä tekee muistiosta vieläkin tehokkaamman.
Kirjoita muistiinpanon alareunassa vasemmalle jäänyt ”Liitetiedostot”, jos muistiinpanon tukemiseksi on lisämateriaaleja, kuten kaavioita, laskentataulukoita tai muita tietoja. Jos käytetään viittauksia, tavallinen bibliografinen luettelo on liitettävä liitteenä, jotta varmistetaan, että lukijat voivat löytää viitteen itse.
vinkkejä
-
Käytä tyylikästä, selkeää kieltä perustuen kirjoitustyyliin perustuviin perusmenetelmiin.
